Document Lifecycle Management und Einheitlichkeit von Prozessen
Die Arbeit an den Inhalten einer Enterprise Collaboration Plattform ist im Normalfall zeitlich begrenzt. So sinkt das Interesse an den Dokumenten eines Projekts nach dessen Abschluss rapide, während die Zugriffe auf Inhalte eines neuen Projekts stetig wachsen. Für ein durchdachtes „Document Lifecycle Management" ist es daher regelmäßig notwendig, Bereiche wie Seiten, Bibliotheken, Listen oder Projekträume anzulegen, zu verändern und wieder zu entfernen. Auch das Vergeben oder Entziehen von Berechtigungen spielt eine wichtige Rolle bei der Verwaltung der Plattform. In einigen Unternehmen werden Anfragen oftmals persönlich oder per E-Mail gestellt. Damit wird die Nachvollziehbarkeit von Anfragen deutlich gemindert, da Log-Tracking selten Anwendung findet. Eine Übersicht über tatsächlich gestellte und bearbeitete Anfragen ist nahezu unmöglich. Mangelnde Einheitlichkeit von Prozessen kann aber dazu führen, dass Projektseiten an den falschen Orten in SharePoint erstellt werden. Das wirkt sich negativ auf die Auffindbarkeit von Inhalten aus. Auch sind nicht alle Anfragen identisch: eine Anfrage für das Erstellen einer Projektseite kann sich komplett von der Anfrage für eine neue Kampagnenseite unterscheiden – auch bezüglich der dafür erforderlichen Freigaben. Darüber hinaus ist denkbar, dass die eine oder andere Unternehmensrichtlinie umgangen wird, weil sich vielleicht manche Mitarbeiter besonders gut verstehen und auch „mal ein Auge zugedrückt wird“, wenn eine Projektseite mit mehr Speicher benötigt wird als vorgesehen. [caption id="attachment_3643" align="alignnone" width="718"]
Bild 1: SharePoint Native – Erstellen einer Site Collection[/caption]Systematische Bearbeitung von Anfragen durch Halb- oder Teilautomatisierung
Eine Automatisierung von SharePoint kann helfen, Anfragen schnell und fehlerfrei zu erledigen und die IT-Abteilung zu entlasten. Dazu stehen mehrere Möglichkeiten zur Wahl. Mit Hilfe eines „Ticketsystems“ kann Mitarbeitern eine zentrale Stelle für ihre Anfragen angeboten werden. Dank dieses einheitlichen Systems ist es möglich, die verschiedenen, relevanten Typen von Anfragen über entsprechende Formulare entsprechend der Unternehmensrichtlinien zu klassifizieren. Ein Nachvollzug wird damit ebenfalls möglich. Auf diese Weise lässt sich auch das Arbeitsvolumen intern mit den Abteilungen verrechnen oder eine Anfrage automatisch eskalieren, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt wurde. Da die Anfragen jedoch weiterhin manuell vom SharePoint-Administrator bearbeitet werden müssen, führt diese Halbautomatisierung zwar zu einer Reihe von Verbesserungen, dennoch bleibt eine Reihe von damit verbundenen Nachteilen bestehen. Eine Lösung für diese Probleme kann sein, entsprechende PowerShell-Befehle und/oder Drittanbieter-Lösungen zur Verfügung zu stellen, um die Abarbeitung der Anfragen effizienter zu gestalten – der Weg zur Teilautomatisierung dieses Prozesses. [caption id="attachment_3644" align="alignnone" width="672"]
Bild 2: Teilautomatisierung – PowerShell[/caption]Alternative: Vollautomatisierung
Wird zwischen dem Ticketsystem und dem nachfolgenden Prozess der Bearbeitung eine Schnittstelle geschaffen, erhält man ein umfassendes Self-Service-Portal – dies entspricht dann einer Vollautomatisierung. Das bedeutet: Wird eine neue Projektseite beantragt, wird diese Anfrage automatisiert bearbeitet. Das System prüft, ob alle Informationen gültig sind und den Richtlinien entsprechen und kann sogar eine Genehmigung vom Vorgesetzten einholen. Nach der erforderlichen Bestätigung wird die neue Projektseite nach zuvor definierten Kriterien in SharePoint erstellt. Mit dem Self-Service-Portal lassen sich viele zentrale Punkte bei der Anlage von Projektseiten vereinheitlichen:- Der Ablageort, in dem neue Projektseiten erstellt werden dürfen, lässt sich im Vorfeld genau definieren.
- Anfragen können zu Uhrzeiten ausgeführt werden, wenn wenige Leute in SharePoint aktiv arbeiten.
- Die Art, wie sich eine Projektseite präsentiert und verhält, ist einheitlich.
- Größe des Speicherplatzes, der zur Verfügung stehen soll
- Vorlagen, nach denen eine Seite oder Liste erstellt werden soll
- Namenskonventionen, die eingehalten werden müssen
- Häufigkeit, mit der Backups angefertigt werden sollen
- Archivierungszeitpunkt von Daten, die nicht mehr aktiv sind
Bild 3: Vollautomatisierung – Self-Service-Portal[/caption]