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Dokumenten- und Informationsmanagement
Aufbau einer Kultur des Vertrauens, der Transparenz und des Handelns
Mit AvePoint lassen sich die Prozesse zur Verwaltung Ihres physischen Dokuments und Ihrer elektronischen Datensätze kinderleicht gestalten.
Daten zusammensuchen und verfügbar halten
Informationsmanagement ist für den geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Die Benutzer müssen in die Lage versetzt werden, schnell zu finden, was sie brauchen, und Organisationen müssen in der Lage sein, Risiken zu managen. Der Lebenszyklus im Bereich Dokumentenmanagement und Informationsmanagement beginnt mit der Erfassung von Daten und endet damit, dass sie gelöscht oder aufbewahrt werden. Automatisierung spielt eine wichtige Rolle, um die Abhängigkeit von den Endbenutzern zu reduzieren und die Compliance- und Dokumenten-/Informationsverantwortlichen bei der Anwendung und Durchsetzung von Richtlinien auf zusammengefasster Basis zu unterstützen.
Ob Sie nun mit Office 365, SharePoint oder einem hybriden System arbeiten – Dokumentenmanagement und Informationsmangement können eine große Herausforderung darstellen, u. a. aufgrund von begrenzten Informationsergebnissen, mangelndem Know-how, einer übermäßigen Beanspruchung der Benutzer, fehlender Langzeitaufbewahrung, mangelnder Unterstützung in Bezug auf das physische Dokument sowie begrenzten Audits und Berichten.
Informationen zusammensuchen
Um festzustellen, welche Richtlinien notwendig sind, müssen Sie zuerst herausfinden, worüber Sie verfügen. Erst dann können Richtlinien zum Speichern, Klassifizieren, Aufbewahren oder Löschen von Informationen definiert werden.
Erfassen & Klassifizieren
Wenden Sie umfassende Klassifizierungsschemata automatisch an. Tags und Begriffe lassen Benutzer schnell Informationen finden. Administratoren und Informationsmanager können damit die richtigen Inhalte für Aktionen identifizieren.
Aufbewahren oder löschen
Ordnen Sie Regeln für das Lebenszyklusmanagement auf Basis der Klassifikation zu. Dazu gehört die Angabe, wo Inhalte gespeichert sind, wer Zugriff darauf hat und wie lange sie aufbewahrt werden. Sie stimmen auf diese Weise technische Lösungen mit Ihren geschäftlichen Bedürfnissen ab.
Berichten und durchsetzen
Systemadministratoren, Compliance-Beauftragte und Informationsmanager müssen den Überblick behalten. Nur so können sie Lösch- oder Aufbewahrungsaktionen validieren, das Benutzerverhalten nachverfolgen und potenzielle Verstöße identifizieren.
Dokumenten- und Informationsmanagement leicht gemacht
Mit AvePoint können die Prozesse des Dokumenten- und Informationsmanagements einfach gestaltet, automatisiert und durchgesetzt werden. Verbessern Sie die Datenqualität für die Benutzer und die Compliance für die Datenschutz-, Datensicherheits- und Dokumenten-Teams!
Schritt 1: Prüfen
Überprüfen Sie die Daten in allen Unternehmenssystemen auf ihre Übereinstimmung mit regulatorischen Richtlinien und speziellen Anforderungen. Verwenden Sie Heatmaps zur Priorisierung von Risiken.
Direkt markieren
Native Anwendungen können integriert werden, um Inhalte in Office 365, auf Netzlaufwerken und in SharePoint ohne Unterbrechungen zu speichern und zu markieren.
Validieren
Validieren Sie vom Benutzer vorgenommene Klassifizierungen durch Prüfungen und automatisierte Aktionen. Korrigieren Sie anschließend die Klassifizierung oder den Speicherort.
Taxonomie
Setzen Sie eine Unternehmensklassifizierung und Taxonomie ein, um Sicherheitsstufen anzugeben und geeignete Richtlinien zum Informationsmanagement zu verknüpfen.
Übertragen
Verschieben oder migrieren Sie Informationen an den richtigen Ort - auf ein On-Prem-System oder Office 365. Achten Sie dort auf das richtige Laufwerk, die richtige Site, Bibliothek oder Gruppe.
Aufbewahren oder löschen
Aufzeichnen und aufbewahren oder löschen – entsprechend Ihrer dynamischen Klassifizierung und Regel für das Lebenszyklusmanagement von Informationen.