Die Herausforderung
Eine Backup-Lösung war für die COMLINE AG eine grundlegende Voraussetzung für die Migration ihrer Daten zu Microsoft Office 365. Nach einer Analyse des Marktes kam für den CIO des Unternehmens nur AvePoint Cloud Backup infrage.
Die COMLINE AG bietet ihren Kunden seit 1990 IT-Dienstleistungen über die gesamte Wertschöpfungskette der IT hinweg, wie z. B. Business-Strategieberatung, Geschäftsprozessgestaltung, Software-Entwicklung, Cloud-Management sowie IT-Management-Services. Nach der Beteiligung der Dr. Schmidt-Gruppe im Jahr 1999 und der Fusion mit COMICS im Jahr 2002 wurde die COMLINE AG 2004 erstmals in die Liste der Top-10-Systemhäuser Deutschlands aufgenommen. Mittlerweile beschäftigt das Unternehmen 500 Mitarbeiter an zehn Standorten in Deutschland.
Die COMLINE AG verwendet Microsoft Office 365 und nutzt täglich Services wie Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business und die Enterprise Mobility Suite. Ziel war es, ein gemeinsames Portal für alle Mitarbeiter zu schaffen und die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu fördern. Dabei nutzt die COMLINE AG bereits 95 Prozent der von allen Mitarbeitern verwendeten Applikationen in der Cloud. Bei Anwendungen, die nur von einzelnen Abteilungen genutzt werden, steht die Migration noch aus.
Die Cloud-Nutzung bietet dem Unternehmen einen entscheidenden Vorteil. „Alle Systeme immer auf dem aktuellen Stand zu halten, ist ein enormer Aufwandstreiber“, erläutert Martin Blach, der seit 2016 CIO der COMLINE AG ist. „Durch die Nutzung von Microsoft Office 365 wird die Aktualisierung aller Systeme für uns übernommen. Wir müssen uns in dieser Hinsicht um nichts kümmern und so können wir uns gezielt auf unsere eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Die gesparte Zeit kommt dabei unseren Kunden zugute.“
Im Jahr 2014 hat sich die COMLINE AG dazu entschlossen, ihre Dienste schrittweise in die Cloud zu verlagern. Im Rahmen einer Outsourcing-Strategie wurde ein Plan entwickelt, der ab 2015 nach und nach umgesetzt wurde. Dieser umfasste unter anderem die Überprüfung des Datenschutzes und die Erstellung eines technischen Konzepts unter Beteiligung des Betriebsrats am Prozess. In diesem Rahmen wurde auch eine passende Backup-Lösung gesucht.
„Alle Unternehmen, die O365-Komponenten nutzen, sollten sich die Frage stellen, was bei einem Datenverlust passiert – vor allem auch hinsichtlich der neuen Datenschutzgrundverordnung, die im Mai 2018 in Kraft getreten ist“, sagt Martin Blach. „Wir mussten daher sichergehen, dass die Daten, die wir in der Cloud nutzen, bei Löschung, Zerstörung oder einem sonstigen Verlust wiederhergestellt werden können.“
Martin Blach setzte sich als CIO der COMLINE AG dafür ein, eine geeignete Backup-Lösung zu implementieren. Da die Implementierung einer solchen Lösung auch von den Mitarbeitern des Unternehmens gewünscht wurde, stand schnell fest, dass die Verlagerung der Dienste in die Cloud auch eine Cloud-Backup-Lösung erfordert. „Ohne eine Backup-Lösung hätten wir keine Daten nach O365 migriert“, ist sich Martin Blach sicher.
