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Daten zusammensuchen und verfügbar halten
Informationsmanagement ist für den geschäftlichen Erfolg von entscheidender Bedeutung. Die Benutzer müssen in die Lage versetzt werden, schnell zu finden, was sie brauchen, und Organisationen müssen in der Lage sein, Risiken zu managen. Der Lebenszyklus im Bereich Dokumentenmanagement und Informationsmanagement beginnt mit der Erfassung von Daten und endet damit, dass sie gelöscht oder aufbewahrt werden. Automatisierung spielt eine wichtige Rolle, um die Abhängigkeit von den Endbenutzern zu reduzieren und die Compliance- und Dokumenten-/Informationsverantwortlichen bei der Anwendung und Durchsetzung von Richtlinien auf zusammengefasster Basis zu unterstützen.
Ob Sie nun mit Office 365, SharePoint oder einem hybriden System arbeiten – Dokumentenmanagement und Informationsmangement können eine große Herausforderung darstellen, u. a. aufgrund von begrenzten Informationsergebnissen, mangelndem Know-how, einer übermäßigen Beanspruchung der Benutzer, fehlender Langzeitaufbewahrung, mangelnder Unterstützung in Bezug auf das physische Dokument sowie begrenzten Audits und Berichten.
Informationen zusammensuchen
Um festzustellen, welche Richtlinien notwendig sind, müssen Sie zuerst herausfinden, worüber Sie verfügen. Erst dann können Richtlinien zum Speichern, Klassifizieren, Aufbewahren oder Löschen von Informationen definiert werden.
Erfassen & Klassifizieren
Automatische Anwendung umfassender Klassifizierungsschemata. Benutzer können mit Tags und Begriffen schnell Informationen finden, und Administratoren und RMs können die richtigen Inhalte für Aktionen identifizieren.
Aufbewahren oder löschen
Ordnen Sie Regeln für das Lebenszyklusmanagement auf der Grundlage der Klassifikation zu – mit Angaben dazu, wo Content gespeichert wird, wer Zugriff darauf hat und wie lange die Aufbewahrungsfrist ist – und stimmen Sie technische Lösungen so auf Ihre geschäftlichen Bedürfnisse ab.
Berichten und durchsetzen
Systemadministratoren, Compliance-Beauftragte und Informationsmanager müssen ständig den Überblick haben, um Lösch- oder Aufbewahrungsaktionen validieren, das Benutzerverhalten nachverfolgen und potenzielle Verstöße identifizieren zu können.
Dokumenten - und Informationsmanagement leicht gemacht
Mit AvePoint können die Prozesse des Dokumenten- und Informationsmanagements einfach gestaltet, automatisiert und durchgesetzt werden. Verbessern Sie die Datenqualität für die Benutzer und die Compliance für die Datenschutz-, Datensicherheits- und Dokumenten-Teams!
Schritt: Prüfen
Überprüfen Sie die Daten in allen Unternehmenssystemen auf ihre Übereinstimmung mit regulatorischen Richtlinien und speziellen Anforderungen unter Verwendung von Heatmaps zur Priorisierung von Risiken
Direkt markieren
Native Anwendungen können integriert werden, um Content in Office 365, File Shares und SharePoint ohne Unterbrechungen zu speichern und zu markieren
Validieren
Validieren Sie vom Benutzer vorgenommene Klassifizierungen durch Prüfungen und automatisierte Aktionen, um die Klassifizierung oder den Speicherort zu korrigieren
Taxonomie
Nehmen Sie eine Unternehmensklassifizierung und Taxonomie vor, um Sicherheitsstufen anzugeben und die richtigen Informationsmanagement-Richtlinien zu verknüpfen
Übertragen
Übertragen oder migrieren Sie Informationen an den richtigen Ort – auf ein On-Prem-System oder Office 365 – und zum richtigen Laufwerk, zur richtigen Site, Bibliothek oder Gruppe
Aufbewahren oder löschen
Aufzeichnen und aufbewahren oder löschen – entsprechend Ihrer dynamischen Klassifizierung und Regel für das Informationslebenszyklusmanagement
Compliance nachweisen
Durch laufende Überwachung, Auditierung, detaillierte Berichterstattung und die Verfolgung von Vorfällen werden Korrekturen und Verbesserungen im zeitlichen Verlauf aufgezeigt
Rollenbasierte Berichte
Heben Sie auf einem intuitiven Berichte-Dashboard Trends und Risiken hervor und exportieren Sie Aktionsberichte, um den aktuellen Fortschritt vorzuweisen
Archiver
Archivieren und automatisieren Sie das Content-Lebenszyklusmanagement für Dateien, E-Mails, Objekte, Konversationen u. a. auf der Grundlage individueller Geschäftsregeln auf intelligente Art und Weise.
Cloud Archiving
Hiermit können Sie veraltete Inhalte von Gruppen, SharePoint Online und OneDrive for Business archivieren, aufbewahren oder entfernen, um die Speicherumgebung zu optimieren.
Cloud Governance
Implementieren Sie eine erweiterbare Governance-Strategie für Office 365, die die Benutzer befähigt, einfach zu verwalten ist und mit zunehmender Akzeptanz der Cloud innerhalb Ihrer Organisation skaliert werden kann.
Cloud Records
Verwalten Sie Office 365-Content und physische Dokumente gemeinsam. Erstellen und überwachen Sie Klassifizierungsschemata sowie flexible Regeln für die Aufbewahrung und das Löschen von Daten.
Datenvalidierung und -klassifizierung
Hiermit können Sie Daten identifizieren und abbilden, während Systeme vor Ort oder in der Cloud durchlaufen, priorisieren, was vor wem geschützt werden soll, und den Lebenszyklus der Daten festlegen.
File Share Archiver
Setzen Sie für File Shares das Content-Lebenszyklusmanagement ein. Übertragen Sie Content in Cool Storage, um Kosten zu senken, die Datenqualität zu verbessern und die Sichtbarkeit zu erhalten.
Governance Automation
Automatisieren Sie das Lebenszyklusmanagement für SharePoint und Office 365 – von der Bereitstellung bis zur Archivierung und darüber hinaus. Ermöglichen Sie die kontrollierte Freigabe neuer Funktionen, um die Akzeptanz zu verbessern und Richtlinien durchzusetzen.
Office Connect for SharePoint & Office 365
Führen Sie Inhalte von Microsoft Outlook, Office und Windows File Explorer in SharePoint und Office 365 zusammen. Verbessern Sie die Produktivität durch einen einfachen Datenaustausch und nahtlose Integration.
Records
Hiermit können Sie Richtlinien für die Klassifizierung, die Aufbewahrung und das Löschen von Content und physischen Dokumenten definieren, verwalten und durchsetzen.
Legen Sie noch heute los
Unsere Experten sind dabei! Wir werden uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre persönliche Beratung zu vereinbaren.