Migrazione Vs Upgrade. Cosa faccio con SharePoint?

Nei ultimi anni, il numero di organizzazioni che decidono di aggiornare da una versione a un’altra più recente di SharePoint nella sua Piattaforma di collaborazione ha aumentato notevolmente. E, in tutte quelle, la prima domanda che è stata posta è sempre la stessa: migrare o aggiornare?

Per rispondere, cominciamo con le definizioni:

Fare un upgrade o aggiornare significa proprio quello, aggiornare quello che abbiamo in una versione SharePoint (ad esempio SharePoint 2007 o 2010) ad una versione superiore come può essere SharePoint 2013. Un aggiornamento è semplicemente il processo di addizione o sostituzione dei files di base di questo software per nuovi files. Questi nuovi files vengono forniti dallo stesso fabbricante come risultato di quello che ha sviluppato per migliorare il sistema o per correggere qualsiasi vulnerabilità o problemi trovati in versioni precedenti.

Quando parliamo di Piattaforme SharePoint, i cambiamenti che fa un aggiornamento sono molto legati a cambiamenti nello Schema dei database.

E, d’altra parte, una migrazione consiste nel muovere il contenuto della nostra Piattaforma SharePoint da una versione precedenti a una successiva.

Guardando entrambi definizioni, sembra chiaro che un aggiornamento dovrebbe essere più semplice e veloce. Ciò nonostante, esistono diverse ragioni per cui una migrazione sarà sempre un miglior approccio. Qui ci sono quattro:

1. Ricominciare da capo

Quando c’è qualcosa che non va a volte e meglio non cercare di sistemare un ambiente ma ricominciare da capo. In molte organizzazioni il deployment iniziale non è stato il corretto. Sia dovuto alla non conoscenza in generale della tecnologia in versioni precedenti, sia dovuto a che la piattaforma viene utilizzata in un modo totalmente diverso a quello che fu pensata dall’inizio, in realtà il problema di fondo e che molto spesso SharePoint e cresciuto in modo assolutamente incontrollabile (certo, lo so, tutti stiamo pensando alla Governance in questo momento ma poco tempo fa non conoscevamo neanche la parola). In altri occasioni, il nostro SharePoint, il SharePoint che vogliamo aggiornare, è una piattaforma instabile nella quale, innanzitutto per non avere la giusta conoscenza, l’amministratore IT non è riuscito di configurarla e gestirla in un modo adeguato. Questi casi si possono facilmente identificare, basta soltanto con chiedere l’amministratore di SharePoint di fare il upgrade. Se non riesce a dormire in due notti quello significa che abbiamo una farm instabile.

2. Conservare il contenuto utile, buttare via il resto

Una migrazione, a volte, è come cambiare casa. Possiamo mettere tuto insieme e portarlo con noi oppure possiamo approfittare l’occasione e portare l’ordine a casa. Con SharePoint ci capita lo stesso. Dopo qualche anni d’uso intensivo il contenuto della nostra Piattaforma può essere immenso. Questo può essere il momento giusto per riflettere e pensare se ci serve tutto il contenuto, se c’è qualche informazione non rilevante, se esistono dei files duplicati oppure se, direttamente, ci sono documenti che devono essere cancellati o archiviati. Buttare via contenuto non rilevante vuol dire risparmiare in spazio e avere la corrispondente miglioranza di performance. Per quanto riguarda al resto di contenuto, un buon progetto di migrazione includerà una fase di classifica della informazione e, in base a questa classifica, saremmo in grado di creare regole per mettere ogni elemento di contenuto sul corrispondente contenitore. Anche per creare delle regole di archiviazione.

L’operazione di classifica addirittura ci permetterà di scoprire qualsiasi irregolarità sul punto di vista legale se, per caso, la informazione della nostra piattaforma deve essere in conformità con qualche tipo di normativa in vigore, eppure sarà sempre di molto aiuto per capire meglio come l’informazione e gestita all’interno della nostra organizzazione. Questo sarà fondamentale per costruire l’ambiente SharePoint finale.

3. Evitare le incompatibilità tra versioni

Un’altra ragione fondamentale per fare la migrazione la nostra scelta e quella di evitarsi problemi legati alle incompatibilità che esistono ogni tanto tra diverse versioni SharePoint. Mi riferisco alle funzionalità discontinuate in una nuova versione o alle modifiche di queste funzionalità. L’esempio chiaro sono i templates. Qualcuno si ricorda dei “Fabolous 40 templates” che erano disponibili nella versione MOSS 2007? Infatti, se addirittura c’è qualcuno che abbia cercato di fare il upgrade di questi templates a SharePoint 2010 o 2013 saprà di cosa sto parlando, era un orribile incubo fare il upgrade. Tra l’altro, e soprattutto quando si lavora con templates, il riferimento che esiste a loro nella database viene cancellato, e a conseguenza i nostri siti personalizzati non si possono più visualizzare correttamente. Una migrazione, in questo caso, ci permetterà risolvere questo problema sostituendo questi templates per altri di nuova creazione.

4. Aggiornare utenti e sicurezza

Per ultimo, un altro motivo per fare la migrazione piuttosto che il upgrade potrebbe, e che soltanto sarebbe raggiungibile tramite la migrazione, è quello di rivedere del nostro piano di sicurezza di utenti. La nostra organizzazione andrà sempre avanti, cambierà nel trascorso del tempo, e parte di quei cambiamenti saranno le persone. Persone che erano all’interno della nostra organizzazione e che lavoravano in SharePoint avranno lasciato documenti ed elementi con i campo Creato da, Modificato da… con il suo nome. Se, purtroppo, c’è qualche utente che non appartiene più alla nostra organizzazione questa Metadata continuerà a mostrare il suo nome, anche se i suoi account siano stati cancellati in Active Directory.

Dall’altra parte, potremo approfittare l’occasione nel momento della migrazione per ri-certificare i permessi. Bisogna considerare il fatto che se oggi diamo permessi a un utente, questa decisione viene pressa dalle attuale circostanze, cioè dal suo ruolo nella organizzazione e dalla sua necessita di accedere a un sito in questo preciso momento. Dopo di che, in un determinato periodo di tempo può darsi che quella persona abbia cambiato il suo ruolo o che non ci sia necessita di condividere quel sito con lui o lei. La migrazione è proprio un buon momento per verificarlo.

Conclusione

Tutto questo sommato dovrebbe almeno farci pensare che, anche se, nonostante una migrazione può considerarsi un processo più complesso che un aggiornamento, i vantaggi, come si vede, possono essere molti.

In conclusione, se ancora non siamo già convinti di cosa ci conviene di più, da queste righe vorrei incoraggiarvi ad esaminare il vostro ambiente SharePoint e identificare tutti i elementi di tipo custom, il numero di elementi, l’architettura d’informazione…

Da quel esame, fai il tuo report e chiediti: sono veramente sicuro che sarebbe meglio aggiornare?