教室の全国拡大に伴い増大した情報管理のリスクを、AvePoint Cloud Backup でサポート、 社内だけでなく保護者の方や加盟店にも安心感を

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  • 夢見る株式会社
  • 顧客ロケーション 大阪市淀川区
  • 業界 教育
  • プラットフォーム Google Workplace
  • AvePoint ソリューション

    Google Workspace Backup

ハイライト

  • 従業員数の増加に伴い、Google Workspace 上の情報管理を強化するため、 AvePoint Cloud Backup を導入
  • セキュリティ対策によって、保護者の方に安心していただき、フランチャイズ加盟店の拡大にも貢献
  • 社内では情報管理のセキュリティを意識するように。Google Workspace 上で不要なアカウントはすぐに削除

顧客である保護者の方やフランチャイズ加盟店に対して、弊社は情報管理のセキュリティ対策をしていると説明材料を持てたことは、特に評価できるポイントです。保護者の方に安心していただけますし、フランチャイズ加盟店を拡大していく上でも重要だと考えています。

大野 圭市 様 夢見る株式会社 教材開発

Customer Interview

お話を伺った方

夢見る株式会社
教材開発
大野 圭市 様

Q: 事業内容についてお聞かせください。

「夢見る株式会社は、全国 100 教室以上を展開しているロボットプログラミング教室『ロボ団』を運営しています。ロボ団では、「好きを学びに社会とつながる」をコンセプトに、子供たち自身の「好き」の感情から溢れるエネルギーと学ぶ力に着目し伸ばすことを目指した独自のカリキュラムと、身の回りにあるプログラミング技術をテーマとした授業内容が強みであり、2019 年 12 月に家電量販店大手の株式会社エディオンにグループ入りしたことで、教室数はさらに拡大しているところです。」

Q: AvePoint Cloud Backup を導入するに至った背景をお聞かせください。

「弊社では、従業員情報やカリキュラムの内容、教材の資料、FC 加盟校の情報など、会社業務に関わるすべての情報を Google Workspace 上で管理しています。もともと Gmail を社内で使用していた流れから、Google Workspace を導入したのですが、事業規模が拡大するにつれて情報セキュリティに大きく3つの課題が生じたのです。」

従業員数が増えたことで増大した情報管理のリスク

「社員が 10 名ほどの頃は管理するデータも少なく、誰がどのデータを管理しているかすぐに分かる状態でしたが、今では 50 名規模まで社員が増え、インターン生やアルバイトも増えたことで、様々な情報管理のリスクが顕在化しました。例えば、データの先祖返りや上書き、誤って削除してしまう、といったリスクです。Google Workspace は、データが削除されてから 30 日間は保持する仕様なのですが、それ以降は完全に削除されてしまうため、すぐミスに気が付かなければ手遅れになってしまうのです。過去には実際、重要な書類が削除されたことに 30 日間気が付かず、完全に削除されてしまったこともありました。」

経営層からのセキュリティ強化の要請

「以前から経営陣は情報管理のリスク自体は理解はしてはいたものの、どのくらいの費用を投じて対策すべきか、またどのように対策すべきか分からず、足踏みしていました。一方で現場では、大事なファイルの場所がすぐに分からなかったり、誤ってファイルを削除してしまったりと、いつ大きなトラブルが起きてもおかしくない状態だったのです。情報管理を怠れば、最悪のケースとして信用失墜による生徒の退会数増加や加盟校の離脱を招くと理解した経営陣は、情報管理に費用を投じる意思を固め、ツールの導入を検討していくこととなりました。」

