編者按: 這篇博客是由 Carpool Agency 的戰略總監 Chris Slemp 所作的客座文章。 想瞭解更多關於Chris的資訊及Carpool如何助您更好地進行SharePoint 2007資料移轉後的工作,請訪問 他們的網站


隨著 SharePoint 2007逐漸接近終止服務的期限,從SharePoint 2007升級到SharePoint 2016本地環境、Office 365-SharePoint Online或者兩者的混合環境就變得刻不容緩。

2017年10月10日,即SharePoint 2007終止服務的日期看似遙遠,但是儘早規劃升級SharePoint 2007的大型專案已經迫在眉睫!如果您決定升級SharePoint,請務必閱讀Shyam Oza關於資料移轉重要技術和架構的考慮因素的部落格。本文中,我將深入探討Shyam在他的部落格中談及的至關重要的‘最終使用者’。

優化資料移轉的內容和時間

完成從 SharePoint 2007到SharePoint 2016或SharePoint online的飛躍是重新審視如何使用SharePoint環境中三種主要網站的方式的好時機。這三種網站分別是個人存儲網站(即過去的My Site), team collaboration sites及企業portal。優化每種網站資料移轉時需要考慮不同的資料管理變化。針對不同類型的網站,我將提供關於資料移轉符合大眾需求特點的建議,您需要在企業內傳播這些資訊以使您的資料移轉專案更加順利的進行。

  1. 個人存儲網站

這種網站對您的使用者日常工作影響最為廣泛。 他們需要理解資料存儲到商務用OneDrive的益處以及關於哪些資料可以跟‘所有人’共用的規格。同步用戶端的順利推出至關重要,這需要精於業務的技術支援小組解答各種常見問題。

Reasons to migration from SharePoint 2007 to SharePoint 2016
使用最新的 OneDrive,您可以通過上傳功能表上傳檔案和資料夾

如果您希望您的企業員工快速轉變觀念和行為,可以考慮優先對個人存儲網站進行資料移轉。 如果您一直在使用My Sites,還可以在資料移轉中加入資料篩選的過程。這樣做帶來的額外益處就是使您所有的使用者認真思考哪些資料是「真正」需要移轉的,而哪些資料則可以留在舊系統內。

從何開始:個人存儲網站的資料移轉後,每一天使用者都將收穫新的驚喜。因此,可以從以下方面開始資料移轉益處的普及:比如,談論共用連結將比共用附件(甚至與外部合作夥伴也是如此!)節省數小時的合併更改的時間;更換硬體時想到有個人文檔備份帶來的安心感。僅此一項就值得為了SharePoint 2007資料移轉大費周章!

2. 小組協同合作

普通使用者主要把 SharePoint看作共用資料的硬碟,所以未來他們使用最頻繁的應該是OneDrive,這可能是很多使用者想到SharePoint時腦海中最常浮現的場景。從使用者接受的角度出發,最大的挑戰將是協助使用者了解Office套件用於協同作業的好處。

如果您可以輕鬆獨立出小組協同合作網站的內容,並協助使用者移轉上述檔案,這會讓使用者易於接受此移轉或升級。

然而,想要真正使使用者滿意,交口稱讚這次升級的益處,還需要讓他們明白以下幾點:

  • SharePoint全新的文件庫支援檔案拖放、右擊和容量大的檔案。我曾見過有家企業的分公司主要由於不知道SharePoint Online大大提高了檔案和網站集合的大小限制而不必要地延遲了從網路磁碟機向SharePoint Online的資料移轉。
  • 使用 OneDrive同步程式同步文件庫,進一步減少僅存於使用者硬碟的正式檔案版本
  • 通過 Delve顯示資料內容,運用新的共用觸控手勢保證網站許可權的正確性,這樣擁有恰當許可權的人才能在 Delve上看到相關文檔
New controls for site libraries and OneDrive for Business are worth migrating from MOSS to SharePoint 2016
新版 SharePoint的文件庫及商務用OneDrive的控制項值得您升級SharePoint 2007

