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Wenn Sie in die Cloud migrieren, wissen Sie schon, welche massiven Vorteile Ihre Organisation besonders im Hinblick auf die Zusammenarbeit daraus ziehen kann. Doch wussten Sie auch, wie viel Geld Sie durch die Migration zu Office 365 sparen können?
Wenn Sie Ihre Migrations-Quelldaten bereinigt, einen Migrationsrahmen festgelegt und einen Nutzerakzeptanzprozess entwickelt haben, können Sie nicht nur Ihre Migrationskosten drastisch verringern, sondern helfen Ihren Benutzern auch, den größtmöglichen Nutzen aus diesem Vorgang zu ziehen.
Was die Migration zu Office 365 angeht, geben AvePoints Product Marketing Manager Hunter Willis und Protivitis ECM Solutions Enterprise Architect Haniel Croitoru in ihrem Webinar einige wertvolle Ratschläge. Dies ist die Zusammenfassung.
Warum zu Office 365 migrieren?
In jeder Organisation besteht der Bedarf nach Zusammenarbeit. Dies umfasst in aller Regel eine Art der Informationsarbeit, der direkten Kommunikation und des Informationsmanagements. Jede Tätigkeit hat einen bestimmten Ort und Zweck.
Ad hoc zur Zusammenarbeit genutzte Apps stellen uns allerdings häufig vor die Herausforderung, dass zwischen ihnen kaum durchgängige Zusammenhänge bestehen. Da könnte es beispielsweise eine Drittanbieter-App für Chats, eine für E-Mails, eine für das Teilen von Dateien und eine weitere für das Abhalten externer Meetings geben.
Und natürlich erfordern all diese verschiedenen Kollaborationsplattformen unterschiedliche Fachkenntnisse. Außerdem kostet es viel Zeit und Mühe, die Sicherheitsstandards sowie Datenaufbewahrungs- und langfristigen Organisationsanforderungen zu erfüllen.
So kann Ihnen Office 365 helfen
Moderne Organisationen können ihre Produktivität bedeutend steigern und dabei viel Zeit und Geld sparen, wenn sie sich dafür entscheiden, ihre Kollaborationsplattformen zusammenzuführen.
Da Office 365 einem zentralisierten Ansatz folgt und diverse Optionen für Chat, E-Mail-Verkehr, Meetings und Dateiweitergabe bietet, ist die Plattform eine der besten Möglichkeiten zur Erfüllung verschiedener Kollaborationsanforderungen.
Die Anwendungen von Office 365 sind zudem nahtlos miteinander verknüpft. Mit Office 365 müssen Benutzer nicht länger zwischen verschiedenen spezialisierten Apps wechseln, sondern können einander überlappende Funktionen nutzen, um schnell aufzurufen, was sie brauchen.
Darüber hinaus kann die Migration zu Office 365 den Vorteil umfangreicherer Sicherheits- und Compliance-Funktionen zum gleichen oder sogar zu einem geringeren Preis als andere Lösungen oder Lösungskombinationen mit sich bringen.
Da in einigen Office 365-Lizenzen Geräteverwaltung, DLP, Aufbewahrung, Berechtigungen und andere Sicherheitsfunktionen mit inbegriffen sind, kann die Bereinigung digitaler Ad-hoc-Lösungen durch die Konsolidierung von Online-App-Plattformen wie Slack, Dropbox, G-Suite und Box in Office 365 erhebliche Einsparungen bei den Lizenzkosten und Arbeitsstunden bedeuten.
Viele Organisationen entscheiden sich für das E3-Lizenzmodell von Office 365. Es umfasst neben den Funktionen der Einsteigerlizenz E1 herunterladbare Anwendungen in Office 365. Gleichwohl kümmert sich Microsoft mit den verschiedenen Planoptionen in seinem Angebot um Unternehmen jeder Größe.
Anstatt sich also mit zusätzlichen Lizenzkosten und der Verwaltung mehrerer Anwendungen zu belasten, erhalten Sie mit Office 365 das Komplettpaket!
Legen Sie einen Migrationsrahmen fest
Einer der wichtigsten Punkte, die Sie im Hinterkopf behalten müssen, ist, dass Sie nicht alles migrieren müssen. Brauchen Sie wirklich eine 400 GB schwere Sammlung von Familienvideos Ihrer Mitarbeiter? Oder die HD-Fitnessvideos, die Ihr Kollege hochgeladen hat?
