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Fünf Tipps für die Arbeit aus dem Homeoffice mit Teams

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Angesichts der weltweiten aktuellen Gesundheitslage ist es recht wahrscheinlich, dass auch Sie gerade Ihre Arbeit aus dem Homeoffice aus erledigen. Für alle, die nicht regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, kann diese Umstellung durchaus Herausforderungen mit sich bringen.

Wir hoffen, dass Ihnen einige der folgenden Tipps helfen, wenn Sie mit Situationen konfrontiert werden, die Ihnen aus dem Büro bislang nicht vertraut sind.

Unsere Erfahrung mit sicheren ebenso wie mit unsicheren verteilten Zusammenarbeitsstrukturen hat uns gelehrt, dass mit den folgenden Stellschrauben die Betriebskosten gesenkt und die Sicherheit im Betrieb wie auch im Allgemeinen verbessert werden können – sofern man früh genug reagiert.

Tipp 1: Eine Governance-Richtlinie einrichten

Wenn Sie als Admin tätig sind, benötigen Sie eine wirkungsvolle Governance-Richtlinie, um sicherzustellen, dass die Arbeitsumgebung für die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern auch im Homeoffice sicher ist. In einer On-Premises-Umgebung ist das zumeist die Norm, doch Office 365 kann in dieser Hinsicht etwas überwältigend wirken.

Natürlich können Sie die native Governance-Funktion von Microsoft Teams nutzen, möglicherweise ist eine automatisierte Governance-Lösung jedoch die bessere Wahl, wenn Sie einen proaktiveren Ansatz verfolgen möchten.

Tipp 2: Videoanrufe in Microsoft Teams nutzen

Bislang haben Sie Besprechungen wahrscheinlich persönlich abgehalten, mussten dafür einen Raum reservieren und vielleicht sogar Konflikte mit anderen Besprechungen umschiffen. Bei Microsoft Teams verläuft dieser gesamte Prozess deutlich reibungsloser.

Sie können sich einfach in einen Teams-Videoanruf einwählen, um die Details eines Projekts auch von zu Hause aus weiterhin persönlich zu besprechen.

Für die Videoanrufe gibt es übrigens einige ziemlich praktische Funktionen: Beispielsweise können Sie den Hintergrund weichzeichnen, um potenzielle Ablenkungen während des Anrufs auszublenden. Außerdem können Sie den Anruf auch aufzeichnen, damit diejenigen, die an der Besprechung nicht teilnehmen konnten, alle Details mitbekommen.

Tipp 3: @Erwähnungen nutzen

Haben Sie schon häufiger Schwierigkeiten damit gehabt, die Aufmerksamkeit einer Kollegin oder eines Kollegen auf ein bestimmtes Projekt zu lenken? Mit @Erwähnungen können Sie in Unterhaltungen direkt bestimmte Personen ansprechen. Ich nutze @Erwähnungen, um andere direkt auf ein bestimmtes Thema aufmerksam zu machen und ihren Input einzufordern. Im Arbeitsalltag muss es oft schnell gehen. In diesem Kontext ist eine @Erwähnung im entsprechenden Chat eine gute Möglichkeit, um Zeit zu sparen. So kann die Person reagieren, wenn ihr eigener Zeitplan es zulässt.

Tipp 4: Die Apps von Microsoft Teams nutzen

Bei der Arbeit aus dem Homeoffice ist ein effektives Zeitmanagement häufig ein besonderer Knackpunkt. Keine Sorge: Es gibt zahlreiche Apps, die im Großen wie im Kleinen helfen, vom Einrichten einfacher Erinnerungen bis hin zur Verbesserung von bestehenden Prozessen. Sehen Sie sich die in Teams verfügbaren Apps einfach einmal an und versuchen Sie, einige in Ihre Gruppenchats oder Teams-Kanäle zu integrieren.

Meine persönlichen Favoriten sind OneNote für die Zusammenarbeit, Power Automate für die Prozessoptimierung und AVA für die Wiederherstellung von Inhalten aus Backups.

Tipp 5: In Echtzeit zusammenarbeiten

Angesichts der Möglichkeit, in Echtzeit Office 365-Dokumente anzulegen, zu öffnen und zu bearbeiten, wird Ihnen das Arbeiten im Büro geradezu wie die Steinzeit vorkommen. Diese Funktion setzt den Schwerpunkt auf eine flexible Zusammenarbeit. Die Mitglieder können Dokumente live überprüfen und bei Bedarf sofort Änderungen vornehmen.

Einen Raum zu reservieren, nur um gemeinsam mit dem Team an einem Dokument zu arbeiten, ist nun nicht mehr nötig. Stellen Sie einfach eine Teams-Besprechung ein und teilen Sie das Dokument in der Besprechung, sodass alle direkt während des Meetings auf das Dokument zugreifen können.

Dank vieler Jahre Remote-Arbeit weiß ich aus eigener Erfahrung um die Probleme, die beim Arbeiten im Homeoffice über einen längeren Zeitraum auftreten können.

Wenn ich an frühere Situationen zurückdenke, wird mir wieder bewusst, wie schwierig die Remote-Kommunikation mit den Kolleginnen und Kollegen vor den nunmehr zwei Jahren mit Teams oft war. Wenn Sie über einen längeren Zeitraum von zu Hause aus arbeiten müssen, ist Teams definitiv das Mittel der Wahl für die Kommunikation.


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