大家好，我是小艾Ava。今天給大家分享一個Teams的案例。客戶是一母嬰用品的跨國公司，主要客戶群體在亞洲和歐洲。
他們從2017年7月就開始使用Teams了，可謂是第一波吃螃蟹的勇士。最初只是專案組、市場部等小範圍內使用，後來就慢慢延伸到了其他部門。最終，2019年4月，經過各大商務集團（Business Unit）投票決定，該公司將在全球範圍內使用Teams。
然後，問題也隨之顯現了。
首先，擁有大量成員的Teams被創建出來，當中有公司的員工，也有來自合作夥伴的其他公司成員。資訊安全、許可權管理都逐漸成為大問題。
第二，由於專案結束，團隊解散，或部門調整等帶來的一系列不再使用的Teams對話，被遺留在平臺之上。安全風險是一方面，由於資訊龐雜，導致搜索結果品質下降，也是令用戶怨聲載道。
第三，隨著新冠疫情爆發，對於Teams更為依賴，以上兩點矛盾就愈發凸顯出來。
他們負責IT運營的VP高經理說：”我們一直都鼓勵員工使用微軟的基本功能，用好了以後，就會有更多複雜的需求出來。所占比重最多的是外部用戶的介入，我們問過微軟，他們說可以請外部用戶進來用Teams。”
“我們當時應該多問一些，比如出於安全考慮，我們使用了Security Groups功能，這就使得每一位外部用戶在使用Teams前都必須進行註冊。於是，這為我們帶來了大量繁瑣的工作。當然，在疫情面前，你沒有選擇，我知道他們終端使用者不喜歡，但還是能照做的。然而，我們在2020年，Teams的對話數量已經超過15000個，這就很麻煩了，已經影響了員工的正常使用。”
他們聯繫微軟後，微軟的SSP建議他們和我們AvePoint談談。原因是“微軟可以説明絕大部分客戶解決他們的問題，但是貴司的使用情況屬於比較特殊的，這是AvePoint擅長的領域。”
首先，我們幫助他們解決的是Teams Chat生命週期的問題，也就是說，每個Teams對話都會有它的生命週期，到期了或歸檔，或刪除，總之不能一直留在M365的生產環境中。
而對於外部用戶的申請，我們採用Cloud Governance的全自動化流程進行啟動，簡單點說，非公司員工只需要填完表單，Cloud Governance會自動將帳戶創建出來，許可權分配好，而到得項目結束後，會自動禁止外部用戶的許可權。後來隨著security group的引入，和Cloud Governance完美整合，契合了該集團的使用需求。
今年5月，美國奶粉危機之時，該集團意識到這是絕妙的時機，隨著美國逐漸放寬貿易壁壘，他們的奶粉迅速獲得在美國市場銷售的資格。在其他奶粉公司因為WhatsApp、WeChat、Line等對話軟體被美國政府禁止商務使用，一籌莫展之際，他們的Teams已經搶佔先機。合規意味著合法，拿到入場券之後，跟美國的分銷商、政府、大客戶之間的溝通更為順暢。可以說，當時每一位及時喝到奶粉的寶寶，或許背後都有一個正在使用Teams的團隊，以及Cloud Governance的保駕護航。
好了，這就本期Ava想和大家講得故事。Teams使用過程中，有點問題沒關係。就像我們的生活，難免有個磕磕碰碰，但是咱們不能因為喝水嗆著就不喝水，吃飯塞牙就從此絕食，找到解決的方案，前路更寬闊。
