セルフ プロビジョニング機能を搭載した最新のクラウド イントラネットへのアップグレードに成功した Sunshine Coast Council

クリティカル ニーズ

  • 共有ワークスペースやサイトに対して、必要なタイミングで問題なく作動する自動プロビジョニング機能
  • ワークスペースに対する自動ライフサイクル管理機能
  • データ使用状況に関する正確なレポート機能
  • Microsoft 365 の導入を拡大することで、IT 負荷を軽減できるソリューション

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  • Sunshine Coast Council
  • 顧客ロケーション オーストラリア・カラウンドラ
  • 業界 官公庁・地方自治体
  • プラットフォーム Office 365
  • AvePoint ソリューションGovernance AutomationDocAve

ハイライト

•SharePoint Online コミュニケーション サイトや Microsoft Teams ワークスペース サイトに対して、サイトの名称・所有者変更などを含む自動プロビジョニングを実現
•期限切れの未使用サイトに対してリース期間を有効に
•SharePoint Online や Microsoft Teams を含む新規の Microsoft 365 プラットフォームについて、持続可能な導入を実現

顧客紹介

Sunshine Coast Council (SCC) はクイーンズランド州南東部に位置し、303,000 人におよぶ住民の生活をサポートする地方自治体です。後背地にある絵画のように美しい街並みや、海沿いに位置する都市部、水路や国立公園、国有林や低木地帯、農村地域、美しい山々を有する自然豊かな土地が、地域の発展に貢献しています。

Sunshine Coast Council には、約 1,100 名のユーザーが所属しています。持続可能な社会の実現を目指して、多様なバックグラウンドを持つ従業員 1 人 1 人を尊敬し、自身が提供する幅広いサービスの高い品質に誇りを持っています。

挑戦

SCC では、導入から時間が経過したオンプレミスの SharePoint サイトから、クラウド ベースの新規イントラネットおよびコラボレーション プラットフォームへの転換を検討していました。同議会は、SharePoint Online や Microsoft Teams を含むアプリやコラボレーション ツールのポートフォリオを活用するため、Microsoft 365 への移行を決定しました。

Microsoft 365 への移行に際して、SCC では迅速な導入促進や、必要な時に問題なくプラットフォームの活用が可能なソリューションを求めていました。加えて、専門的な知識や高質な検索機能といった、データ管理の核となるソースを維持するため、コンテンツ レポジトリやコラボレーション エコシステムを整理された状態で管理することが重要でした。

これらのゴールを達成するため、SCC では組織全体の監視やコントロールを行いつつ、IT チームへの負担を追加せずに、ユーザー自身でワークスペースへのセルフ プロビジョニングを実行できるソリューションを必要としていました。

AvePoint のソリューション

AvePoint のパートナー企業である Sharing Minds は、SCC が Governance Automation を実装し、ワークスペースの自動プロビジョニングや管理プロセス、有効期限を必要な時に問題なく作成できるようサポートしました。

Governance Automation を実装したことで、SCC のデータ環境では現在、IT 部門へのリクエスト提出用にフォーム認証のセルフサービス ウェブサイトが作成されます。

ユーザーは、リクエスト提出および自動 (または手動) 承認を利用し、SharePoint サービスへのアクセス権を取得できます。

例えば議会スタッフが新規のコミュニケーション サイトやチーム サイト、サイト名の変更などを実行したい場合は、AvePoint ポータルへログインし、希望のサービスをリクエストします。AvePoint プラットフォームを活用すると、このリクエストに対して自動的に承認およびプロビジョニングを実行することが可能です。

さらにデータ使用状況を追跡し、サイトへのリース期間を有効にすることで、同議会では SharePoint や Microsoft 365 環境をより効率的に管理することが可能になりました。これによって使用していないサイトが見逃されずに期限切れとなり、コンプライアンス関連の問題発生を防ぐとともに、不必要なアイテムにわざわざリソースを費やす手間を省くことができます。

Governance Automation を導入することで、SCC では大規模な人的資源を必要とせずに、プラットフォームの長期的なサポートや管理が容易となりました。

加えて同議会では AvePoint の Content Manager も活用し、SharePoint コミュニケーション サイト、Microsoft Teams ワークスペース、サイトやドキュメント メタデータ、ラベルに基づく Project Online レコードに対してシームレスな統合を実現しました。

最終結果

SCC では現在、Microsoft 365 の導入やコンテンツ管理を持続的に拡大すると同時に、不必要なアイテムを削除してデータ環境の整然化を図っています。

さらに Governance Automation を導入し、ワークスペース プロビジョニングやライフサイクル管理といった煩雑なタスクにかかっていた時間を節約することで、SCC の IT チームではより戦略的なタスクに時間を費やすことが可能となり、Microsoft 365 ロードマップを加速しています。

会社概要

AvePoint は、デジタル トランスフォーメーションを目指す企業・組織に、Microsoft 365 ソリューションの移行·導入サービスと補完製品を全方向的に提供するソリューション ベンダーです。

「情報プラットフォーム利活用の推進」「働き方改革」「TCO 削減」 など、業種・業界に応じたニーズを、全世界 16,000 組織・700 万人のユーザーに提供しています。