Q: 情報管理を強化するため、AvePoint Cloud Backup を選択された理由について お聞かせください。

比較検討では、価格とツール上の言葉の分かりやすさ、日本語対応を重視

「Google Workspace 上のデータをバックアップできるソリューションを調べていくなかで、AvePoint Cloud Backup に出会いました。その後、複数の他社ツールでもトライアルを行なって比較検討しています。今回、特に重視していた要素が価格です。弊社の規模感、想定されるセキュリティリスクに対して適切な価格を提示いただけたと感じています。比較検討をした他社ツールや相場と比べても費用が安価で、データ容量が無制限の仕様であったことも高評価のポイントでした。その他の要素として、ツール上の言葉が分かりやすいことも良かったですね。外資系のツールはマニュアルを読んでも理解できない文言が多く、解釈と操作に時間がかかることもありますが、AvePoint Cloud Backup は分かりやすい日本語であることはもちろん、日本人の方にサポートいただけるので安心しました。経営陣が情報管理の重要性を認識していたタイミングだったことも後押しとなり、比較的スムーズに AvePoint Cloud Backup の導入が決定しました。」

Q: 導入までのプロセスや現在の活用状況について、お聞かせください。

バックアップ完了を確認するだけでなく、ライセンス数の把握としても活用

「AvePoint Cloud Backup の導入にあたっては、製品サポートの方からも手厚くサポートいただきました。トライアルの段階からもサポートいただけまして、今後ツールを活用していくビジョンやシチュエーションを明確に描くことができています。また、バックアップの際に表示されたエラーについても、問い合わせからすぐにご回答いただけたので安心しました。ツールの初期設定自体はすぐに完了しており、契約から 2、3 営業日後からバックアップできる状態となっています。バックアップを取るデータ容量は無制限ではあったものの、頻繁にバックアップを取るとそれだけ時間がかかってしまうため、1 日に 3 回データを取得するという設定に決めました。
現在、特に活用している機能は大きく 2 つです。1つはバックアップの実行が成功しているかを一目で確認することができるレポート機能です。もっとも、バックアップに失敗したという表示をいまだに見たことがないのですが、メールに通知が毎回届くたびに確認しています。そして、ライセンス数をすぐに確認できる機能も頻繁に活用しています。弊社では Google Workspace のアカウントはアルバイトのスタッフにも発行しているため、管理が非常に煩雑になっていたのです。退職している社員のアカウントが残っていることもあり、どうにかして管理しなければと考えていたのですが、今回の取り組みによって、バックアップを実行する際にライセンス数を確認する習慣がつきました。バックアップを一度取った退職者アカウントは不要になったら削除もできるので、ライセンス管理の面からも役立っています。」

Q: AvePoint Cloud Backup を採用したことで、得られたメリットについて お聞かせください。

親会社や保護者の方、フランチャイズ加盟店に安心していただける

「顧客である保護者の方やフランチャイズ加盟店に対して、弊社は情報管理のセキュリティ対策をしていると説明材料を持てたことは、特に評価できるポイントです。保護者の方に安心していただけますし、フランチャイズ加盟店を拡大していく上でも重要だと考えています。データが完全に消失する心配がなくなったことも、大きなメリットですね。データの内容にもよりますが、例えば生徒向けの教材データがすべて完全に削除されてしまえば、数年分の蓄積が消え去ってしまいます。もし1から復元しようとすれば、手作業で1年以上もかかってしまうでしょう。また、今回の取り組みを機に社内でセキュリティを意識するようになったことも、大きな変化です。Google Workspace 上で不要なアカウントはすぐに削除するようになりましたし、もしそこに重要な情報があったとしても、AvePoint Cloud Backup によって後からリストアすることができます。「もしかしたら大事な情報が残っているかもしれないから、とりあえずアカウントを残しておこう」と考えることもなくなり、不要なアカウント数は0になっています。」

Q: 今後の展望についてお聞かせください。

「今回のセキュリティ強化の取り組みは、今後も経営レベルで取り組むべき課題の1つであると考えているため、責任を持って進めていく必要があると考えています。弊社は 2022 年で創業から 10 年になり、さらなる事業拡大のために社内体制を見直している最中です。また、大学や研究機関と提携したカリキュラムや教材の研究開発にも力を入れていく予定です。そうした取り組みで得られた貴重なデータはしっかりと保護していき、万が一削除されても復元できる環境を維持していく必要があると考えています。そのためにも、AvePoint Cloud Backup のソリューションは今後もしっかり活用していきたいですね。」

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。 「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・800 万人のユーザーに提供しています。