DocAve® を採用した中東の政府機関、3 種類のレガシー システムから Microsoft® SharePoint® への移行期間を 6 ヶ月間短縮

クリティカル ニーズ

  • 3 種類の移行元プラットフォームからのデータの選択的移行、新規プラットフォームへのデータ統合
  • 移行期間中の通常業務への影響を最小限に抑制
  • SharePoint 既定の監査機能を強化できるレポート機能

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  • 顧客ロケーション 中東
  • 業界 官公庁・地方自治体
  • プラットフォーム File System, SharePoint 2010, SharePoint 2013
  • AvePoint ソリューションDocAveAvePoint の移行ツール

ハイライト

  • 移行プロジェクトに必要となる期間を 9 ヶ月から 3 ヶ月に削減し、3 種類のレガシー システムからの移行を実現
  • アクセス権限、最終更新日時などのメタ情報を保持したまま、400 GB におよぶコンテンツを移行
  • ファームのパフォーマンスおよび使用状況に対する監査を、ユーザー アクティビティ、ワークフロー使用状況、セキュリティ設定変更等をカバーするレポートの自動生成で実現
「DocAve を使用したおかげで、アクセス権限などのメタデータを保持したまま移行し、 スムーズに新環境に移行できました。」
アプリケーション部門リーダー

挑戦

中東に位置する国家のある政府機関は、SharePoint 2010 と EMC Documentum、ファイル サーバーの 3 種類をドキュメント管理やコラボレーションに使用してきましたが、IT オペレーションのシンプル化とコラボレーション システムの中央化のため、コラボレーションに使用するプラットフォームを SharePoint 2013 に統一することが決定しました。

移行先環境の構築を実行する中で、担当者はイントラネット用ファーム 1 件、外部公開用ポー タル 1 件、プロジェクト用ポータル 1 件のマルチ ファーム構成が、抱えているニーズに最も適しているとの結論に達します。

しかし、移行プロジェクトを計画する過程で、この機関の IT チームは SharePoint の既定機能によって発生する問題に直面することになりました。レガシー コンテンツをそのまま移行するのではなく、必要なデータのみを選択し、再構成を実行することを希望していました。

「スマートに移行プロジェクトを実行し、ユーザーのニーズに合致した新環境を構築したいという希望がありました」 と、この機関のアプリケーション部門リーダーは振り返ります。「しかしサード パーティー ツールなしでは、実現不可能に思えました。」

もうひとつの課題は、移行期間中にレガシー コンテンツを使用して業務を実行しなくてはならないユーザーの存在でした。手動での移行ジョブ、しかもプロジェクトに当たることができるのが管理者 1 名のみとあって、移行期間は 9 ヶ月の長期にわたる試算となりました。

「移行データを選択できる機能、そして移行期間中も通常通り業務を実行できる機能が必要なことは明確でした」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。

加えて、SharePoint レポート作成機能も必要とされていました。 この機関の扱うデータは機密性が高いものが多いため、ユーザー アクティビティに対する監査や SharePoint 不正使用の検知など、情報環境をセキュアに保つことができる機能が求められていました。

また、SharePoint が問題なく動作できるかどうかをレポートする機 能にもニーズがありました。「我々はエンド ユーザーのニーズにこたえるため、多くの労力を割いて SharePoint 2013 環境の構成に取り組んでいました」 と同氏は振り返ります。

「そのため、エンド ユーザーがどのように SharePoint を使用してい るか、SharePoint のテクノロジーから利益を得ているか、ファームが正常に稼働できているかを確認する機能が必要でした。」

AvePoint のソリューション

組織のニーズにこたえるため、この組織では、SharePoint を対象として移行・運用管理・データ保護を実行する統合ソリューションである DocAve を選択します。

「DocAve は、旧環境からデータを移行しながら、新環境の再構築を実行するという機能を備えていました。これは、SharePoint の既定機能だけでは実現できないことでした」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。「また、必要なデータだけを選んで移行することも、DocAve なしでは実現不可能でした。これは、まさに我々が移行の際に求めていたことでもありました。」

この機関にとって大きなメリットとなったのは、DocAve が SharePoint 2010 と EMC Documentum、ファイル サーバーという、この機関が使用していたすべての移行元環境に対応してい たことでした。各旧環境用それぞれの移行ツールの使用方法を習得する必要も解消され、時間の節約となりました。

