Zentrale Administration von SharePoint über Farmen hinweg und im Massenmodus

Der Alltag eines SharePoint Administrators wird sehr oft von einfachen Verwaltungsaufgaben bestimmt. Dazu zählen unter anderem das Vergeben von Berechtigungen, das Erstellen von Seiten und Bibliotheken, das Einrichten von Content Types oder auch das Hinzufügen von Spalten zu bereits existierenden Listen und Bibliotheken. Je nach Architektur und Funktionen der Farm, muss dabei eine Modifikation mehrfach ausgeführt werden, manchmal sogar über verschiedene Farmen hinweg. Die Fehleranfälligkeit ist bei solchen Aufgaben sehr hoch, da sich durch die Häufigkeit auch die Anzahl der Klicks erhöht, bei denen etwas Falsches ausgewählt werden kann. Zudem stellt sich bei derlei Aufgaben schnell Monotonie ein und die Konzentrationsfähigkeit lässt nach. Erschwerend hinzukommt, dass SharePoint Administratoren derlei administrative Aufgaben oftmals als Zeitverschwendung betrachten, und daher wenig motiviert sind, diese wenig fordernden Tasks auszuführen. Zudem bleibt weniger Zeit für die pro-aktive Wartung und strategische Verwaltung der SharePoint Farm(en). Diesen Tendenzen sollte man dringend entgegen wirken, um einerseits Administratoren mehr Zeit für essenziellere Aufgaben einzuräumen und andererseits auch die Service-Qualität zu erhöhen. Folgende Möglichkeiten mit SharePoint-nativen Mitteln sind unter anderem gegeben:

1. Anstelle einer flexiblen Bereitstellung der SharePoint Farm als Dienstleistung, können Struktur und Funktionen einfach limitiert werden. So fallen genannte Tätigkeiten gar nicht erst an. Jedoch würde dies den eigentlichen Zweck eines SharePoint komplett in Frage stellen. Für Intranet oder Wiki-Seiten kann eine Limitierung vielleicht noch Sinn machen. Das flexible Zusammenarbeiten über Projektseiten, z.B., würde stattdessen jedoch komplett verloren gehen.
2. Neue Mitarbeiter können als sogenannte Power-User, mit klarer Rollenverteilung, das Management der einfachen Nutzeranfragen übernehmen. Der Nachteil dieses Ansatzes liegt jedoch auf der Hand: Diese Mitarbeiter müssen zunächst gefunden, eingestellt und auf die entsprechende Rolle trainiert werden. Dies verursacht zum einen Kosten und es besteht keine Garantie, dass oben beschriebene Problemstellungen bei diesen Mitarbeitern nicht auch auftreten.
3. Zur automatisierten Ausführung von wiederkehrenden Aufgaben können PowerShell Skripte angefertigt werden. Dies erfordert jedoch ein vertieftes Wissen über  SharePoint und PowerShell, das vor allem in kleinen bis mittelgroßen Unternehmen nicht immer vorausgesetzt werden kann. Dort wird und muss aus Ressourcensicht mehr Wert auf ein breites Generalwissen anstelle eines fundierten Spezialwissens gelegt werden. Zudem benötigen entsprechende Skripte immer noch Input-Parameter, die manuell eingegeben werden müssen. Für quantitativ häufige, aber inhaltlich unterschiedliche Anfragen (siehe Seitenerstellung) schaffen derlei Skripte dann auch nur noch einen sehr geringen Mehrwert.

Bei allen drei nativen Ansätzen überwiegen eher die Nachteile. In vielen Unternehmen versucht man sich allerdings dennoch mehr oder weniger mit einer dieser Varianten zu arrangieren. Sinnvoller und effektiver kann es sein, sich bei Drittanbieter-Tools zu bedienen, wie z.B. einem der Firma AvePoint. Speziell ist hier der DocAve Administrator gemeint. Stellen Sie sich dazu beispielsweise folgende Szenarien vor:

1. Sie möchten das Farbschema in zwölf bestimmten Seiten ändern und einen Kalender hinzufügen.
2. Sie sollen 24 neue Sites mit identischen bzw. unterschiedlichen Vorlagen erstellen.
3. Sie müssen den Patchstatus, Managed Paths und Alternate Access Mappings zwischen Ihren drei Farmen vergleichen.

Je nach Performance Ihrer Umgebung kann der Vorgang bei Variante zwei schon einige Stunden in Anspruch nehmen. Bei Variante drei, ohne ein bereits erstelltes Skript und ohne tiefergehende  PowerShell-Erfahrung, können sogar Tage vergehen. Mit dem angesprochenen DocAve Administrator können diese Arbeiten, auch ohne viel Erfahrung, schon innerhalb weniger Minuten abgeschlossen werden. Die eingesparte Zeit können Sie oder Ihr IT-Team somit in wichtigere Aufgaben investieren. Dies garantiert nicht nur auf finanzieller Seite schnell einen Return on Investment. Auch die Motivation der Administratoren lässt sich auf diese Art steigern, da sie sich strategisch wichtigeren und spannenderen Aufgaben widmen können. Probieren Sie es aus! Viel Spaß beim „SharePointen“!