DocAve® Online 導入により、インフラから人件費まで総合的なコスト削減を達成した Christian Church Homes

クリティカル ニーズ

  • 既定の機能を超えたバックアップ・復旧
  • データ保護コストの削減
  • ユーザー権限に対するより強力なコントロール

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ハイライト

  • データをアイテム レベルの粒度でリストア、重要な Office 365 コンテンツのバックアップ作業を自動化
  • 災害時用復旧サイトの維持が必要なくなったことにより、ハードウェアおよびインフラのコストを 6000 ドル削減
  • ビジネス要件に合わせて権限管理をシンプル化し、カスタム権限レベルを簡単に設計
「Exchange Online と DocAve Online を使用することで災害復旧用サイトを維持する必要がなくなりました。これだけで年間 6000 ドルのコストを削減することができます」
Leland Foster IT 部門長、Christian Church Homes

挑戦

高齢者向け住宅の管理に特化した組織である CCH では、SharePoint 2007 および Microsoft Exchange を使用して、リースや経費に関する重要ドキュメントを中央化し、米国中の職員がアクセスしやすい環境を構築しています。

Microsoft SharePoint およびMicrosoft Exchange のオンプレミス サーバーでの管理が大変になりコストもかかるようになったことで、CCH は400 ギガバイト (GB) の機密データを Office 365 へ移行することを検討しはじめます。

CCH にとってクラウドはコスト削減を達成するだけでなく、社内サーバーのメンテナンスが必要なくなり、遠隔ユーザーとのコラボレーションやリソース ストレージの一本集約化など、様々なメリットのあるソリューションでしたが、IT 管理者にとっては改善すべき部分がいくつか見えていました。


そのうちの 1 つが Exchange Online です。既定のデータ保護機能ではアイテム レベルでの復旧に対応していないため、データ復旧作業は非常に時間のかかるものでした。

「人事的な理由から、退職者が出るたびに個人のメールボックスを 抽出してファイルにバックアップしておく必要がありました」 CCH IT 部門ディレクターの Leland Foster 氏は話します。 「既定の機能ではこの作業を行うことができないだけでなく、データ保持ポリシーに変更を加える必要もあったのです」


もう一つの課題は、350 名のエンドユーザーが数千のドキュメントやフォームにアクセスする場合に必要となる SharePoint Online 権限のシンプルな管理です。

「権限管理という点において、SharePoint Online の既定機能はとてもユー ザー フレンドリーとは呼べないものでした」 Foster 氏は話します。「私たちは、正しいユーザーに正しいアクセス権限を与 えることができるよう、権限の再構成を適切に行うことのできるソリューションを探していました」


非営利団体ということもあり、CCH はなるべくコストのかからない Office 365 コンテンツ管理・保護のためのサード パーティ ソリューションを模索しはじめます。

AvePoint のソリューション

Office 365 データの保護と管理を最適化するため、CCH は DocAve Online の導入を決定します。DocAve Online は Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションです。DocAve Online は AvePoint Online Services モジュールの一部を構成しています。


AvePoint によるデモを通じ、CCH は DocAve Online の持つバックアップ・リストア機能を使用すれば CCH のビジネス要件に合ったデータ保護戦略を構築することができると感じました。

「SharePoint Online の既定機能において私たちが直面した最大の課題は、最小単位での復旧ができないということでした」 Foster 氏は話します。「DocAve Online を使用すれば、メール コンテンツをアイテム レベルで簡単に復旧することができます。メールボックス レベルの復旧に比べて大きな時間削減になるのです。おまけに、操作はとても簡単でした」


DocAve Online では、CCH のバックアップ要件に合った様々なオプションが提供されます。Foster 氏は、Microsoft 既定のバックアップ機能ではコンテンツの保持やバックアップ時に十分なコントロールがないと感じていました。

「DocAve では多くのバックアップ先から選択できるのが気に入っています」 Foster 氏は話します。「私たちの環境では現在、Azure ストレージへバックアップを行っています。さらに、どのデータを保持するのかや、いつまで保持するのかといったことも指定することができるのです。Microsoft の SLA では 30 日間の保持ポリシーしか設定できませんが、私は SharePoint Online に対して 8 週間、Exchange Online に対して 1週間の保持ポリシーを定めました」


Foster 氏はまた、DocAve Online を使用してバックアップ スケジュールを自動化することに成功しました。

「私たちの環境では完全バックアップを毎週、増分バックアップを毎日行っています」 Foster 氏は話します。「バックアップ スケジュールをすぐに設定できただけでなく、仮に問題が発生した場合でも通知メールが飛んでくるように設定しているため、管理作業が本当に楽になりました」


Office 365 への移行を完了して DocAve Online を導入した結果、CCH はこれまで災害復旧用のサーバーやサイトの維持にかかっていたコストを削減することに成功しました。 また、クラウドに移行したことで Exchange サーバーや災害復旧用サイト、データ センターのハードウェアやインフラにかかっていた電気代などのコストについても圧縮に成功することができました。

CCH IT 管理者は、Microsoft と AveP oint が提供するソリューションによって大きな恩恵を得ることができたのです。


「あるとき突然地震が発生し、サーバーの電源が切れてしまうような事態が発生したことがありました。その際、災害復旧用サイトへのアクセスにも影響が出てしまったのです」 Foster 氏は話します。「しかし、Exchange Online と DocAve Onlin eを使用することで災害復旧用サイトを維持する必要がなくなりました。これだけで年間 6000 ドルのコストを削減することができます。また、バックアップがしっかりと管理されているということで、大きな安心感もあります」


CCH ではまた、データ保護管理を行うプラットフォーム上で同時に権限の管理も行うという、シンプルな SharePoint 管理を実現することができました。

「DocAveOnline を使用することで、SharePoint Online 既定機能でできなかった最小単位での権限の再構成が可能になりました」 Foster 氏は話します。「今私たちは主要な機能ごとにドキュメントを分類し、特定のグループに対しては読み取りのみの権限を、他のグループには編集できる権限を付与するというように、DocAve を使用して権限構成を構築する処理を行っています。DocAve ではすべての作業を 1画面で行うことができるので、何がどこにあるのかをすぐに把握することができます」

最終結果

DocAve Online の導入後、CCH は Microsoft の既定機能を使用していた以前に比べ、よりコントロールを効かせたデータ保護戦略を実施できるようになりました。

CCH の IT 管理者は DocAve Online のバックアップ・リストア機能を活用することで、作業時間の短縮を実現しただけでなく、バックアップ作業の自動化や粒度の細かいリストア作業を完全忠実な形で迅速に行うなど、様々な面において作業効率の改善を達成することができたのです。

さらに、SharePoint Online のユーザー権限に対するコントロールも強化されたといいます。「DocAve Online を導入したおかげで、Office 365 のシームレスな管理とユーザー フレンドリーな使用感を同時に実現することができました」 Foster 氏は話します。「必要な時に必要なデータが得られる、という信頼を得られたのが嬉しいですね」

顧客紹介 Christian Church Homes

Christian Church Homes (CCH) は、住宅の建築・管理を行い、高齢者が自宅をもって快適な生活を送ることができるようサポートする組織です。CCH では現在、住宅の管理、所有、共同所有サービスを 6 州 59 コミュニティで展開しています。

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