Geraardsbergen beveiligt en beheert data in de cloud met AvePoint en Inetum-Realdolmen

Kritieke behoeften

  • Uitgebreide Microsoft 365-back-up
  • Voorkomen van onbedoeld gegevensverlies en teveel delen
  • Effectief Microsoft Teams-beheer
  • Automatisering van bedrijfsprocessen

Download de Case Study

Success Highlights

  • Via de browser naar je werkplek
  • Data governance in het gedrang
  • Back-up en governance

In tijden van aanvallen met cryptolockers is een sluitende back-upstrategie onmisbaar. Via de combinatie van AvePoint en Inetum-Realdolmen kunnen we altijd terugvallen op een complete, geverifieerde back-up van alle Microsoft-cloudtoepassingen die we gebruiken.

JAN DE SMET ICT MANAGER, LOKAAL BESTUUR GERAARDSBERGEN

De uitdaging

In het heetst van de coronacrisis schakelden heel wat organisaties noodgedwongen op thuiswerken over. Daardoor zagen zij naast de applicaties voor hun gebruikers ook een steeds groter deel van hun data naar de cloud verhuizen. Samen met Inetum-Realdolmen ging Jan De Smet, ICT Manager bij het Lokaal Bestuur Geraardsbergen, op zoek naar een oplossing voor de back-up en het gebruiksbeheer van die data. “Het aanbod van AvePoint beantwoordde het best aan onze behoeften.”

Met zijn ICT-team ondersteunt Jan De Smet de verschillende diensten van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen. Naast Stad Geraardsbergen zelf en het Autonoom Gemeentebedrijf omvat die lokale overheidsinstelling ook het OCMW en de Politie. “Het voorbije decennium is onze ICT-infrastructuur sterk geëvolueerd”, vertelt Jan De Smet. “Daarbij lag het accent in eerste instantie op de consolidatie en virtualisatie van onze servers in twee lokale datacenters. Tegelijk hebben we toen al onze software gecentraliseerd.”

Maar de voorbije jaren zette Geraardsbergen ook steeds meer stappen naar de cloud. “Zo hebben we een van beide lokale datacenters alvast verhuisd naar de Rcloud van Inetum-Realdolmen, een van onze vertrouwde ICT-partners. En onze ambitie is om op termijn al onze bedrijfskritische servers in die cloud te laten draaien. Intussen zitten we ook al een tijdje op Exchange in de cloud. We hebben dus geen lokale mailservers meer.”

De AvePoint oplossing

In totaal ondersteunen Jan De Smet en zijn team bijna vijfhonderd eindgebruikers, verspreid over de verschillende diensten van het Lokaal Bestuur Geraardsbergen. Dat vertaalt zich in evenveel Microsoft 365-licenties. “Net voor de coronacrisis uitbrak, hadden we gelukkig al Office 365 uitgerold. Dat maakte dat we goed voorbereid waren op die crisissituatie en al onze medewerkers vanaf dag één thuis konden laten werken via Teams en andere clouddiensten van Microsoft.”

Alleen enkele specifieke toepassingen voor lokale overheden bleken onwerkbaar traag te draaien over een VPN-verbinding. “Daar hebben we heel snel een mouw aan kunnen passen door een RDS-omgeving (Remote Desktop Services) op te zetten in de Rcloud van Inetum-Realdolmen. En dankzij de virtuele werkpleksoftware van Awingu, nog een suggestie van Inetum-Realdolmen, kunnen onze gebruikers nu gewoon via hun browser toegang krijgen tot die Remote Desktop Services.”

De coronacrisis dwong Jan De Smet en zijn team om clouddiensten als Microsoft Teams en OneDrive sneller in de organisatie te introduceren dan oorspronkelijk voorzien. “Veel intensieve begeleiding kregen onze gebruikers daarbij niet: een korte uitleg volstond. In de praktijk bleken de meeste collega’s er ook vlot mee overweg te kunnen. En dankzij die handige cloudoplossing konden onze diensten ook doorheen die moeilijke periode aan de slag blijven.”

Alleen: het gebruik van Teams en OneDrive nam bijzonder snel toe. “Er ontstond vrij snel een wildgroei van Teams en een explosie aan OneDrivebestanden. We kregen amper nog vragen om extra capaciteit aan onze fileservers toe te voegen. Dat kon maar één ding betekenen: de bestanden die vroeger op onze fileservers belandden, zitten nu via Teams en OneDrive in de cloud. En dat deed bij ons toch een aantal alarmbellen afgaan.”

“Terwijl een fileserver een gecontroleerde omgeving is, waar niet iedereen zomaar toegang toe krijgt, is die controle in de cloud veel minder gegarandeerd. Zo kunnen ook externe contacten deel uitmaken van een Team. Een medewerker die rechten heeft op een bepaalde map op onze fileserver, zou die map dus via Teams of OneDrive kunnen delen met personen die niet over diezelfde rechten beschikken. Bovendien bieden clouddiensten als Microsoft Teams wel opslag aan in de vorm van OneDrive, maar geen back-up.”

Uit een analyse van verschillende opties kwam AvePoint als best passende oplossing naar voren. Ook hier trad Inetum-Realdolmen als partner op. “De meeste toepassingen focussen enkel op back-up”, zegt Jan De Smet. “Avepoint gaat verder.” Concreet vond het team in Avepoint een oplossing voor de back-up van de volledige Microsoft 365-omgeving, waaronder Office 365, Teams, OneDrive, SharePoint, Exchange, Bookings, enzovoort. “Wanneer iemand per ongeluk een document verwijdert, een map, een mailbox of een compleet Team, dan kunnen we dat met AvePoint makkelijk uit de back-up halen en terugzetten.”

Daarnaast – en minstens even belangrijk – is dat AvePoint ook een governance-oplossing biedt. “Dat laat ons toe policies in te stellen en op te volgen. Zo beheren we wie toegang heeft tot welke data, wie welke data mag delen, enzovoort – net zoals we dat vroeger al deden voor de data op onze eigen fileservers.” Het zorgt ervoor dat het IT-team stap voor stap de wildgroei in het gebruik van Teams en OneDrive weer onder controle krijgt. “We analyseren wie wat doet en wie welke rechten moet krijgen. Eenmaal dat in kaart is gebracht, stellen we policies op, die we vervolgens ook afdwingen. Het zorgt ervoor dat niet zomaar iedereen nieuwe Teams kan aanmaken of om het even welke data delen.”

Kortom

De implementatie van AvePoint zorgt bij het Lokaal Bestuur Geraardsbergen voor de nodige gemoedsrust. “Security is voor mij altijd al van het grootste belang geweest”, zegt Jan De Smet. “In tijden van aanvallen met cryptolockers is een sluitende back-upstrategie onmisbaar. Via de combinatie van AvePoint en Inetum-Realdolmen kunnen we altijd terugvallen op een complete, geverifieerde back-up van alle Microsoft-cloudtoepassingen die we gebruiken.” Want, ook in Geraardsbergen keren de medewerkers van het lokale bestuur straks niet helemaal terug naar de oude manier van werken. “Toepassingen als Teams en OneDrive zijn blijvers”, besluit Jan De Smet. “Met AvePoint kunnen we die in alle veiligheid ook blijven gebruiken.”