Mit 58% der CFOs, die für 2023 eine Erhöhung ihrer Investitionen in Automatisierung planen, ist es an der Zeit, sicherzustellen, dass Sie bei der Verwendung kritischer Tools wie Power Apps und Power Automate die Best Practices für die Governance befolgen, einschließlich des richtigen Application Lifecycle Managements.
Wenn Sie bei diesen Geschäftsautomatisierungslösungen jedoch keine ordnungsgemäße Governance implementieren, bestehen erhebliche Risiken wie unkontrollierte Verbreitung, Compliance-Probleme und eine überlastete IT-Abteilung. Mit einem Prozess zur ordnungsgemäßen Verwaltung Ihrer Low-Code/No-Code-Anwendungen und automatisierten Workflows von der Erstellung und Wartung bis zur Verabschiedung können diese Risiken jedoch vermieden werden.
Beachten Sie diese drei Schritte zum Aufbau eines besseren Power Platform Governance Frameworks mit Application Lifecycle Management.
1. Führen Sie ein Inventar von Anwendungen und Workflows
Laut einem Bericht des Cloud Security Alliance hat das durchschnittliche Unternehmen 464 benutzerdefinierte Anwendungen bereitgestellt. Wir haben jedoch auch von einem Unternehmen gehört, das bis zu 400.000 Apps hat. Bei so vielen Anwendungen und Workflows wird es immer schwieriger, diese zu verwalten und angemessene Kontrollen aufrechtzuerhalten.
Wenn Sie jedoch ein Inventar von Anwendungen und Workflows führen, können Sie im Auge behalten, was in Ihrer Power Platform vor sich geht. Wenn beispielsweise ein Problem auftritt und Sie die Ursache finden müssen, müssen Sie keine Nadel im Heuhaufen suchen. Mit einem Inventar werden Abweichungen sofort ins Auge fallen.
Obwohl dies manuell erfolgen kann, kann dies schnell mühsam werden (denken Sie an das Unternehmen mit 400.000 Anwendungen). Selbst die kleinsten Unternehmen hatten im Durchschnitt 22 benutzerdefinierte Anwendungen, was bedeutet, dass es viel Arbeit erfordert, alle Anwendungen und Workflows zu katalogisieren und zu verfolgen. Wenn jede App oder jeder Flow keinen Geschäftskontext hat (notwendig, um zu verstehen, warum ein Objekt existiert, welche Connectors erlaubt sein sollten und wer Zugriff haben sollte), wird das Inventar nicht annähernd so hilfreich sein. Die Zeit, die benötigt wird, um diesen Katalog zu erstellen und zu pflegen, wird dadurch verdoppelt.
Beginnen Sie mit: Ein Anfängerleitfaden zu Microsoft Power Apps
Alternativ können Sie ein Drittanbieter-Tool wie AvePoint EnPower nutzen, um die benötigten Informationen zu erhalten. AvePoint EnPower gibt Ihren Admins Einblicke in die App- und Flow-Erstellung direkt von den Standard-Dashboards aus und erstellt automatisch einen Katalog neuer Apps und Flows.
Zusätzlich können Sie auf Informationen über Ihre Apps und Flows wie Verwendung, Anzahl der Nutzer und Gastnutzer und Metadaten wie App-Typ, Besitzer und Zugriff zugreifen, um Geschäftskontext und Objekt-Kritikalität leicht zu bestimmen.
Egal, wie viele Anwendungen und Workflows Sie haben – ob 22 oder 400.000 -, es ist entscheidend, dass Sie eine laufende Bestandsaufnahme Ihrer Anwendungen und Workflows führen, wenn Sie eine ordnungsgemäße Anwendungslebenszyklusverwaltung implementieren möchten. Um tatsächlich im großen Maßstab zu verwalten, benötigen Sie eine Lösung wie AvePoint EnPower, um zu verstehen, wer was besitzt, wo sich die Dinge befinden und wer Zugriff haben sollte.
2. Regelmäßige Überprüfung von Apps und Workflows
Der einfachste Weg, um Ihre Power Platform-Umgebung außer Kontrolle geraten zu lassen, besteht darin, keinen Prozess zu haben, um verwaiste oder inaktive Apps oder Workflows zu beseitigen. Ob Test-Apps, die es nie in die Produktion geschafft haben, oder Legacy-Workflows, die ihren Zweck erfüllt haben und nicht mehr notwendig sind, diese vergessenen Apps und Flows können nicht nur Ihre Umgebung überladen, sondern können auch eine Quelle von Sicherheits- oder Compliance-Problemen sein, wenn niemand sie überwacht.
Sie können Ihre Bestandsaufnahme von Anwendungen und Workflows als Ausgangspunkt für diesen Prozess verwenden. Verwenden Sie diesen Katalog als Leitfaden und legen Sie ein bestimmtes Datum fest, an dem Sie mit jedem Besitzer jeder App und jedes Flows in Kontakt treten, um zu sehen, ob sie noch in Gebrauch sind, und nehmen Sie bei Bedarf Änderungen vor (z. B. für Besitz, Connectors, Zugriff usw.). Dies sollte regelmäßig und routinemäßig geschehen, um sicherzustellen, dass Ihre Umgebung sauber und sicher bleibt. Denn Dinge können sich schnell ändern, insbesondere wenn Ihre Citizen Developer das Ruder in der Hand haben.
Bereit, einzutauchen? Power Automate Schulungs-Guide
Wenn das mühsam klingt, liegt das daran, dass es das ist. Glücklicherweise gibt es einen einfacheren Weg. Mit den detaillierten Dashboards von AvePoint EnPower können Sie klare Geschäftskontexte für jede App und jeden Flow erhalten, indem Sie einfach die Lösung öffnen. Dies hilft Ihnen zu bestimmen, wie wichtig das Objekt für die Organisation ist und dass es über das richtige Support-Modell, Sicherheit und die richtige Umgebung verfügt. Durch seine umsetzbare Überwachung und anpassbare Spalten und Filter können Sie inaktive, verwaiste oder doppelte Apps oder Flows identifizieren und direkt vom Dashboard aus handeln.
