Microsoft Teams などの管理ワークフローを AvePoint Cloud Governance で実現

クリティカル ニーズ

  • 自社開発の管理システムからの脱却
  • 海外の法規制やガイドラインに準拠したポリシーの適応
  • Multi-Geo テナントに対応したデータの保管

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  • アステラス製薬
  • 顧客ロケーション 日本
  • 業界 製薬
  • プラットフォーム Microsoft 365
  • AvePoint ソリューションCloud Governance

管理システムを AvePoint Cloud Governance へと移行したことで、ワークフローの作成やメンテナンスが簡単に行えるようになり、管理も徹底しやすくなりました。また Multi-Geo テナントに対応しているため、GDPR に準拠しやすいことも大きなメリットです。

齊藤 啓一 氏 アステラス製薬株式会社 | 情報システム部 デジタルテクノロジーグループ 次長,

米国法人で AvePoint Cloud Governance 導入したのは、他社のツールに比べてカバー範囲が圧倒的に広かったからです。AvePoint Cloud Governance を Microsoft Teams 管理に使えば、法務部やコンプライアンス関連のポリシーを、各チームに確実に設定できます。

Tom Bauer 氏 Associate Director, Digital Technology Group, Astellas US LLC

Customer Interview

医療用医薬品の研究および開発に特化し、世界 70 カ国以上で事業を展開することで医療の最先端を走り続けているアステラス製薬株式会社。ここでは 2017 年から Microsoft 365 の導入を開始し、2020 年には Microsoft Teams の活用も始めています。その管理システムとしてグローバルに展開されているのが、AvePoint Cloud Governance です。以前は自社開発の管理システムを利用していましたが、その開発負担が大きく、最近では法務部門やコンプライアンス関連部門からの要望も増えてきたため、パッケージ製品への脱却が行われたのです。AvePoint 製品が採用された理由は、カバー範囲が他社製品に比べて圧倒的に広いこと。また Teams アプリ MyHub によるセルフ サービス型のワークフローの構築および運用が容易で管理の徹底が行いやすいことや、Microsoft 365 の Multi-Geo テナントに対応しており、GDPR への準拠が行いやすいことも高く評価されています。同社では約 5,000 に上るチームが作成されていますが、そのほぼすべてをAvePoint Cloud Governance で自動的に管理。今後は Microsoft 365 のすべてのリソースを AvePoint Cloud Governance の管理下にしていく予定だと言います。

法務部やコンプライアンス関連部門の要望に対応するため、自社開発の管理システムから脱却

コミュニケーションとコラボレーションの基盤として、世界中の数多くの企業や組織で活用されている Microsoft Teams。日本でも新型コロナ ウイルス感染症拡大を契機に、本格的な活用を開始したケースが数多く見られます。Teams を活用することで、テレワークなどで離れた場所にいる社員どうしも円滑にやり取りができ、情報の蓄積や共有も簡単に行えるようになります。その一方で、新たなチームを作成する際のルールをどうするのか、不要になったチームをいつ削除するのか、そして蓄積された情報をどのように管理するのかといったガバナンス面で、新たな課題に直面している企業や組織も少なくありません。

この問題を、AvePoint Cloud Governance で解決しているのが、アステラス製薬株式会社 (以下、アステラス製薬) です。同社は 2005 年 4 月に山之内製薬株式会社と藤沢薬品工業株式会社が合併して誕生した製薬会社。「先端・信頼の医薬で、世界の人々の健康に貢献する」という経営理念の下、前立腺がん治療剤や白血病治療剤、免疫抑制剤などの提供を通じて、医療の最先端を走り続けています。

