In all den Jahren, die ich bisher im Bereich SharePoint und Office 365 arbeite, bin ich oft Personen aus meiner früheren Technologiekarriere begegnet, die seit Jahrzehnten in der IT arbeiten und noch nie von SharePoint gehört haben. Dadurch inspiriert, habe ich mich dazu entschlossen, eine neue Reihe zu beginnen, die neuen Benutzern als freundlicher Einstieg in die Grundlagen von SharePoint dient. Es wird auch ein Beitrag folgen, in dem wir uns mit ein paar Prinzipien zur Verwaltung von SharePoint und Office 365 befassen.

Nachstehend finden Sie Antworten auf die grundlegendsten Fragen, die ich zu SharePoint sowie dem Zweck des Systems und seinen Fähigkeiten erhalte. Ich hoffe, dass Sie diese hilfreich finden!

Was ist SharePoint?

SharePoint ist ein Website-basiertes System zur Zusammenarbeit, das Workflow-Anwendungen, Listen-Datenbanken und andere Webparts und Sicherheitsfunktionen nutzt, um die Zusammenarbeit von Geschäftsteams zu ermöglichen. SharePoint gestattet dem Unternehmen, das die Plattform einsetzt, außerdem die Kontrolle des Zugriffs auf Informationen und die geschäftseinheitsübergreifende Automatisierung von Workflow-Prozessen.

Die Microsoft Cloud-Version von SharePoint, SharePoint Online, verfügt über zahlreiche zusätzliche Funktionen zur Integration mit anderen Cloud-Anwendungen und ergänzt viele mit einer Office 365- oder Microsoft 365-Lizenz angebotenen Microsoft-Pakete.

Welche Vorteile ergeben sich aus der Verwendung von SharePoint?

SharePoint ermöglicht Informationsspezialisten in großen und kleinen Unternehmen quer durch alle Unternehmensstrukturen eine erhöhte Produktivität und Sichtbarkeit. Die Funktionen von SharePoint sorgen für eine reibungslose intranetbasierte übergreifende Zusammenarbeit, die unter anderem sicheres Teilen, Content-Management und die Zusammenarbeit bei Workflows ermöglicht.

Für eine website-basierte Kollaborationsplattform ist SharePoint leicht zu pflegen und die Grundlagen sind für Anwender leicht zu verstehen. SharePoint ist zudem uneingeschränkt anpassbar und hoch skalierbar. Es gibt viele verschiedene Wege, wie Unternehmen die Plattform zur Realisierung erhöhter Produktivität und Rendite nutzen.

Wofür wird SharePoint genutzt?

SharePoint war in den letzten 17 Jahren als Intranetplattform, die alle Geschäftssektoren umspannt, wesentlich für die Erhöhung der Arbeitseffizienz in Fortune-500-Unternehmen. Die vielen Funktionen der Plattform tragen wesentlich zur Erleichterung der Zusammenarbeit an Ad-hoc-Projekten und Etablierung von Standardgeschäftsprozessen zu Informationsaustausch, Dokumentenveröffentlichung und Datenaufzeichnung bei.

Funktionen wie Sicherheitskontrollen, Co-Authoring, Versionierung und Integration in Exchange (Outlook-E-Mail-Anwendungen) gestatten geschäftlichen Anwendern, in weniger Zeit mehr Arbeit zu erledigen und dabei die Integrität der Arbeitsergebnisse sicherzustellen. SharePoint umfasst folgende Fähigkeiten:

  • Genehmigung von Dokumenten als Voraussetzung dafür, dass diese angezeigt werden
  • „Auschecken“ von Dokumenten zur Verhinderung einer Mitwirkung beim Verfassen von Dokumenten oder der Bearbeitung durch eine andere Person
  • Erhalt von Benachrichtigungen, wenn Dokumente hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden
  • Erstellung von Workflows mit If-Then-Logik zur Automatisierung von Aktionen wie dem Verschieben oder dem E-Mail-Versand von Dokumenten und der Aufzeichnung von Informationen

All diese Funktionen erhöhen die Produktivität von geschäftlichen Anwendern. Das Beste kommt aber erst. SharePoint übertrifft alle vorher da gewesenen Systeme zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten bezüglich der Anzeige von Informationen darüber, welche Informationen/Dokumente gespeichert sind und warum.

