資料遺失的五種情景,您經歷過哪些?

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資料遺失對任何企業而言都是不想經歷的惡夢,意外刪除單個文件甚至可能會對整個企業造成嚴重的影響。在雲技術為主的現在,尤其是在 Microsoft 365 生態系統中,無論是有意無意,資料遺失的意外總是層出不窮。有可能是一次錯誤的點擊,也有可能是給使用者分配了錯誤的權限,總而言之,各級員工都需要採取防範措施以防止資料遺失的發生。

抓資料遺失的“典型”狀況,瞭解意外是如何發生的,怎樣預防以及AvePoint Cloud Backup將為您提供怎樣的幫助,就從這篇文開始吧!

文件損壞

文件損壞是公司遺失資料的最常見情景之一。我們建立和使用的文件通常會有N個版本(version),而區別這些版本的方法,主要是通過標題。可一旦文件損壞發生,我們就沒有辦法恢復所需的版本,因為這份文件已經被團隊內多人使用轉發了,現在它可能有N多個版本。

一個高效的協力廠商工具派上用場的地方,不僅是還原某個文件,還要能還原您想要恢復的版本。利用Cloud Backup,鎖定您想要還原的文件,選擇您想要還原的節點,輕鬆還原。

Planner Tabs刪除

Planner使用度不是很高,但它也有自己的魅力。Planner可以有效地幫您追蹤任務進度,為團隊創造不同的協作空間。它的權限設置也相對寬鬆,因此,使用者可以輕易地刪除一項任務。

但是,在Planner想還原已刪除的任務幾乎是不可能的,因為您只有幾秒鐘的時間可以反悔撤銷。值得慶幸的是,Cloud Backup也同樣支援Planner的備份與還原,即使您發現Tabs遺失已經是幾個月前的事了,Cloud Backup也能輕鬆地幫您還原回來!

Teams所有者或管理員回溯(roll back)網站內容

Microsoft Teams作為廣受歡迎的工具之一,其資料遺失的風險也不得不考慮。團隊所有者擁有在團隊內部及其 SharePoint 對應網站進行操作的最高權限。您可以回溯Teams內容至所選節點處,但這就意味著丟棄所有未選定節點的資料,而這就會導致一些重要的設置和文件的遺失。Cloud Backup針對這一特殊狀況也能“手到擒來”,因為它可以幫助還原各種類型的 Microsoft Teams項目,從大規模到粒度級,包含多種還原選項。

與metadata和權限相關的管理員錯誤

“Citizen Developer”是 Microsoft 開發的一項功能,允許管理員或某些使用者開發具有低程式碼或無程式碼解決方案(如Power Platform)的進程。雖然它為某些問題提供了簡單的解決方案,但它也容易出現錯誤導致資料遺失。這些無程式碼流程可能會對資料產生更為嚴重的影響,因為它允許批次更改,一個動作就能刪除大量的內容,而刪除或移動等簡單行為可能會對metadata和權限產生重大影響。

不幸的是,Microsoft 365自帶的還原功能並不能解決這些問題。因此在執行和運行這些專案流程時,您最好格外小心!管理員和團隊所有者在向某些使用者提供存取權限時也應小心謹慎。值得慶幸的是,使用AvePoint Cloud Backup,您將能夠還原所需的任何metadata和權限,再也無須擔心類似錯誤導致的資料遺失。

保留前任員工的資料

與上述情況相比,這一點可能對業務運營產生更大的影響。例如,在員工離開公司或短期停留的情況下,管理員是否應該保留、停用或是刪除其授權,切斷其訪問Outlook 郵箱或 OneDrive 的權限?

同樣,這是強大的協力廠商 Microsoft 365 備份解決方案(如 Cloud Backup)能夠發揮作用的地方。使用我們的工具,您可以匯出有金鑰加密的完整信箱,以便在該員工返回或是需要查看其重要的資料內容時,可以直接還原。

Cloud Backup還可以備份您的資料到您自備的儲存裝置中,這對於像政府組織這樣的使用者來說是非常方便的,因為安全性是他們最關心的問題。

Microsoft 365原生資料恢復功能可以為您保護資料安全,但它並不能涵蓋您所需要的一切。在某些情況下,它允許您在兩周內恢復刪除的資料,也可能像Planner 一樣,根本沒有還原的選項。

資料遺失和攻擊總是發生,這已經不是什麼秘密了。我們有責任確保一切都設置得當,以防止上述任何情況在您的地盤內發生。點擊此處查看 AvePoint 備份和還原解決方案如何幫助您保護關鍵的 Microsoft 365 資料!


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