如果您計畫從 SharePoint2007移轉資料至Office 365,您還需要做出以下決定:是否把這些小組網站移轉至雲端類似的小組網站或者創建新的Office 365 Groups?Groups是Office 365的未來。Groups帶來的整合體驗更可能讓您認為這次升級物有所值,因為利用Groups您的小組網站將與郵箱、日曆和Planner儀表板 以及Power BI工作平臺整合。所有這些app將有集中管理的許可權,而且從使用者體驗的角度來看整合度越來越高。

雖然在移轉小組協同合作網站前籌畫Office 365 Groups策略意味著投入更多的工作量,但您將成為帶領使用者獲得前沿使用者體驗的先驅者。您將把SharePoint從‘共用檔的平臺’轉變為給使用者帶來沉浸式協作體驗的平臺,正如與全新的SharePoint 文件庫整合的Microsoft Teams或Yammer Groups。

從何開始:

即使您已經可以從手機上進入本地的小組網站,直至目前在手機上查找並拖動檔的使用者體驗並不理想。 跟那些渴望出差途中正常使用小組網站的人談談,向他們展示Office 365 Groups如何使使用者輕鬆地像進入個人OneDrive一樣獲得小組網站的資料。 Groups的外觀和操作也和OneDrive一樣。

3. 企業形象網站

SharePoint中絕大多數客製化設置都出自企業形象網站。 與HR或金融系統整合的工具也與這些大型形象網站緊密結合,而且通常到最後才會被移轉。統計客製化設置和和創建客製化設置彌補現有環境的缺陷時,請為您的使用者做好準備平穩度過混合的升級狀態。上述另外兩種類型的sites移轉後帶來的益處將會很好地轉移使用者的注意力,使他們較少注意到這些網站升級的延遲。

客製化設置注意事項:不要認為所有的客製化設置都需要重建。很多客製化設置都是為了彌補之前SharePoint的缺陷,而這些缺陷在SharePoint 2016或之前的版本中已經不復存在。而且,審計結果通常表明大多數客製化設置並沒有經常使用。最後,您需要調查您確實需要重建的客製化設置是否適用于您將要使用的SharePoint框架。

從何開始:

對於預計移轉至Office 365的管理員來說,,您可以借此機會重新設計網站以更好地利用手機移動端,還可評估即將使用的全新發佈網站範本可否利用較少的自定設置滿足基本的資料發佈場景。通過調查混合環境的建構,消除把所有網站資料和功能移轉到雲端帶來的疑慮。

總結

請牢記從2017年10月10日微軟將停止對SharePoint 2007提供任何支援!

我建議您從移轉個人的網站開始,因為這將很大程度上轉變使用者觀念而且這種移轉是在一個風險更小更明顯的‘個人空間’中進行。接下來移轉您的小組網站,如果可以移轉到新的Office 365 Groups就可以在升級過程中實現更多的使用者價值。最後,在您做好充分準備規劃好大型企業形象網站未來的結構時,再移轉這些網站。

以益處為先導,隨後解決問題

在這次升級過程中,會有使用者感到痛苦或者至少會有分歧,這是不可避免的。然而,絕對不能以問題為先導!做一些研究,瞭解究竟什麼給使用者的協作體驗帶來痛苦。除此之外,使用者將通過實現業務目標受益,這些會讓您有動力克服使用者在改變習慣或學習使用新UI過程中的小摩擦。

SharePoint 2007 Migration made easy

您可能會因為 SharePoint 2007終止服務後將缺少技術支援或安全更新而決定升級SharePoint。決定升級後,您需要計畫SharePoint部署和移轉,同時還要考慮提升使用者接受度,包括確定您將克服哪些商業和使用者方面的挑戰、升級後使用者將實現哪些價值以及升級對使用者來說意味著什麼。

很多合作夥伴不僅可以幫您完成這次 SharePoint升級,而且可以最大程度地幫您促進企業文化改革、提升使用者滿意度。在Carpool Agency,我們熱切希望幫助您的團隊實現工作的未來化,樂意幫您做調研、規劃和溝通等基礎工作,協助您實現商業上的成功。