Der neueste Bericht des Microsoft Work Trend Index zeigt, dass erstaunliche 68% der Menschen während des Arbeitstages nicht genügend ungestörte Konzentration haben. Der größte Produktivitätsstörer? Meetings gehören zu den beiden Hauptstörern, weil sie ineffizient sind und während des Arbeitstages zu viele stattfinden.
Allerdings können wir nicht einfach alle diese Meetings abschaffen. Stattdessen sollte der Fokus darauf liegen, die Effizienz der Meetings zu optimieren und sicherzustellen, dass jeder Anruf und Teilnehmer wirklich zu produktiven Ergebnissen beitragen.
Um zu beginnen, benötigen Sie ein umfassendes Verständnis der Kollaborationsmuster Ihres Teams. Administratoren können standardmäßig einige nützliche Teams-Meeting- und Anrufanalysen aufrufen, um Probleme mit Anrufqualität und Verbindungen zu beheben. Aber um das eigentliche Problem zu verstehen, benötigen Sie detaillierte Kennzahlen und Kontext über die Leistung hinaus. Hier kommt tyGraph Calling ins Spiel.
Was ist tyGraph Calling?
tyGraph Calling liefert die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um die Art und Weise, wie Ihre Organisation in Microsoft Teams zusammenarbeitet, zu transformieren. tyGraph Calling berücksichtigt Signale von Teams-Anrufen, Meetings, PSTN, Direktanrufen, M365-Lizenzierung und Ihren eigenen Unternehmensdaten, um Ihnen eine Perspektive zu geben, die auf das Verhalten Ihres Unternehmens heute abgestimmt ist. Mit einem tyGraph Calling-Bericht erhalten Sie detaillierte Einblicke, wie Ihre Mitarbeiter Microsoft Teams für Kommunikation durch Anrufe nutzen, wie viel Zeit in Meetings verbracht wird und wie viel Geld Anrufe und Meetings Ihre Organisation kosten.
tyGraph Calling liefert detaillierte Kennzahlen wie Gesamtvolumen der Anrufe, eindeutige Teilnehmer, Zeitverbrauchsanalytik und sogar – Trommelwirbel – ineffektive Anrufe. Jede dieser Kennzahlen kann auf granularen Ebenen detailliert aufgeschlüsselt werden, wobei für jede eine detaillierte Berichtsseite zur Verfügung steht. Dadurch können Sie sich intensiv mit den Mustern Ihres Teams auseinandersetzen und Ihre Verbesserungsstrategie planen.
Sie können diese Informationen nutzen, um Trends im Kommunikationsverhalten Ihrer Organisation zu entdecken, wie zum Beispiel regionale Kollaborationsstile zu identifizieren, die Beteiligung externer Anbieter zu messen und festzustellen, wie weit fortgeschritten die Teams-Einführung in Ihrer Organisation ist.
Die Aktivitätsprotokolle können Ihnen auch helfen, die Nutzung und Verschwendung von Lizenzen zu identifizieren, zum Beispiel durch Kennzahlen wie ungenutzte Lizenzen, bei denen einem Nutzer Zugriff oder Aktionen gewährt werden, die er nicht nutzt. Dadurch kann Ihre Organisation ihre IT-Investitionen optimieren und nur Nutzern Lizenzen zuweisen, die diese benötigen.
4 kritische Fragen, die tyGraph Calling beantwortet:
In Ihrer gesamten Organisation, von der Personalabteilung bis zum Support, erhält Ihr Team Fragen, auf die es keine Antworten hat, wie Ihr Team arbeitet. Es ist nahezu unmöglich, Muster und Trends zu identifizieren, die bei der Beantwortung dieser Fragen helfen könnten, es sei denn, Sie verfolgen manuell die Aktivitäten jedes Mitarbeiters.
Jetzt können sie jedoch mit den erweiterten Analysefunktionen für Microsoft Teams-Meetings und -Anrufe von tyGraph Calling beginnen, die Puzzleteile zusammenzufügen und Fragen wie diese zu beantworten:
1. “Was macht unser Team mit seiner Zeit?”
Wir alle möchten produktiver und effizienter sein. Wie wir bereits besprochen haben, ist die Überlastung mit Meetings real. Indem Sie verstehen, wie viel Zeit Ihr Team für Anrufe und Meetings aufwendet, können Sie feststellen, ob sie genügend Zeit für ihre Arbeit haben oder ob kulturelle oder betriebliche Veränderungen erforderlich sind, um die Arbeitsweise in Ihrer Organisation zu verbessern.
2. “Nutzen die Mitarbeiter die von uns bezahlten Tools?”
Sie mögen denken, dass Ihr Team weiß, wie man die von Ihnen bereitgestellten Tools nutzt – aber tun sie es auch? Mit Metriken zu Microsoft Teams-Nutzungsmustern, Meeting-Häufigkeit und -Dauer sowie sogar zur Beteiligung der Teilnehmer können Sie verstehen, wer was und wie verwendet. Dadurch können Sie Lücken identifizieren, bei denen zusätzliche Unterstützung oder Schulungen erforderlich sind. Dies stellt sicher, dass Ihre Organisation das Beste aus den bereitgestellten Tools macht und eine effektivere Zusammenarbeit ermöglicht.
3. “Haben wir die richtige Anzahl an Lizenzen?”