「DocAve の使い方は簡単に理解することができました」 と、アプ リケーション部門リーダーは語ります。「旧環境 1 種類からの移行方法を覚えてしまえば、同じ方法を他のプラットフォームにも援用することができます。トレーニングの時間を短縮することができ、生産性も向上しました。」

トレーニングのために確保する必要があった時間は、データのクリー ンアップとコンテンツの再構成に振り分けることができました。全ての レガシー コンテンツを移行するかわりに、必要なコンテンツのみを選択して移行を実行できたことで、スペースを消費する不要なコン テンツを整理することが可能になったのです。

「最終的には、SharePoint 2013 に移行したデータは 400 GB になりました」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。 「DocAve を使用したおかげで、新環境に持っていきたいデータのみを選ぶことができました。DocAve の最小単位移行を活用し、不要なコンテンツ 210 GBを移行前に取り除くことに成功したのです。 」

また、DocAve では移行ジョブのスケジュール設定が可能です。これを活用し、業務時間外の移行ジョブ実行を実現しました。 「DocAve を使用すると、移行ジョブを夜間に実行するなどの設定を実行すれば、朝から夕方までは通常業務にあたることができま す。エンド ユーザーにも不便をかけなくてすみました。当初は移行の完了まで 9 ヶ月を予定していたのですが、実際には 3 ヶ月で完了してしまいました。ここまで期間を短くできたのは、自動実行があった からだと思います。」

また、IT 部門は、SharePoint の情報アーキテクチャ (IA) 再編 成というタスクを実行する必要に迫られていました。このタスク も、DocAve のコンテンツ管理機能を使用することで、ずっと簡単に、しかもメタデータ等の付随情報を失うことなく、実行することが可能になりました。

この機関の IT 部門では、SharePoint ファイルの URL を短縮す るというタスクを実行していました。エンド ユーザーが SharePoint 2010 をファイル サーバーのように使用していたため、よく考えないままサブ フォルダーに投下されるファイルが後を絶たず、結果としてトップ フォルダーからなる複数層のレイヤーが埋め込まれてしまう結果となったのです。

「SharePoint 2013 環境をユーザーに公開する準備を進めるうちに、このようなアクションへの対策を考えなくてはならないということがわかりました」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。

「今回の移行をきっかけに情報アーキテクチャを再構築することで、 サブ フォルダーに埋め込まれたファイルに到達するまでに 10 回もクリックしなくてはいけないという事態を解消することができまし た。DocAve を使用したおかげで、アクセス権限などのデータを保持したまま移行でき、メタデータ等を喪失することなくプラットフォームの再構築が可能になりました。」

また、DocAve のレポート作成機能も、SharePoint の安全な使 用と使用量のチェックに貢献しています。アプリケーション部門リー ダーは、例えばユーザーがアラート機能を適切に使用しているかどうか、イントラネットで非アクティブ状態になっているユーザーは誰かなどの情報を得るため、レポート機能を活用しています。

「運用管理の面からは、Microsoft の推奨するベスト プラクティス の枠内でのファーム使用ができているかをチェックできるベスト プラクティス レポートを特に便利に活用しています」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。「毎月自動実行できるように設定しておき、レポートは保存しています。」

また、SharePoint 環境をセキュアに保つためにも、DocAve が活躍しています。「エンド ユーザーのコンピューターがウィルスに感染してしまい、SharePoint サイトに影響が出た際には、そのユーザーが SharePoint にアップロードしたファイルのレポートを生成・出力しました」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。

「そのユーザーはサイト所有者になっていたため、データに影響が生じたかどうかを検証することができたのは大きな安心につながりまし た。」

最終結果

柔軟性の高い DocAve 移行ツールは、EMC Documentum、SharePoint 2010、そしてファイル サーバーという 3 種類の旧環境からの移行を、当初の予定より 6 ヶ月短縮して完了し、当初の予定よりもずっと早く SharePoint 2013 の使用を開始できました。

加えて、最小単位までカバーし、移行先ファームの構築をニーズ 通りに実現することができたばかりでなく、付加情報を失うことなく 移行することが可能になりました。また、レポート機能を活用する ことで、この機関はより堅牢な SharePoint 環境を手に入れることにも成功しました。

「DocAve を使うことで、SharePoint の既定機能を上回る成 果を手にしました」 と、アプリケーション部門リーダーは語ります。 「DocAve のおかげで、大がかりなトレーニングも必要ないまま、機関全体の移行プロジェクトを IT 管理者たった 1 人で完了することができました。」