[Ré] Concilier les Équipes IT et le Business avec la Gouvernance dans Microsoft SharePoint (Part 2)

​Article écrit par Hassen Boumaraf, Emmanuel Deletang, et Augusto Simoes.

AvePoint DocAve Governance Automation La mise en place de la gouvernance n’est pas une chose simple. En effet, il faut une solution qui soit à la fois structurante et assez souple pour s’adapter à l’ensemble des besoins et des contraintes techniques et organisationnelles de l’entreprise. Elle doit traduire des normes et des standards, mesurer des résultats, des degrés d’usage, des retours sur investissement. Le système de gouvernance doit définir des périmètres, des objectifs et avoir des missions clairement définies. Il faut par conséquent que l’outil soit suffisamment agile pour pouvoir offrir des services qui le soient également. AvePoint répond à cette problématique par Governance Automation Governance Automation est une solution qui met à disposition des utilisateurs Métier un catalogue de services préconfigurés en amont par les entités métiers et les équipes IT. L’automatisation de ces services permet de réduire la charge des exploitants Microsoft SharePoint au quotidien, de minimiser les erreurs humaines et une refacturation efficace aux Métiers. Governance Automation est construit autour de 3 axes essentiels : · Les services métiers définis et mis à disposition de l’utilisateur final · Les processus de validation invoqués par ces services, mis en place par les équipes métiers et l’IT si nécessaire · Les stratégies fonctionnelles et les stratégies du système d’information de l’entreprise à associer à ces services (Stratégie) Figure 5 - Architecture de Governance Automation Governance Automation propose des services Métier en faisant abstraction de la complexité technique, ou même du vocabulaire SharePoint (Définition de site, administrateur de collection de site...), car finalement pour l'utilisateur final, la solution technique importe peu pourvu qu’elle réponde à ses besoins. Comme décrit dans le paragraphe précédent, les interlocuteurs qui interviennent sur SharePoint sont variés, de l’IT à l’utilisateur métier final en passant par le centre de services SharePoint. Governance Automation permet de satisfaire les besoins de chacun d’entre eux, c’est pour cela que les services proposés sont variés. On y retrouve, par exemple, les services Métier suivants : · Création d’un espace collaboratif ou d’échange d’idées (brainstorming) · Déplacement d’un site ou d’un sous-site · Clonage des permissions d’un utilisateur Alors que les services proposés par le centre de services SharePoint peuvent être : · Déploiement de solutions SharePoint · Activation d’une fonctionnalité Les services décrits ci-dessus se basent sur la plateforme DocAve 6 Service Pack (SP) 1. Celle-ci offre des fonctionnalités qui couvrent le cycle de vie d’une ferme SharePoint.
Figure 6 - Catalogue de services En ce qui concerne l’IT, Governance Automation encapsule des politiques de cycle de vie en fonction des besoins des Métiers. Ces politiques gèrent, entre autre, les SLA, les durées de rétention,… La soumission d’une requête d’instanciation de service par un utilisateur se fait via un formulaire dynamique. L’utilisateur saisit les informations nécessaires au traitement de sa demande. Une fois le formulaire soumis, le processus de validation associé se déclenche. Comme tous processus de validation, il fait intervenir les acteurs de la validation en leur: · Adressant des notifications par email · Assignant des tâches · Adressant des relances, ou même en escaladant les demandes si nécessaire Chaque utilisateur habilité, quel que soit son rôle, dispose d’un espace personnel qui lui permet de soumettre et suivre des demandes, leur avancement, suivre des tâches, et d’avoir un reporting sur son activité. Cet espace personnel est accessible depuis Governance Automation ou à travers un espace SharePoint. Figure 7 - Espace utilisateur La mise en place des processus de validation, des stratégies et des services se fait de concert entre les équipes IT et les équipes metiers. Une fois configuré, Governance Automation ne necessitera que peu d’intervention. Et c’est là tout l’intérêt ! Governance Automation offre également un module de reporting global qui permet de suivre les activités ainsi que les demandes, permettant éventuellement une refacturation interne dans l’entreprise. Les illustrations ci-dessous montrent deux types de rapports.
Figure 8 - Exemple de reporting métier pour refacturation Figure 9 - Exemple de reporting IT Conclusion Il est indéniable que l’un des atouts majeurs de Governance Automation est le gain de temps apporté a l’ensemble des acteurs utilisant SharePoint, aux utilisateurs pour la rapidité de mise en œuvre d’une demande, a l’IT pour l’automatisation de ces services. Vous trouverez dans les schémas ci-dessous une estimation du temps nécessaire au traitement d’une demande de création d’espace collaboratif dans un environnement dit « classique » où rien n’est automatisé, et dans un environnement où les processus sont automatisés via Governance Automation.

	Processus classique de mise en production d’un espace collaboratif Total : Entre 25 et 40 jours
	Processus simplifié avec Governance Automation Total : Entre 1 et 3 jours

Governance Automation est la solution qui permet à ce jour de répondre aux problématiques de gouvernance engendrés par les environnements Microsoft SharePoint, il réconcilie à la fois le métier et l’IT, et permet une mise en place progressive de la gouvernance autour des sites SharePoint.

À ce jour, Governance Automation propose les services suivants : · Gestion du cycle de vie des objets SharePoint: o Création d’un espace SharePoint o Création d’un sous-espace SharePoint o Gestion du cycle de vie d’un espace SharePoint · Gestion des autorisations : o Transfert de permission o Clonage de permission o Attribution de permission o Révocation de permission

Et dans un futur proche…très proche… · Gestion de contenu : o Déplacement de contenu o Restauration de contenu supprimé par l’utilisateur o Déploiement de solution Vous pouvez trouver plus d’information (en anglais) ici : https://www.avepoint.com/sharepoint-governance-automation/