AvePoint’s Cloud Backup
Auf der Suche nach einer passenden Backup-Lösung und nach einer eingehenden Beratung mit dem internen Cloud-Management-Teamleiter entschied sich die COMLINE AG schnell für AvePoint Cloud Backup. „AvePoint Cloud Backup hat uns mit dem Speichern der Daten in einem On-Premise-Rechenzentrum sowie mit der Offline-Wiederherstellung, wodurch Inhalte der Dateisysteme auch offline wiederhergestellt werden können, überzeugt“, sagt Martin Blach. „Dieses spezielle Tool zur Offline-Wiederherstellung in Verbindung mit der SaaS-Cloud-Backup-Lösung konnte uns nur AvePoint bieten. Damit gab es auf dem Markt keine andere Backup-Lösung, die für uns infrage kam.“
Nachdem sich Martin Blach und sein Team für AvePoint Cloud Backup entschieden hatten, alle technischen Schritte umgesetzt waren und auch der Betriebsrat seine Zustimmung gegeben hatte, konnte die COMLINE AG ab Dezember 2017 AvePoint Cloud Backup einsetzen. Im Rahmen eines Proof of Concept konnten Blach und sein Team die Backup-Lösung testen. „Dabei wurden wir umfassend von den Servicetechnikern von AvePoint beraten und gecoacht“, sagt Martin Blach. „Die Einrichtung verlief einwandfrei; es gab von unserer Seite nur wenige Änderungswünsche, die schnell umgesetzt werden konnten. Innerhalb von vier Stunden war die Einrichtung abgeschlossen.“
Mit AvePoint Cloud Backup können nun gelöschte Daten innerhalb von kürzester Zeit wiederhergestellt werden. Seitdem die COMLINE AG die Backup-Lösung nutzt, gab es auch bereits mehrere Datenverluste, die beispielsweise die gesamten Exchange-Postfächer einiger Führungskräfte des Unternehmens betrafen. Terminabsprachen und andere wichtige Informationen waren damit unwiderruflich gelöscht. Durch das Cloud Backup von AvePoint waren jedoch alle Daten innerhalb eines Tages wiederhergestellt.
„Der große Nutzen von AvePoint Cloud Backup hat sich schon mehrere Male gezeigt. Die betroffenen Mitarbeiter waren nach der Wiederherstellung sehr froh darüber, ihre abhandengekommenen Daten so schnell und einfach zurückerhalten zu haben“, erläutert Martin Blach. „Insgesamt sind wir mit der Backup-Lösung sehr zufrieden und freuen uns, mit einem so professionellen und zuverlässigen Team zusammenzuarbeiten.“
Der Cloud-Ansatz bietet der COMLINE AG enorme Vorteile bezüglich der Konfiguration und der Überwachung, das Backup übernimmt AvePoint. „Wir brauchen uns um nichts zu kümmern – die Daten werden von AvePoint übertragen, gesichert und in einem vom Kunden definierbaren, verschlüsselten Storage abgelegt“, sagt Martin Blach.
Die Verschlüsselung gewährleistet, dass nur die COMLINE AG Zugriff auf die gesicherten Daten hat. Dazu hat Martin Blach einen speziellen Schlüssel festgelegt, der bei Bedarf auch verändert werden kann und nur ausgewählten Mitarbeitern im Unternehmen bekannt ist. Durch die Verschlüsselung wird eine zusätzliche Sicherheitsstufe geschaffen. Wenn unsere Kunden fragen, wer Zugriff auf ihre Daten hat, können wir ihnen mit ruhigem Gewissen sagen, dass die Daten in einem geschützten, verschlüsselten Storage liegen, auf den nur COMLINE zugreifen kann.“
Das Fazit
Die COMLINE AG denkt mittlerweile auch über die Einführung von Microsoft Teams nach. Wenn sich die Pläne konkretisieren, werden Martin Blach und sein Team dabei wieder auf die Unterstützung ihres Partners zurückgreifen. AvePoint hilft bei der Einführung von Microsoft Teams, unterstützt die Implementierung und bietet eine Cloud-Governance-Lösung an.
In naher Zukunft wird für die COMLINE AG vor allem das Thema Collaboration eine verstärkte Rolle spielen, da die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens weiter optimiert werden soll. Außerdem plant das Unternehmen, Power BI von Microsoft einzusetzen, um das Reporting zu optimieren und zusätzlich Workflows zur Verwaltung und Unterstützung von Geschäftsprozessen zu erstellen.
„Cloud-Dienste und automatisierte Prozesse werden auch in Zukunft eine wichtige Rolle für uns spielen“, sagt Martin Blach. „Die Implementierung von AvePoint Cloud Backup war für uns eine wichtige Voraussetzung dafür, unsere Daten in die Cloud zu migrieren. Durch die schnelle, unkomplizierte Umsetzung und die umfassende Unterstützung von AvePoint sind wir nun bestens darauf vorbereitet, all unsere Dienste in die Cloud zu verlagern. Unser Ziel ist es, bis Mitte 2019 alle Dienste in der Cloud zu nutzen.“
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