58% der CFO’s geben an, dass die Kostenoptimierung in den nächsten sechs Monaten eine ihrer größten Sorgen ist. Keine Organisation hat Geld zu verschwenden, und es macht keinen Sinn, für etwas zu bezahlen, das Sie nicht nutzen. Ebenso wichtig ist sicherzustellen, dass Sie über ausreichende Ressourcen verfügen, um die Nachfrage zu decken. Nichts ist schlimmer als Serviceunterbrechungen oder Leistungseinbußen aufgrund hoher Nachfrage während Spitzenzeiten. Mit einem besseren Verständnis dafür, wie Ihre Organisation ihre Lizenzen nutzt (oder nicht nutzt), können Sie Ihr Budget und Ihre Ressourcen für den größtmöglichen Nutzen optimieren.
4. “Wie viel Kontakt haben wir mit externen Nutzern?”
Insbesondere für stark regulierte Organisationen ist es entscheidend zu verstehen, wer auf was und wann zugreift. Dies gilt auch für Teams-Anrufe und -Meetings – wenn sich ein nicht autorisierter Nutzer regelmäßig zu Anrufen oder Meetings hinzufügt und Sie sie nicht kennen, sollten bei Ihnen die Alarmglocken läuten.
Früher waren diese Fragen nicht leicht zu beantworten. Jetzt kann Ihnen tyGraph Calling mit einem einfachen Bericht einen Ausgangspunkt bieten, um operative Ineffizienzen zu lösen (von Sicherheit bis Benutzererfahrung). Und wir kratzen nur an der Oberfläche dessen, was Sie mit den Erkenntnissen von tyGraph entdecken können – entdecken Sie, welche anderen Insights Sie gewinnen können, um Wirkung zu erzielen.
Wie die Kenntnis der Metriken zu Microsoft Teams-Meetings Ihnen hilft: tyGraph Calling in Aktion
tyGraph Calling hat bereits echten Unternehmen geholfen, ihre Betriebsabläufe zu optimieren. Hier sind zwei Beispiele, wie Organisationen tyGraph Calling nutzen, um ihr Geschäft voranzutreiben:
Der Kunde konnte 30 % der Helpdesk-Zeit zurückgewinnen und den Kundenservice verbessern
Ein Forschungs- und Beratungsunternehmen musste die Effektivität ihres Callcenters bewerten. Sie hatten zwei Hauptfragen: “Warten unsere Kunden zu lange in der Warteschleife, um Hilfe zu erhalten?” und “Haben wir genügend (oder zu viele) Mitarbeiter, um das Anrufvolumen zu bewältigen, das wir erhalten?” Leider konnten diese Fragen mit den von Microsoft nativ angebotenen Informationen nicht leicht beantwortet werden.
Mit tyGraph Calling konnte das Unternehmen die Anrufe verfolgen, die beim Kundendienst eingehen, feststellen, welche Mitarbeiter auf welche Anrufe reagieren, und die Anrufabschlussraten verstehen. Mit diesen Informationen erhielten sie ein klares Verständnis dafür, wie die Mitarbeiter des Callcenters ihre Zeit verbrachten, was es ihnen ermöglichte, die Arbeitslast im Team neu zu verteilen. Sie konnten 30 % der Zeit ihres Helpdesks zurückgewinnen, die Wartezeit reduzieren und die Anzahl der Anrufe auf die Mailbox im ersten Monat reduzieren – und das alles mit tyGraph Calling.
Der Kunde senkte die Lizenzkosten um 500.000 USD durch Insights
Bei der Verlängerung ihrer Enterprise Agreement (EA) konnte sich ein Lebensmittelhersteller nicht über die hohen Kosten für Konferenzlizenzen hinwegsetzen – es war der drittgrößte Posten in ihrem EA. Allerdings waren sie sich nicht sicher, ob diese Lizenzen tatsächlich genutzt wurden. Im Microsoft Teams Admin Center wurde standardmäßig ein kurzer 30-tägiger Überblick über ihre Nutzung angeboten, aber es wurde nicht darauf eingegangen, wie sich diese Nutzung auf bestimmte Nutzer erstreckte, so dass es unmöglich war festzustellen, wie viele Lizenzen tatsächlich genutzt wurden.
Mit tyGraph Calling konnte das Lebensmittelunternehmen sehen, welche Nutzer ihre Lizenzen nutzten. tyGraph kombinierte Lizenzinformationen mit Daten zu Microsoft Teams-Anrufen, und der Kunde erfuhr, dass nur 10 % ihrer Nutzer ihre zugewiesenen Konferenzlizenzen nutzten. Durch die Kündigung dieser ungenutzten Lizenzen konnte dieser Kunde seine EA um 500.000 USD reduzieren.
Das Fazit
Das Verständnis dafür, wie Ihr Unternehmen Tools wie Microsoft Teams nutzt, ist entscheidend, um die Produktivität, Akzeptanz, Kapazitätsplanung sowie Sicherheit und Compliance zu verbessern – unter anderem bei digitalen Kollaborationsherausforderungen. tyGraph Calling bietet Einblicke, die dabei helfen können, diese Herausforderungen und mehr anzugehen.
Durch die Nutzung dieses Tools sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern steigern auch die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter. Machen Sie einen signifikanten Unterschied in Ihren Geschäftsabläufen, indem Sie tyGraph Calling nutzen und von verbesserter Effizienz, Mitarbeiterengagement und allgemeinem Erfolg profitieren.
