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Get it—and keep it—together
Information management is critical to business success. Users must quickly find what they need, and organizations must manage risk. The RIM lifecycle starts with the capture and leads to eventual disposal or retention. Automation is critical, to avoid over-reliance on end users, and help compliance and records managers apply and enforce policies in bulk.
Whether you’re using Office 365, SharePoint, or a hybrid combo RIM can be a challenge due to limited information outcomes, lack of expertise, excessive user burden, no long-term preservation, lack of physical records support, limited auditing and reporting, and more.
Uncover information
To determine which policies are required, first find out what you’ve got. Then, define policies to store, classify, retain, or dispose of information.
Capture & classify
Automatically apply comprehensive classification schemes. User can use tags and terms to quickly find information, and admins and RMs can identify the right content for action.
Retain or dispose
Associate lifecycle management rules based on classification—including where content is stored, who has access, and retention period—to represent business needs with tech solutions
Report & enforce
System admins, compliance officers, and RMs must maintain oversight to validate disposal or retention actions, track user behavior, and identify potential violations
Smooth records & information management
With the AvePoint approach, RIM is made easy, automated, and enforceable. Improve information quality for your users, and compliance for your privacy, security, and records teams.
Scan to start
Scan data across enterprise systems against regulatory policies and specific needs using heat maps to prioritize risks
Tag in-place
Native applications integrate to store and tag content in Office 365, file shares, and SharePoint, minus disruptions
Validation
Validate user-driven classification with scanning and automated action to correct classification or storage location
Taxonomy
Drive enterprise classification and taxonomy to indicate security levels and associate proper info management policies
Re-location
Move or migrate information to correct location—on-prem or Office 365—and to the right drive, site, library, or group
Retain or dispose
Record and retain, or delete, according to your dynamic classification and information lifecycle management rules
Prove compliance
Ongoing monitoring, auditing, detailed reporting, and incident tracking shows corrections, and improvement over time
Role-based reports
Highlight trends and risks from an intuitive reporting dashboard and export action reports to show ongoing progress
Archiver
Archivez et automatisez intelligemment la gestion du cycle de vie des contenus pour les fichiers, le courrier, les articles et les conversations, en fonction des règles de l’entreprise.
Cloud Archiving
Archivez, conservez ou supprimez le contenu obsolète des groupes, de SharePoint Online et OneDrive Entreprise pour optimiser le stockage.
Cloud Governance
Appliquez une stratégie de gouvernance Office 365 extensible qui permet aux utilisateurs d’adapter aisément ses environnements SharePoint Online au fur et à mesure de l’adoption du cloud par votre organisation.
Cloud Records
Gérez le contenu et les enregistrements physiques Office 365 ensemble. Créez et supervisez des schémas de classification et des règles de conservation et d’élimination souples.
Data Validation & Classification
Identifiez et mappez les données au fur et à mesure qu'elles circulent dans les systèmes locaux et basés sur le Cloud, prioriser ce qui doit être protégé, et déterminer le cycle de vie des données.
File Share Archiver
Activez la gestion du cycle de vie du contenu pour les partages de fichiers. Déplacez le contenu vers un stockage frais pour réduire les coûts, améliorer la qualité des données en maintenant la possibilité d’être découvert.
Governance Automation
Automatisez la gestion du cycle de vie du contenu dans SharePoint et Office 365, allant du provisioning à l’archivage, jusqu’aux étapes intermédiaires.
Office Connect
Partagez et enregistrez le contenu dans SharePoint et Office 365 depuis les applications de bureau, Outlook et Office.
Records
Définissez, gérez et appliquez des stratégies de classification, de rétention et d'élimination pour le contenu et les enregistrements physiques.
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