Eine der Herausforderungen bei einer Microsoft-Migration sind Einschränkungen der Datenrate. Wenn Sie zu viel auf einmal verschieben, dann kommt es zu einer Drosselung. Das ist lediglich das Ergebnis der normalen Funktionsweise von Office 365, die sicherstellt, dass das System weiter gut funktioniert und sich für die Benutzer schnell anfühlt. Unabhängig davon ist es allerdings etwas, das die Meisten trotzdem lieber vermeiden möchten.
Wenn Sie sich also von großen, überflüssigen Dateien verabschieden, sparen Sie langfristig nicht nur Geld, sondern auch Mühe. Einfach ausgedrückt: Sie müssen nicht für Daten bezahlen, die Sie nicht benötigen.
Sollte Ihr Team keine Lust dazu haben, manuell alle Daten durchzugehen oder falls die Datenmenge einfach zu groß ist, um sie zu durchsuchen, können Sie das kostenlose Discovery-Tool von AvePoint einsetzen, das Ihren Datenbestand erfasst und analysiert.
Sobald Sie ermittelt haben, was Sie entfernen, was behalten möchten und wie die Struktur im Zieltenant aussehen soll, können Sie an der entsprechenden Stelle die Architektur für diese Speicherstelle planen und einrichten.
Wenn Sie Ihrem Migrationsplan vollends vertrauen, sind Sie bereit dafür, Ihre Daten in die Cloud umzuziehen!
Nachhaltige Akzeptanz fördern
Wenn Sie zu Office 365 migrieren, sollten Sie sicherstellen, dass Sie den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen. Dabei ist einer der wichtigsten Aspekte, dass Ihre Benutzer zufrieden sind.
Um die Cloud optimal zu nutzen, müssen Sie die Art, wie Ihre Benutzer zusammenarbeiten, grundlegend verändern – und in den meisten Fällen mögen Menschen Veränderungen nicht so gern. Wenn Sie also Ihre Migration durchführen, ohne dabei Rücksicht auf die Benutzer zu nehmen, sollten Sie sich schon mal auf einen wütenden Mob mit Fackeln und Mistgabeln vor Ihrer Haustür vorbereiten.
Derart unschöne Szenen können Sie vermeiden, indem Sie einen Plan zur Förderung nachhaltiger Akzeptanz entwickeln.
Besonders wichtig ist es, einen Rollout-Zeitplan für Ihre Benutzer anzulegen, sicherzustellen, dass ein angemessener Governance-Plan vorhanden ist und Ihren Führungskräften und Benutzern Anreize für den Wechsel zu geben.
Zudem kann es hilfreich sein, eine interne Community leidenschaftlich überzeugter Mitarbeiter aufzubauen, bei denen es sich gegebenenfalls um Power-User handelt. Dies kann die Tür für Fragen und Rückmeldungen öffnen, anhand derer Sie ablesen können, worauf sich Ihre Schulungen konzentrieren sollten.
Eine Möglichkeit, mit der Microsoft Organisationen bei der Motivierung ihrer Benutzer unterstützt, ist das Champions-Programm. Bei diesem Programm werden Leute der Organisation ausgewählt, die als Interessenvertreter ihre Kollegen während des Umstellungsprozesses unterstützen. So motivieren Sie Ihre Benutzer nicht nur, sondern ermutigen sie auch, die neue Plattform zu benutzen.
Fazit
Insgesamt handelt es sich beim Wechsel in die Cloud nicht um einen klar definierten Prozess. Jede Organisation hat unterschiedliche Bedürfnisse. Aber mit der richtigen Vorbereitung werden Ihre Benutzer von den Veränderungen, die Sie vornehmen, nicht überrumpelt.
Einige der wichtigsten Kernpunkte zur Optimierung der Kosten einer Migration sind:
- Konsolidieren Sie so viele Anwendungen wie möglich in Office 365.
- Migrieren Sie nicht alles! Nehmen Sie nur das Wichtige mit.
- Fördern Sie nachhaltige Akzeptanz, damit Benutzer den größten Mehrwert aus der Cloud ziehen können.
Wenn Sie gerne Näheres zu den vorangehenden Hinweisen erfahren und auch andere Ressourcen, die Sie bei Ihrer Migration zu Ofice 365 unterstützen, kennenlernen möchten, empfehlen wir das vollständige Webinar mit Hunter Willis und Haniel Croitoru!
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