そのコミュニケーション基盤について、アステラス製薬 情報システム部 デジタルテクノロジーグループで次長を務める齊藤 啓一 氏は、次のように説明します。

「オンプレミスの Microsoft SharePoint を 2008 年から使い始めており、2017 年に行った Microsoft Exchange Online の導入を皮切りに、オンプレミスから Microsoft 365 への全社移行を進めてきました。2019 年には SharePoint を Online 化し、2020 年にはオンプレミスで使っていたMicrosoft Skype for Business も Microsoft Teams へと移行しています。
SharePoint や Skype for Business の管理は自社開発のシステムで行っており、共有フォルダーなどの作成や権限設定といったワークフローを、自動的に実行するしくみも実現していました」。

しかし自社開発の管理システムは、新たな機能の追加を行うたびに開発プロジェクトを組む必要があり、その負担が大きくなっていたと齊藤 氏。またマネジメント層からも「市販パッケージが適用できるものは自社開発すべきではない」という方針が打ち出されていたと言います。さらに、法務部やコンプライアンス関連部門から、コラボレーション ツールの管理に関する要件が増えていったことも、自社開発から脱却するきっかけになったと語ります。

「当社はグローバルにビジネスを展開しているため、海外の法規制/ガイドラインやそれに伴うプロセスにも対応する必要があります。それにより、残しておく必要のない未使用のチームや古いチャット情報をきちんと削除するなど、管理システムへの要望がより強くかつ多様になっていたのです」。

米国法人で先行していた AvePoint Governance Automation の活用、
その流れを汲み AvePoint Cloud Governance のグローバル展開へ

アステラス製薬‗齊藤氏と Bauer 氏

このような要望に迅速に対応するため、2019 年には AvePoint Cloud Governance を標準管理ツールにすることに決定。その判断の背景には、米国法人の動きがあったと齊藤 氏は説明します。「米国法人ではオンプレミスの SharePoint の管理に、AvePoint Governance Automation を使っていました。これを、Microsoft 365 サービスに対応した AvePoint Cloud Governance に切り替え、グローバルに展開するのが合理的だと考えました」。

それではなぜ米国法人では、AvePoint Governance Automation の採用を決めたのでしょうか。これについてはデジタルテクノロジーグループで Associate Director を務める Tom Bauer 氏が、次のように述べています。

「SharePoint の管理のために AvePoint Governance Automation を導入したのは 2018 年でしたが、その主な理由は他社のツールに比べてカバー範囲が圧倒的に広かったからです。また AvePoint Cloud Governance をMicrosoft Teams 管理に使えば、法務部やコンプライアンス関連のポリシーを各チームに確実に設定できるようになります。さらに、当社では各チームの管理者を 2 名立てておき、1 名が何らかの事情で管理者から外れた場合でも管理者不在にならないことを必須としていますが、AvePoint Cloud Governance ならチーム管理者が 1 名になった時点で自動的にメールが送られ、管理者を追加するように促します。将来は Microsoft 365 のリソース管理全般に、AvePoint Cloud Governance を使うことも視野に入れていました」。

これに加えて齊藤 氏は、Microsoft 365 が提供する「Multi-Geo テナント」に対応していることも、AvePoint Cloud Governance の魅力の 1 つだと指摘します。

「これは 2021 年 7 月に展開された機能ですが、Multi-Geo テナントではMicrosoft Teams ユーザーとグループに対して優先的に使用するデータの格納場所を設定できます。このような機能は、欧州のデータ保護規則である GDPR への対応で重要な役割を果たします。これは医薬品業界だけではなく、グローバルに展開しているあらゆる業種、業態の企業にとって、見逃せない機能だと思います」。

2019 年 7 月には、AvePoint 社のコンサルタントが参加し、日本側で既存の管理ツールとのフィット ギャップ分析を実施。その結果は米国法人に導入する AvePoint Cloud Governance の設計にも活かされています。

「このようにグローバルでの対応を問題なく行えることも、AvePoint 社の重要な強みだと感じています。また AvePoint の技術者は、製品を売りたいという姿勢ではなく、技術的な側面を正直に語ってくれることも、大きな特長です。さらに、こちらが必要とする機能をすぐに開発してくれるアジャイルな姿勢も評価しています」 ( 齊藤 氏)。

