Metropolitan Council 通過部署Cloud Governance和Microsoft Teams應對因COVID-19在家辦公的指令

Critical Needs

  • 多種可供選擇的Teams建立方式
  • 實現安全、合規且可稽核的團隊協作
  • 滿足支援遠端辦公激增需求

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Success Highlights

  • 支援約2000名遠端辦公使用者
  • Teams建立數量一星期內增長20%;郵件通信減少21%
  • Teams自動化建立及其生命週期服務符合政策合規要求

自從明尼蘇達州學校關閉後,我們如期於2020年3月15日正式上線 Cloud Governance,雖然也要處理先前積壓的工作,但整個過程進行得異常順利。一周之內,我們創建的Team數量就增加了20%。

Jeff Godderz ECM Architect, Metropolitan Council

Customer Profile

Metropolitan Council負責區域決策與規劃,並為雙子城提供基本服務。Met Council及其5000名雇員為居民提供基本服務與設施,包括公交和鐵路系統、地鐵交通、交通連接、廢水處理服務、區域公園、規劃、社會住宅,以支援社區和企業,確保居民高品質生活。

The Challenge

在AvePoint助其成功從SharePoint 2010遷移至SharePoint Online後,Metropolitan Council又於2019年7月推行使用Microsoft Teams。

Jeff Godderz說: “因為SharePoint網站的重組與重構,以及我們內部協作的需求,我們決心使用Teams,並慢慢地推行Teams的功能。”

Metropolitan Council決定利用AvePoint Cloud Governance來支持其Microsoft Teams部署,因為它可以自動執行Teams或SharePoint網站的重要管理功能,如命名規範、生命週期、權限和所有權管理;同時,Cloud Governance還能為該組織內各部門量身定制服務內容。

Godderz道: “我們有五個部門,他們擁有不同的團隊文化,在管理Teams自我配置方面,他們似乎都有不同的想法。有人希望啟用自助式建立,有人喜歡通過IT批准後成立,但是所有人都想儘快獲得自己所請求的資源。”

最初的計畫是逐步部署AvePoint Cloud Governance,以增強對Microsoft Teams的管理。然而,2020年3月,美國爆發新冠肺炎,包括明尼蘇達州州長在內的各州州長開始向該州居民發布在家辦公的指令。

The AvePoint Solution

Godderz說道: “自從明尼蘇達州關閉了學校後,我們如期於2020年3月15日正式上線 Cloud Governance,雖然也要處理先前積壓的工作,但整個過程進行得異常順利。一周之內,我們創建的Teams數量就增加了20%。”

Metropolitan Council利用自定義問卷將使用者引導至不同類型的Teams範本,每一種都有針對其用例的自訂管理策略。

Godderz認為: “我們面臨的挑戰之一是如何平衡安全團隊和終端使用者的需求。我們希望最終使用者能夠自助得到他們需要的資源,所以我們使用了Cloud Governance這一工具,它讓我們能夠在有安全團隊的協助下無虞快速開展活動。”

這種“一夜之間”的成功是通過Metropolitan Council和AvePoint內部專家的密切合作取得的,這也是AvePoint提供的優先快速啟動服務內容的一部分。

這包括圍繞建立、生命週期和報告而設計和執行的特定使用案例。關鍵是建立起服務請求稽核和總體合規性的準確報告。

The Bottom Line

AvePoint按時交付了專案,在部署Cloud Governance的兩個月內:

  • 會議和對話增加了800%
  • 郵件數量減少了21%
  • 頻道內對話增加400%
  • Teams內總體活動數量增加221%
  • 已有超過350個Team通過Cloud Governance自助建立

About AvePoint

推動數位化轉型進程,成功打造高效雲協同平臺,超過16000家企業客戶和900萬雲使用者選擇信賴AvePoint完成資料遷移、保護與管理的需求。