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Le jour est enfin arrivé : votre entreprise a décidé qu’il était temps d’adopter Office 365 sur le cloud. Vous voilà prêt à tirer parti de toutes les applications basées sur le cloud que Microsoft propose, notamment pour faciliter la collaboration et rendre plus accessible le stockage des données.

Dans cet article nous répondrons aux questions suivantes :
-> Quelle stratégie de migration vers le cloud devez-vous adopter ?
-> Quelles sont les options qui conviennent aux besoins propres de votre entreprise ?

Examinons les diverses possibilités.

Comment bien se préparer

Vous devez prendre en compte de nombreux éléments au moment de choisir une stratégie de migration vers le cloud adaptée à votre organisation. Réunissez votre équipe et posez-vous les questions suivantes :

  1. À quel rythme devez-vous transférer vos données ? Quelles sont les contraintes de délai que vous subissez ?
  2. Quels volumes de données prévoyez-vous de faire migrer ?
  3. Avez-vous identifié toutes les données que vous voulez transférer ?

Le dernier point, qui peut paraître mineur a priori, est le fait que de nombreuses entreprises possèdent ce que l’on appelle des « données sombres » qui sont non classées et difficiles à matérialiser. Il s’agit habituellement de documents / feuilles de calcul / e-mails redondants ou obsolètes que le service administratif n’a jamais pris le temps d’éliminer. Ces données anciennes ne sont généralement plus utiles, et elles peuvent engendrer des risques de sécurité superflus si elles restent sous-jacentes.

Vous devez également tenir vos utilisateurs finaux informés de l’état d’avancement de la migration. Établissez un planning et mettez-le fréquemment à jour pour que chacun sache à quel moment ses données seront transférées et le temps que cela prendra. Dans ce processus, la transparence est cruciale à plus d’un titre.

Stratégies de migration vers le cloud

Pour effectuer votre migration vers le cloud avec AvePoint, vous devrez choisir parmi ces trois options : Lift & Shift, Basic Discovery ou Compliant Discovery.

Lift & Shift

Vos délais sont extrêmement serrés ? L’approche Lift & Shift est sans doute votre meilleur choix. Cette méthode vous permet de transférer vos données très rapidement. Cette option peut vous convenir si vous utilisez déjà un autre file share sur le cloud et si vous disposez de très peu de temps avant le renouvellement de votre abonnement !

Bien entendu, si vous avez accumulé des fichiers pendant des années et des années sans en connaître réellement le contenu, cette option serait la plus risquée. Si vous faites migrer des données sans les avoir préalablement évaluées, vous risquez de transférer des documents inutiles ou des documents pour lesquels vous n’aurez pas requis immédiatement des contrôles plus stricts. Cela étant dit, cette option est très utile si l’identification complète des données n’est pas la première préoccupation de votre entreprise et si vous disposez de peu de temps.

Basic Discovery

Basic Discovery est l’option que la plupart des clients d’AvePoint ont choisie pour optimiser leur projet de migration. Plutôt que de tout transférer immédiatement et de reporter le tri à plus tard, cette approche permet d’appréhender certains éléments comme la taille ou le type des fichiers. Les entreprises qui choisissent cette option tirent parti de Discovery Tool qui les aide à définir différentes politiques de migration pour la cartographie, les filtres et les calendriers.

Cette approche conviendra à votre entreprise si vos besoins de migration sont basés sur des éléments facilement reconnaissables comme les métadonnées. Si vous prenez le temps d’optimiser votre processus de migration avec Basic Discovery, le tri de vos données n’en sera que plus facile ultérieurement. Bien que ce ne soit pas la meilleure solution pour mettre en évidence des données sombres / potentiellement sensibles, elle est notablement plus rapide que la réalisation d’une migration totalement adaptative.

Compliant Discovery

Cette option de migration vers le cloud est la plus lente mais également la plus complète. Êtes-vous tenus à des contrôles très stricts sur des données sensibles ou réglementées ? Toutes vos données doivent-elles être validées et classées avant leur migration ? Vous redoutez les audits de sécurité ? Cette stratégie vous conviendra parfaitement. Elle aide les entreprises à optimiser leurs données.

En choisissant de caractériser finement vos données, vous pourrez les évaluer en totalité pendant la migration à l’aide de différents outils de filtrage. Cela vous permet d’étiqueter et de classer toutes vos données, y compris celles qui sont périmées, sans intérêt et/ou privées, et de les conserver, les supprimer ou les mettre en quarantaine selon le besoin. Plus de données sombres enfouies dans les profondeurs de votre cloud, et plus aucun risque lié à la manipulation de données supposées sensibles (informations personnelles, documents d’entreprise potentiellement nuisibles, etc.).

Le choix d’une migration totalement adaptative génère cependant deux risques complètement différents : le risque d’un processus trop long et d’un abandon des utilisateurs, et le risque d’expiration de vos règles avant l’ouverture du nouveau système à vos utilisateurs. La rapidité de mise en œuvre de la solution Lift & Shift est séduisante, mais le grand avantage de pouvoir trier et catégoriser toutes vos données justifie peut-être un délai supplémentaire.

Franchir le pas

Une migration vers le cloud peut engendrer une complexité, un délai de mise en œuvre et un risque très variables en fonction de la stratégie choisie. Si vous décidez néanmoins de choisir une reconnaissance basique ou avancée de vos données, quel est le meilleur moment pour commencer ? Comme toujours, il y a des avantages et des inconvénients pour chaque phase :

  • Avant la migration : cela bloque le transfert pendant une certaine période, mais tout est repéré et analysé
  • Pendant la migration : le transfert peut démarrer, mais vous pouvez passer à côté de certaines données
  • Après la migration : c’est l’option la plus rapide, mais la plus risquée.

Quelle que soit la stratégie ou le calendrier que vous choisissez, vous dépendez des outils disponibles pour la migration. AvePoint vous offre une solution de migration vers le cloud qui vous permet de reconnaître, faire migrer et surveiller vos données à chaque étape. Notre solution simplifie la préparation des règles de migration et vous fournit des tableaux détaillés mais simples de compréhension qui vous permettent de maîtriser parfaitement les données sur lesquelles vous travaillez. Que vous possédiez d’anciens systèmes comme Livelink ou Lotus Notes, ou bien que vous vouliez simplement mettre à niveau votre SharePoint local en migrant sur le cloud, nous pouvons vous aider.

Il va sans dire que notre équipe de support très qualifiée peut vous accompagner pendant tout le processus, en particulier si vous ne savez pas par où commencer ! Cliquez ici pour en savoir plus.


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