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通關秘笈之如何攻克Microsoft 365授權管理的難題

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適當的預算分配對於實現成功的數位化轉型而言十分重要,但是IT支出的比重應該是多少?我們如何弄清楚?監管您的設備和基礎架構很重要,但是您的雲端解決方案的投資,比如Microsoft 365授權,也是同樣的不容忽視。

您對M365授權矩陣的理解有多高呢?

Microsoft 365授權管理

管理您的Microsoft 365授權意味著監控分配、使用和您購買的授權的相關花銷以及掌握用戶的使用度,讓費用支出與業務需求對等。

Microsoft 365的自帶功能可以説明您收集您需要的關鍵資訊,但它缺乏統一的平臺,您沒有辦法集中管理,這給全域IT管理員帶來了不小的挑戰。

AvePoint最新推出的授權管理工具——Cense致力於為您解決這些問題,實現高效的Microsoft 365授權管理。

接下來讓我們一起看看常見的授權管理所面臨的問題、微軟提供的幫助以及Cense是如何幫您簡化這個流程的。

1. 買夠了嗎?買多了嗎?

通常情況下,全球IT管理員都是以組為基礎批量購買和授權,這樣做最大的優點就是簡單。

基於組的授權是在AD中將所有的組用戶視為一個安全性群組,如果您購買了足夠多的授權,那麼它們就可以被自動分發給組內的每一個用戶。

但是因為一個用戶可能是多個組的組員,這就會造成許可授權重複的問題。

Cense有兩種方法實現已分配授權的監管,一種是宏觀查看所有的訂閱類型,另一種則是檢查單個使用者目前所擁有的全部授權。

通過基於訂閱類型的報告,全域IT管理員可以追蹤微軟授權類型的訂閱使用以及採用度,更好的理解項目折扣明細、授權升級以及高級訂閱類型等等。

另一方面,基於用戶的報告能夠呈現每一個使用者被授予的全部授權,以確保使用者不會被授予兩個同樣的授權,甚至是偵測用戶用不到但卻被授予了的高級授權。

2. 怎樣追蹤和記錄授權的改變?

全域IT管理員一般全權負責管理授權,從購買到分配,甚至是最後的刪除,這是一項非常繁重的工作,卻是IT團隊的工作之重。

但是員工會有人離職,也有人入職,微軟的授權也會變化,所以追蹤這些改變十分重要。你可以利用工作流來處理和監督這些改變,它能為您提供您的AD都發生了什麼的概覽。

除了工作流,Cense能夠提供產品報價單管理,通過這個功能您可以查看所有的授權資訊,還可以查看和管理授權價格的變動。

它還能夠讓您理解價格變動的影響,比如說當從免費過渡到付費後的支出的變化,説明您掌控預算和追蹤折扣變動。

3. 用戶是否充分利用了他們的Microsoft 365授權? 

Microsoft 365授權管理員更多的是關心授權的監管,但用戶並不關心這些,他們在乎的是他們用來完成工作的服務!

那麼,如何確保為用戶被分配了正確的授權,並被充分利用呢?

簡單地檢查管理中心可以讓您大致瞭解您的授權的採用情況,但是密切監督卻實有難度,而定期檢查您的管理中心意味著全身心的投入!

將上述提到的管理中心的基礎報告與Cense允許商業主管分發授權的功能結合在一起,就可以實現委託管理,讓授權與管理變得更加簡單與高效。

這種方式,地方單位也將有能力更好地分配預算,進行更有戰略意義的規劃。

4. 怎樣更有效的管理花銷?

再次強調,通過管理中心定期檢查可以幫助我們優化成本支出,但這費時費力,根本沒有效率可言。您也可以使用報告和計費API,甚至創建您自己的Power BI規則,以説明您更有效地管理成本和預算。

您還可以使用Cense的預算管理功能,輕鬆地為每個業務單元分配預算。一旦達到您設定的預算臨界值,您將立刻收到預警。Cense也能幫你偵測那些使用程度低的授權並進一步處理。

5. Microsoft 365授權成本細分怎麼看?

查看微軟的帳單,您就可以大致瞭解整個組織的授權成本。至於錢具體是怎麼花的,如每個地區甚至每個部門的成本細分,您可以使用PowerShell構建自己的試算表、發票和預算映射集成。

不一樣的是,Cense的成本細分功能可以為您追蹤具體的每一項花銷。將成本與每一種授權綁定,輕而易舉的計算出總體成本。而且還可以按地區、部門甚至單個使用者進行分割和查看!

後記

AvePoint在亞太區,最先聽到客戶要授權管理這一說,是從韓國區開始的。

Z公司是韓國最大的微軟許可證分銷商之一,他們的客戶包括LG、三星等大型集團客戶。一個分公司輕輕鬆就是上萬份的許可證,以M365來說,各種類型的許可證,一年最多可以達到150萬—300萬美金。

他們賣向這些財團的許可證,主要涵蓋F3、E3、E5三大類型,針對不同的部門,不同的使用場景會用不一樣的授權。當然,誰都知道E5是最好的,但是E5一個月一個用戶的開銷幾乎要達到60美金,如果公司有1萬人,那麼一個月授權就要投入60萬,這顯然是筆鉅款。

所以,這些集團希望Z公司來提供授權的管理服務。也就是說,Z公司需要向他們每個月提供報表,來呈現各類授權的使用情況。

微軟在管理中心也有相似的功能,M365管理員可以在此分配給使用授權,但是管理員無從知曉授權分配過後的使用情況,也不知道這些授權花費了多少錢。微軟的功能實在是過於簡單了。

這些大公司的採購和IT部門提出,期待報表可以通過授權和使用者兩個維度展現。授權的維度很容易理解,而使用者的維度則需要知曉使用者使用了哪些服務,而這些服務帶來的潛在開銷是多少。因為微軟是接受按月付帳的,因此在帳期之前,就可以透過報表對授權進行相應的調整。

於是,Cense的用戶最先是從那些合作夥伴開始的。尤其是面向體量巨大的M365用戶,微軟的合作夥伴會提供授權報表類的服務,讓使用者知道自己的錢花在何處,同時也用這類配套服務增加使用者對自己家服務的粘性。後來,這些大客戶得知Cense的存在,就買來給採購或IT部門使用,這樣業務用戶申請過授權後,他們可以反過來監督業務部門是否將申請的服務使用起來。

Cense註定不會是一個很重度的產品,但是小個子有大智慧,它可以檢測出一家公司微軟生態的好壞,從而分析出M365的下一個發展方向。

疫情讓人們向雲端辦公邁進了一大步,然而,往下則需要Cense來瞭解、分析對各類服務的使用情型,從而將資源進行進一步優化和整合。這或許是後疫情時代,我們即將踏上的未來之路。


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