Records management

Dokumentenmanagement und Informationsmanagement für Microsoft 365 – neu definiert

Sie haben Aufgaben im Bereich Dokumentenverwaltung und Informationsmanagement. AvePoint hat SaaS-Lösungen. Belasten Sie Ihre Dokumenten- und Informationsverantwortliche sowie Endnutzer nicht mit zu vielen grundlegenden Aufgaben. Überlassen Sie Cloud Records die Verwaltung Ihrer physischen Dokumente sowie Microsoft Office 365- und Dateisysteminhalte — von der Erstellung bis zur Löschung — und halten Sie dabei die Richtlinien und Vorschriften zur Dokumentenaufbewahrung ein.

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Erfassen

Bei der Anzeige und Verwaltung Ihrer SharePoint-Umgebung erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Inhalte vorliegen, wo sie sich befinden, wer Zugriff hat und welches Risiko besteht.

Verwalten

Überwachen Sie Ihre Informationsergebnisse, berichten Sie über alle durchgeführten Aktionen und verwalten Sie ein Klassifizierungsschema oder eine Taxonomie.

Löschen

Verwalten Sie Informationslebenszyklen und verknüpfen Sie Ergebnisse mit Geschäftsregeln, um Content zu entfernen, beizubehalten, zu archivieren oder zu löschen.

Compliance standards
COMPLIANCE LEICHT GEMACHT

Cloud Records wurde mit Blick auf die Einhaltung gesetzlicher Compliance-Richtlinien entwickelt

Ganz gleich, ob Sie die Richtlinien des National Archives of Australia, Archives New Zealand, US National Archives and Records Administration (NARA), oder National Archives of Singapur einhalten müssen, Cloud Records wurde entwickelt, um Sie bei der Einhaltung vieler globaler Standards zu unterstützen.

Case Study: Cardinia Shire Council
Microsoft surface cloud records1
SCHAFFEN SIE ORDNUNG IN IHREN INHALTEN

Verwalten Sie den Lebenszyklus Ihrer Geschäftsdaten

Wenden Sie automatisierte Geschäftsregeln an, um Ihren Microsoft Office 365-Content, Exchange Online, Dateisysteme und Ihre physischen Dokumente zu verwalten – von der Erstellung über die Klassifizierung bis zur Aufbewahrung. So erreichen Sie Compliance ohne Aufwand für die Nutzer. Behalten Sie mit integrierten Berichten und Prüfungen den Überblick – alles von unserer SaaS-Anwendung aus.

Eine Benutzeroberfläche für alles

Konfigurieren und verwalten Sie Klassifizierungsschemata, Aufbewahrungs- und Entsorgungsregeln, Berichte und physische Datensätze.

Flexible Regeln

Wenden Sie Regeln auf Inhalte an — entweder ad-hoc oder automatisch — und verwenden Sie dabei eine beliebige Kombination von Metadaten, um Aktionen und Ergebnisse des Lebenszyklus zu steuern.

Schnelle Einblicke

Proaktive Überwachung von Nutzeraktionen mit Out-of-the-Box-Berichten und Abfrage von Audit-Trails.

Parallelverwaltung

Verwalten Sie physische Dokumente parallel zu Ihrem elektronischen Microsoft 365-Content. Stellen Sie Anfragen, behalten Sie den Überblick und reagieren Sie.

Management-Dashboard

Erhalten Sie schnelle Antworten auf anspruchsvolle Fragen über ein grafisches Dashboard, das speziell für Dokumentenmanager entwickelt wurde.

Cloud Records for Office 365
VEREINFACHTE DOKUMENTENVERWALTUNG

Erleichtern Sie Ihrem Dokumentenmanager die Arbeit mit Microsoft Office 365

Stellen Sie Ihren Dokumenten- und Informationsverantwortlichen eine intuitive, zweckmäßige, zentrale Benutzeroberfläche speziell für ihre Aufgaben zur Verfügung. Cloud Records sorgt für Ordnung bei SharePoint Online und Exchange Online und vereinfacht die Dokumentenverwaltung und das Informationsmanagement enorm.

Inhaltsklassifizierung

Verwalten Sie ein Klassifizierungsschema oder einen Dateiplan oder wenden Sie mehrere Regeln auf eine einzelne Klassifizierung an und legen Sie eine Ablauffrist fest.

Taxonomie-Management

Zeigen Sie die Einstellungen an und wenden Sie einen ganzen Ausdruckssatz, einen Teil eines Ausdrucks oder Satzes oder einen Standardausdruck auf einen Microsoft Office 365-Standort an.

Aufbewahren und Löschen

Stellen Sie Geschäftsregeln zum Verwalten eines Informationslebenszyklus auf. Verwenden Sie aktions- oder datumsbasierte Trigger oder Metadaten, um die Einhaltung der Regeln zu forcieren.

Regeln wählen

Sie können Inhalte auf der Grundlage von Geschäftsregeln löschen, aufbewahren, deklarieren oder exportieren. Konfigurierbare Regeln lösen automatisch eine Reaktion aus.

Berichterstattung

Dokumenten- und Informationsverantwortliche können Informationsergebnisse mit umfassenden standardmäßigen Berichtsfunktionen proaktiv verwalten.

Prüfungen

Fragen Sie Prüfpfade zu Aktionen ab, die an einem Element oder von einem bestimmten Nutzer durchgeführt wurden, um die Integrität der Daten sicherzustellen und zu dokumentieren.

Physische Dokumente

Fordern Sie bestehende Unterlagen an oder erstellen Sie neue. Behalten Sie den Überblick und betreiben Sie ein Aufbewahrungsmanagement inklusive Berichterstattung.

Visualisierung

Rufen Sie Berichte von einem Dashboard ab, das die Anzahl der verwalteten Elemente, vernichteten Informationen, ausstehenden Aufgaben und vieles mehr anzeigt.

DOWNLOADS & RESSOURCEN
AvePoint Cloud Records vs. Microsoft 365 native Funktionen

Erfahren Sie, wie Cloud Records die nativen M365-Funktionen erweitert. Weiterlesen

In puncto Dokumentenverwaltung und Informationsmanagement gilt:

AvePoint Cloud Records ist unschlagbar!