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Daten sind nichts Greifbares und können daher leicht verloren gehen. Es gibt viele Ursachen für Datenverluste – von einfachen Fehlclicks der Endbenutzer bis hin zu düstereren Verletzungen der Netzsicherheit. In der Regel müssen Unternehmen auf ihre Datenspeicher zurückgreifen, um Informationen wiederherzustellen, wenn sie Daten durch eines der nachstehenden Ereignisse verloren haben:

  • Technische Fehler oder Pannen
  • Skrupellose IT-Administratoren
  • Versehentliche Datenlöschung
  • Verstoß gegen die Netzsicherheit

Technische Fehler oder Pannen

Auch wenn Pannen im Zuge der technologischen Weiterentwicklung seltener auftreten, so passieren sie doch nach wie vor. Die maßgeschneiderten Funktionen von Office 365 bieten viele Vorteile, doch die kundenspezifischen Anpassungen von Designs, Lösungen, Workflows, Branding und anderen Modifikationen von Benutzeroberflächen bringen das Potential technischer Fehler oder Pannen mit sich. Die kundenspezifische Anpassung muss daher nach Feststellung eines Fehlers unter Umständen zurückgenommen werden.

Technisch bedingte Datenverluste können auch durch Hardware- oder Softwarefehler, Firmware-Fehler, beschädigte Daten oder Stromausfälle verursacht werden. Diese Probleme können überraschend und unerwartet scheinbar aus dem Nichts heraus auftreten, was zur Folge hat, dass die Unternehmen auf ihre Behebung nicht gut vorbereitet sind.

Zu allem Übel können technische Schwierigkeiten mehr als nur datenbezogene Konsequenzen haben. Je nachdem, welches System betroffen ist, kann ein Datenverlust zu stunden- und in manchen Fällen sogar tagelangen Ausfällen führen. Disaster-Recovery-Pläne sind notwendig, um redundante Systeme und auch Daten für den Ernstfall bereitzuhalten.

Skrupellose IT-Administratoren

Die IT-Mitarbeiter sind die Wächter der Datenbank. Ein unzufriedener IT-Manager könnte jedoch jederzeit Informationen vorsätzlich löschen oder stehlen. Die Auslöser für Datenverluste dieser Art reichen von vorsätzlicher Wirtschaftsspionage bis hin zu Handlungen opportunistischer Einzelner, die Unternehmensdaten zum Zwecke der persönlichen Bereicherung verkaufen.

Administratoren haben viel Macht über Unternehmensdaten und damit die Möglichkeit, sich Kopien von Daten für persönliche Zwecke herunterzuladen und geschäftliche Dateien zu löschen, auch wenn dies nicht die gängige Praxis ist. In puncto Datenmanagement müssen Unternehmen leider alle potenziellen Bedrohungen in Betracht ziehen, und zwar externer wie interner Art.

Benutzerfehler / Versehentliche Datenlöschung

Benutzerfehler sind schon lange eine der häufigsten Ursachen für Datenverluste. Dass Mitarbeiter Daten und Unterhaltungen aus SharePoint, Office 365‑Gruppen und Microsoft Teams löschen oder sogar vorhandene Daten überschreiben, ist schnell passiert. Deshalb ist es wichtig, Daten zu verfolgen und künftige Offenlegungsaufforderungen im Auge zu behalten. Schließlich passiert so etwas irgendwann den meisten Menschen.

Benutzer können auch die Übeltäter sein, wenn es in der Schatten-IT zu unbeabsichtigten Datenlecks kommt. Zwar sind viele Apps und Dienste nützlich und helfen den Mitarbeitern definitiv dabei, ihre Aufgaben besser zu erledigen, allerdings sind diese Tools nicht Teil des sicheren Firmennetzwerks. Externe Dienste werden also weder überprüft noch überwacht. Ohne es zu wissen, könnten Benutzer sensible Unternehmensdaten in Gefahr bringen, während sie eigentlich nur versuchen, ihre eigene Effizienz, Kreativität oder Produktivität zu steigern.

Benutzer umgehen von der IT-Abteilung bereitgestellte Lösungen nur allzu gerne. Daten, die normalerweise Teil der unternehmenseigenen Wissensspeicher wären (SharePoint-Sites, Office 365‑Gruppen, Newsfeeds usw.), werden dabei in persönlichen Postfächern und auf OneDrives gespeichert.

Man sollte bedenken, wie leicht auch diese Daten verloren gehen können: Wenn ein Mitarbeiter in den Ruhestand geht oder das Unternehmen verlässt, können auf OneDrive und in Exchange gespeicherte Daten schon allein aufgrund der Aufbewahrungsrichtlinien gelöscht werden, wodurch häufig wertvolle Informationen verloren gehen.

Cyberkriminalität

Benutzerfehler sind die häufigste Ursache für Datenverluste, Cyberkriminalität ist die beängstigendste. Cyberkriminelle sind in der Regel:

  • Diebe, denen es um Gewinn geht
  • adrenalinsüchtige Hacker
  • Staaten auf der Suche nach Strategien

Die Angriffe erfolgen in zahlreichen Formen. Zielgerichtete personalisierte E-Mail-Scams (sogenannte „Phishing“-Mails) können Endbenutzer dazu verleiten, einen schädlichen Link anzuklicken oder einen infizierten Anhang zu öffnen. Viele dieser Mails öffnen inzwischen die Tore für Ransomware.

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