Es ist in SharePoint extrem einfach, Metadaten, oder Informationen über Daten (wie Änderungszeit, Erstellt von usw., aber auch benutzerdefinierte Tags für Dokumente oder Elemente), einzufordern, sodass Mitarbeiter besser verstehen können, warum ein Dokument besteht und warum es wichtig ist, ohne es öffnen zu müssen. SharePoint gestattet Benutzern sogar die Erstellung von benutzerdefinierten Datenbanken in einem benutzerfreundlichen Format und die Aufzeichnung Tausender verschiedener Informationen, die in die zuvor erwähnten Workflows oder andere Geschäftsprozesse integriert werden können.

Was ist eine SharePoint-App?

Apps in SharePoint sind Integrationen, die den Standardbereichen zur Zusammenarbeit auf der Plattform Funktionen hinzufügen. Manche Apps gehören standardmäßig zur Plattform, aber es gibt noch andere, die Funktionen und Optionen hinzufügen, die nicht Teil der Standard-SharePoint-Plattform sind. Dabei kann es sich um eine Bibliothek handeln, in der Benutzer Dokumente und Dateien speichern und teilen können, Kalender-Plug-Ins, oder leistungsstarke Workflow-Apps wie Nintex, mit denen einfach viele wiederholbare logische Aktionen in SharePoint ermöglicht werden usw.

Wie wird SharePoint zur Zusammenarbeit genutzt?

SharePoint stellt einen webbasierten Platz bereit, zu dem Benutzer Dokumente zum sofortigen Teilen mit anderen Personen, die Zugriff darauf benötigen, hochladen können. Sie können auch über einen eigenen Speicherplatz  – OneDrive – verfügen. Die darauf hochgeladenen Dokumente oder Dateien sind für andere nicht sichtbar, bis Sie freigegeben werden oder anderen Benutzern Zugriff auf das entsprechende Dokument gewährt wird.

So wird aus der Freigabe der Anzeige eines veröffentlichten Dokuments für eine Gruppe von Kollegen ein Prozess mit nur einem Schritt – wenn man das möchte. Die zuvor erwähnten Genehmigungs- und Workflow-Funktionen dienen der Kontrolle, wie Dokumente geteilt werden und wie Mitarbeiter an Informationen in ihrem Unternehmen arbeiten.

Links zu geteilten Dokumenten oder Bereichen zur Zusammenarbeit können auch einfach per E-Mail versandt werden, was es für Benutzer einfach macht, schnell auf die gewünschten Dateien zuzugreifen.

Unternehmen nutzen SharePoint häufig zur Veröffentlichung von unternehmensweiten Informationen wie HR-Dokumenten, Ankündigungen und Memos.

Wie kann SharePoint im Content-Management eingesetzt werden?

SharePoint ermöglicht auf viele verschiedene Arten das Hinzufügen von Metadaten zu Dateien zur Sortierung, Organisation und Nachverfolgung von Inhalten von Unternehmen. Viel wichtiger ist aber, dass SharePoint als Plattform auch Tags für Inhalte erzwingen kann, wenn geschäftliche Anwender sie zu Bereichen zur Zusammenarbeit hochladen. Ebenso kann im Rahmen dieses Prozesses von Endbenutzern die Angabe von Metadaten zu Dokumenten eingefordert werden.

Wenn die Inhalte und Metadaten sich auf der Plattform befinden, gibt SharePoint Unternehmen Workflow-Tools zur Automatisierung folgender Aspekte an die Hand:

  • Prozesse auf Basis von Informationen, die von Endbenutzern bereitgestellt wurden
  • Inhaltslebenszyklus-Tools zur Ermöglichung der Verwendung von Datensätzen
  • Entsorgung von Informationen auf Grundlage von Unternehmensrichtlinien

Die Mehrheit der Fortune-500-Unternehmen verlässt sich seit über einem Jahrzehnt auf die SharePoint-Plattform, und das SharePoint-Ökosystem stellt eine Multi-Milliarden-Dollar-Industrie dar. Mit den neuen Fähigkeiten von SharePoint Online als Teil von Office 365/der Microsoft 365-Cloud-Anwendung sowie der Verknüpfung mit Diensten wie Flow, Office 365-Gruppen und Teams werden SharePoint und SharePoint-basierte Dienste in allen vertikalen Märkten immer wichtiger.


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