案例分析 | 如何減少50%的新資料增長並避免蔓延?

案例分析 — American National

挑戰

American National在2017年開始使用Teams。在全公司範圍內發佈之前,他們想先設限控制工作空間的創建以防止資料蔓延。這不是沒事找事,是他們從2017年引入SharePoint時得到的血與淚的教訓,他們明白“脫了韁”的環境有多麼可怕。因為缺乏前期監管,過多的網站沒有管理配位,讓公司不得不採用了一個繁重的、需要大量人力投入的IT程式來封鎖整個協作平臺。

“這一次,我們學聰明了,提前思考,在把工具呈現給使用者之前就把它’包裝’起來。先讓一個測試小組率先使用Teams,觀察使用者如何使用它,有什麼問題 ” American National Insurance Company M365和SharePoint管理員Thuan Kha這麼說。

在這個試水階段,他們意識到員工還不知道如何最大限度地發揮Teams的優勢。常見的問題有:只是拉一個聊天群組就夠了的情況下使用者卻要求創建一個新的Team、在創建Team後不久就放棄使用以及在沒有IT和Team所有者同意的情況下創建私人頻道,導致資料蔓延,環境混亂,無人問責。

data sprawl

Thuan馬上意識到這可能比當初引入SharePoint的時候還要棘手,一定要在大範圍推廣Teams之前就創建相應的策略控制環境資料增長。從以往的經驗教訓來看,最好還是能儘量少的投入人力比較好,所以他們開始積極地尋找能做到這一點的工具。

AvePoint 解決方案

說幹就幹,American National開始尋找解決方案,將範圍縮小到大約四到五個供應商。他們認為其他的供應商的產品並不能解放Thuan和她的團隊的雙手,需要他們時不時就到系統內配置策略。而Cloud Governance的自動化屬性,加上AvePoint的24/7客戶支援,讓合作水到渠成。

Thuan說:”AvePoint的支持團隊非常出色!我的電話永遠有人接聽,問題總能得到妥善解決。”

採用這工具真是明智之舉:”現在我們可以自動創建Planner,Cloud Governance 的精簡流程,省去了我的團隊手動去創建Group的繁瑣過程,沒什麼可操心的。 ”

cloud governanceCloud Governance引導使用者完成簡單的業務問題,確保他們始終在使用正確的工具來完成工作。即使使用者錯誤地或不必要地創建了一個Team,該解決方案的自動封存和刪除政策可不會坐視不管,不會給IT團隊帶來額外的負擔。

American National還使用AvePoint Policies & Insights (PI) 來配套執行Cloud Governance的策略以減少資料蔓延。利用PI掃描他們的Teams環境,並還原任何 “允許成員創建私人頻道 “的設置,控制和保護新工作場所的變化。

自從推行了這兩個解決方案以來,每天處理的對新工作空間的請求下降了50%。使用者似乎對新系統適應得很好,因為Thuan的團隊收到的問題回饋更少。”我很難用金錢來衡量它的價值,但是有了這些解決方案,我的團隊再也不用花時間處理這些繁瑣的工作,我們有精力去做更有價值的事情了。”

成果

Cloud Governance和Policies & Insights讓一切變得可控,Thuan說:”月度報告不會說謊,我們看到了它們的作用。資料沒有不受控制的增長和無謂的蔓延。存儲費用減少了,而且隨著公司規模的擴大,這些解決方案也能持續擴展,為我們節約成本。”

如果你準備推出一個新的協作工作場所,Thuan有一些建議給你:”不要等到有問題的時候再去做,要提前做好準備。不然,使用者就會給你上一課,政策執行會更加困難。把問題扼殺在萌芽裡,不然日後想要解決問題可有苦頭吃了”。

American National Reduces New Workspace Creation by 50% and Avoids Sprawl with AvePoint Cloud Governance and Policy & Insights

American National

American National旗下包含American National Insurance Company及其保險附屬公司。American National Insurance Company成立於1905年,總部設在德克薩斯州加爾維斯頓,為公民提供廣泛的產品和服務,包括人壽保險、年金、健康保險、信貸保險、養老金產品以及針對個人業務、農業企業和特別商業風險的財產和意外保險,業務橫跨全美50個州。

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