Mit AvePoint EnPower können Sie auch Ihre eigenen Metriken festlegen (z. B. 180 Tage Inaktivität), die eine App als verwaist oder Legacy definieren. Wenn eine App die von Ihnen festgelegte Metrik erreicht, können Sie eine Geschäftskontextanfrage an die App- oder Flow-Besitzer senden, um zu überprüfen, ob ihr Workspace weiterhin geschäftlich relevant ist, und ihr Objekt neu zertifizieren.
Diese Funktionen arbeiten zusammen, um es Ihnen zu ermöglichen, Ihre Umgebung sauber und geschützt zu halten. Mit diesen Einblicken können Sie veraltete Test- oder Legacy-Elemente löschen, Anwendungen bereit für den Einsatz in der Praxis migrieren, Flows mit demselben Zweck zusammenführen oder einen Workflow von einem Eigentümer auf einen anderen übertragen, um das Risiko von unkontrolliertem Wachstum und Sicherheitsproblemen zu reduzieren und gleichzeitig die Objekte zu schützen, die Ihr Geschäft automatisieren.
3. Behalten Sie die Übersicht über Apps und Workflows bei
Je mehr Ihrer Citizen Developer den Wert von Power Apps und Power Automate entdecken und sich sicherer in der App- und Flow-Entwicklung fühlen, desto weiter wird Ihre Umgebung wachsen. Während es wichtig ist, Ihr Inventar zu pflegen und Ihre Apps und Flows regelmäßig neu zertifizieren zu lassen, ist es auch wichtig, einen zentralen Überblick über genau das zu haben, was in all Ihren Umgebungen passiert, um geschäftsweite Entscheidungen über Ihre Power Platform treffen zu können.
Ohne ein Tool von Drittanbietern wie AvePoint EnPower ist dies fast unmöglich. Mit AvePoint EnPower haben Ihre Administratoren jedoch zentrale Dashboards, um kontinuierlich Ihre Apps und Flows sowie zugehörige Umgebungen und Connectors zu überwachen. Sie können auch regelmäßig überprüfen, ob die richtigen Kontrollen angewendet werden, einschließlich der verwendeten Connectors und ob die richtigen Sicherheitsrichtlinien angewendet werden, um die Sicherheit Ihrer Umgebung und die Sicherheit Ihrer Apps und Flows zu gewährleisten.
Diese Dashboards können Ihnen auch helfen, allgemeine Umgebungstrends zu verstehen (z.B. verwendete Connectors, Oversharing usw.), wer die aktivsten App- und Flow-Entwickler sind oder welche Apps und Flows am meisten genutzt werden und ihre eigene Umgebung benötigen oder in DevOps verschoben werden müssen. Diese Informationen können dazu beitragen, die Lebensdauer Ihrer Objekte zu verlängern, indem Sie Ihre Support-Ressourcen besser auf Ihre beliebtesten Apps und Flows verteilen oder diese sogar in ihre eigene Umgebung befördern, wenn zusätzliche Schutzmaßnahmen erforderlich sind.
Dies kann auch zur weiteren Akzeptanz beitragen. Indem Sie verstehen, wer Ihre aktivsten App- und Flow-Entwickler sind, können Sie Ressourcen angemessen auf diejenigen ausrichten, die sie am meisten nutzen, und zusätzliche Schulungen für diejenigen anbieten, die sie benötigen. Sobald Sie Ihre Hauptbenutzer identifiziert haben, können Sie diese Benutzer als Befürworter nutzen, um die Akzeptanz im Unternehmen weiter voranzutreiben.
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AvePoint EnPower ermöglicht es Ihnen auch, die Sichtbarkeit mit rollenbasierten Zugriffskontrollen zu delegieren, damit Sie Administratoren oder Abteilungen basierend auf Service, Umfang oder Funktion Sichtbarkeit geben können. Sie können beispielsweise Ihrem Analytics-Team Sichtbarkeit in Power BI gewähren, das wahrscheinlich unter ihrer Abteilung gehostet wird, aber nicht in Power Apps oder Power Automate.
Mit den richtigen Informationen können Sie notwendige Änderungen vornehmen, um weiterhin von der Automatisierung zu profitieren und langfristige, nachhaltige Akzeptanz Ihrer Technologieinvestitionen sicherzustellen.
Die Quintessenz
Wenn Ihre Organisation zu den vielen gehört, die im Jahr 2023 Automatisierung einführen oder ihre Nutzung ausbauen, müssen Sie sicherstellen, dass ein ordnungsgemäßes Lebenszyklus-Management vorhanden ist. Schließlich schützen diese Tools kaum Margen oder ermöglichen Wachstum, wenn Sie Ressourcen in sie hineinstecken müssen, um ihre Wartung und Funktionalität sicherzustellen.
Durch die Umsetzung dieser Strategien und die Nutzung von Lösungen wie AvePoint EnPower können Sie sicher sein, dass Sie den Power Platform-Tools an Ihre Geschäftsanwender weitergeben können. Mit der automatisierten Governance und dem vollständigen Lebenszyklus-Management von AvePoint EnPower kann Ihr IT-Team weniger Zeit damit verbringen, die Arbeit Ihrer Citizen Developer zu bereinigen, und sich stattdessen darauf konzentrieren, mit ihnen zusammenzuarbeiten, um die dringendsten Probleme Ihrer Organisation zu lösen.
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