COVID-19 を受け、Cloud Governance と Microsoft Teams を展開することで自宅作業環境を整えた Metropolitan Council

クリティカル ニーズ

  • 単一のテナントに対して複数の Teams プロビジョニングが可能な機能
  • Teams 内のコラボレーションを安全かつコンプライアンスに準拠させ、監査を可能にするソリューション
  • リモート作業の急激な増加に問題なく対応できるソリューション

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  • Metropolitan Council
  • 顧客ロケーション 米国・ミネソタ州
  • 業界 官公庁・地方自治体
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューション Cloud Governance

ハイライト

  • 約 2,000 名のリモート ワーカーの参入をサポート
  • データ利用方法の大幅な変動にも問題なく対応: 1 週間で Teams 作成率が 20 % 増加、1 日のアクティブな Teams 使用率が 400 % 増加、メールの利用が 21 % 減少。
  • Teams の自動プロビジョニングとライフサイクル管理で、規制への準拠を可能に
「COVID-19 を受けてミネソタ州知事が学校を閉鎖して以来、組織内で Teams をより利活用するために AvePoint Cloud Governance の利用を 2020 年 3 月 15 日に開始しました。まだ未処理の項目も残っていますが、展開プロセスは問題なく機能しています。おかげで Teams の作成率が 1 週間で 20 % も増加しました。」
Jeff Godderz 氏 ECM アーキテクト、Metropolitan Council

顧客紹介

Metropolitan Council は地域の政策立案・計画機関として、ミネソタ州で最大規模の都市圏であるTwin Cities へ必要不可欠なサービスを提供し、Metropolitan Council とその 5,000 人の職員に重要なサービスとインフラストラクチャを提供しています。Metropolitan Council が提供しているサービスには、Metro Transit のバス・鉄道システム、Metro Mobility、Transit Link、排水処理サービス、公共公園の管理などがあります。質の高い住民生活を保証するため、企業やコミュニティ向けに手頃な価格の住居も用意しています。

挑戦

Metropolitan Council では、AvePoint 製品を利用した SharePoint 2010 から SharePoint Online への移行に続き、2019 年 7 月に Microsoft Teams の展開を開始しました。

「SharePoint サイトを再編成および再構築するにつれ、Teams とのコラボレーション ニーズが高まり、Teams への移行の必要性を感じました。以来、Teams 内で利用可能な機能を徐々に展開してきました。」 と、Metropolitan Council で ECM アーキテクトを務める Jeff Godderz 氏は語ります。

Metropolitan Council では、Microsoft Teams の展開をサポートするソリューションとして AvePoint Cloud Governance の利用を決定しました。導入の決め手となったのは、命名規則やライフサイクル管理、権限ポリシー、所有権といった Teams または SharePoint サイトの重要なガバナンス コンポーネントを自動的に実行できる機能です。加えて、議会の各部門に合わせたより詳細なプロビジョニング プロセスを必要としていました。

「議会には 5 件の部門がありますが、どれも異なる性質を持ち合わせており、Teams のセルフ プロビジョニング管理に関しても異なる意見を持っていました。」 と、Godderz 氏は語ります。「ある部門ではセルフ サービスでの Teams 作成を有効にしたく、別の部門では Teams 作成に IT 部門への承認を義務化するよう求めていました。加えて、どの部門でも出来るだけ迅速にリソースを取得できるよう、より多くの権限を必要としていました。」

当初は AvePoint Cloud Governance を段階的に展開し、Microsoft Teams ガバナンスの強化を図る計画でした。しかし 3 月から COVID-19 が米国でも広がりをみせ、ミネソタ州を含む各州知事は州職員に対して、自宅作業命令を出しました。

AvePoint のソリューション

「COVID-19 を受けてミネソタ州知事が学校を閉鎖して以来、組織内で Teams をより利活用するために AvePoint Cloud Governance の利用を 2020 年 3 月 15 日に開始しました。」 と、Godderz 氏は語ります。「まだ未処理の項目も残っていますが、展開プロセスは問題なく機能しています。おかげで Teams の作成率が 1 週間で 20 % も増加しました。」

Metropolitan Council では質問フォームを利用して、5 件の異なる Teams テンプレートのうち最も適したタイプへと各ユーザーに誘導しています。各テンプレートには、利用ケースに合わせたガバナンス ポリシーも用意しています。

「展開に際して困難だったことは、我々のセキュリティ チームのニーズと、エンド ユーザーのニーズのバランスをとることでした。」 と、Godderz 氏は語ります。「エンド ユーザーが必要なデータを自身で取得できる環境が理想的でした。Cloud Governance ツールを利用することで、実現に向けてセキュリティ チームとより迅速に動き出すことができました。」

たった一夜の間に起きたこの成功体験は、Metropolitan Council と AvePoint 社内エキスパートによる綿密なコラボレーションにより、Advanced Quick Start サービス契約の一環として実現したものです。

Advanced Quick Start サービスでは、プロビジョニング、ライフサイクル管理およびレポートに関して、特定の利用ケースをデザインおよび実装することも可能です。サービス リクエストを監査、および全体としてコンプライアンスに準拠するために適切なレポートを設定することが重要でした。

最終結果

AvePoint では Cloud Governance の展開後、予定通り 2 か月でプロジェクトを完遂しました。その結果、以下の成果を挙げることができました。

  • Teams での会議およびチャットが 800 % 増加
  • メールの利用が 21 % 減少
  • チャネル内での会話が 400 % 増加
  • Microsoft Teams の利用が全体として 221 % 増加
  • Cloud Governance を利用して、350 件以上の Teams に対して自動払い出しを実施

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。