ワークフローの作成やメンテナンスに必要なリソースを大幅に削減、管理の徹底も容易に

MyHub 利用イメージ

アステラス製薬では、Skype for Business から Microsoft Teams への本格的な移行に伴い、AvePoint Cloud Governance の活用を開始。それ以前にも Teams がパイロット的に使われていたこともあり、AvePoint Cloud Governance の管理下ではないチームも 100 程度存在していますが、他はすべて AvePoint Cloud Governance の管理下にあります。2022 年 2 月時点でのチームの総数は約 5,000 に上っているので、ほとんどのチームがAvePoint Cloud Governance の管理下にあることになります。

AvePoint Cloud Governance によるチームの作成は、ユーザー自身がMyHub という Microsoft Teams アプリを利用してセルフ サービス型で行えます。まず画面で「作成」を選択すると、SharePoint Online、Teams、Yammer の選択肢が表示されます。ここで Teams を選択すると「社内だけで使用する」「社外の人も招待する」という選択肢が表示され、さらにポリシーのディスクレーマーが表示されて承認を行うようになっています。この後に管理者を指定し「OK」をクリックすれば、チーム サイトが自動的に作成され利用可能になります。

作成されたチーム サイトを継続するか否かは、 6 か月ごとに自動的にチェックされます。ここで管理者は、サイトの継続利用、サイトを削除する、のいずれかを選択できます。アクセスが一定期間なかったサイトの場合には、「既に○か月間使われていません」という通知が管理者に送られ、継続利用するか否かの確認が行われます。これに対応しないとサイトは読み取り専用になり、さらに一定期間が経過すると、アクセス権が剥奪され、最終的にそのサイトは消去されます。

「自社開発システムから AvePoint Cloud Governance に移行したことで、このようなワークフローの作成やメンテナンスが、簡単に行えるようになりました」と齊藤 氏。また AvePoint からの継続的なサポートがあり、運用を外部に委託することも容易だと言います。「既に今では日本国内のパートナーに運用を委託しています。その結果、社内で費やされる人的リソースが大幅に少なくなり、今後の計画や戦略立案などに時間を割けるようになりました」。

管理の徹底が容易になったことも大きなメリットです。使われなくなったサイトやチームは自動的に削除されるため、不要な情報が残り続けるリスクも回避できます。また AvePoint Cloud Governance の自動通知機能によって、組織改編などに伴い管理者不在になってしまいサイトを破棄していいのかわからなくなることもありません。このような点は法務部門やコンプライアンス関連部門からも、高く評価されていると言います。

「既に Microsoft Teams に加えて SharePoint Online と Yammer も AvePoint Cloud Governance で管理できるようにしていますが、今後は Tom が言っていたように、Microsoft 365 のすべてのリソースを AvePoint Cloud Governance の管理下にしていきたいと考えています。その 1 つとして挙げられているのが、Microsoft 365 グループの管理です。当社では 2021 年 10 月に動画公開のための Stream をグローバルに展開していますが、その公開範囲の設定には Microsoft 365 グループを使用する必要があるからです。現在ではこれを AvePoint Cloud Governance で管理していますが、近い将来にはすべての Microsoft 365 グループも AvePoint Cloud Governance で管理する計画です」。

Microsoft 365 が提供する Microsoft Teams のようなツールは、エンドユーザーにとって非常に便利なものですが、その管理をエンド ユーザー任せにしておくのは、決して安全だとは言えません。アステラス製薬の事例はこの問題を解決するうえで示唆に富んだものだと言えるでしょう。

さらに、Microsoft Teams アプリ MyHub によって、エンド ユーザーへのセルフ サービス展開を容易に行えた点も評価されたポイントです。チームの作成を行うのにポータル サイトなどに切り替えて行う必要がなく、同じ Teams 上でシームレスに行えることで、エンド ユーザーへの負担も少ないことが、成功の要因の一つであった、と齊藤 氏は語ります。