So erstellen Sie in Microsoft 365 gemeinsame Kalender für große Gruppen

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Gemeinsame Kalender in Microsoft 365 können für große Gruppen wirklich praktisch sein! Diese beiden Beiträge könnten dabei auch interessant für Sie sein:

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Gemeinsame Kalender in Microsoft 365 verschaffen Ihnen einen Überblick über die Aufgaben, Termine, Meetings und andere wichtige Details Ihres Teams, was die Zusammenarbeit zwischen Teams und Abteilungen fördert.

Das Erstellen von gemeinsamen Kalendern ist eigentlich ziemlich einfach, wenn Sie es mit einer kleinen Gruppe zu tun haben. Sie können fünf Nutzer-E-Mail-Adressen manuell eingeben, und schon sind Sie fertig. Aber wie geht man mit großen Gruppen um, die aus mehr als 100 Nutzern bestehen?

Im Folgenden erklären wir zwei einfache Möglichkeiten, wie Sie gemeinsame Kalender in Microsoft 365 für große Gruppen erstellen können, ohne sich durch die verwirrende Matrix aus mehreren Admin Centers und der manuellen Eingabe hunderter von E-Mail-Adressen kämpfen zu müssen.

1. Erstellen eines gemeinsamen Postfachs/Kalenders in Exchange Online

Das Einrichten eines gemeinsamen Kalenders in Exchange Online ist einfach, wenn Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Das zahlt sich am Ende aus, denn Sie können Berechtigungen in Zukunft einfacher zuweisen, bearbeiten oder löschen, da Sie dies nach Gruppen tun können.

Hier ist ein Überblick über das, was Sie tun müssen:

  • Eine E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppe erstellen
  • Ein gemeinsames Postfach erstellen
  • Vollzugriff erteilen
Eine Sicherheitsgruppe erstellen

Sicherheitsgruppen (oder E-Mail-aktivierte Sicherheitsgruppen) sind speziell dafür ausgelegt, dass die Mitglieder einer Gruppe problemlos auf Ihre gemeinsamen Ressourcen zugreifen können. Durch die Erstellung einer Sicherheitsgruppe schaffen Sie eine verwaltbare Einheit, in der Sie Berechtigungen zuweisen können, ohne die Zugriffseinstellungen jedes Nutzers konfigurieren zu müssen.

  1. Klicken Sie im Exchange Admin Center (EAC) auf Empfängerund wählen Sie Gruppen Wählen Sie Gruppe hinzufügen aus.                                                                         
  2. Wählen Sie E-Mail-aktivierte Sicherheit.
  3. Richten Sie das Wesentliche ein, indem Sie Ihrer Gruppe einen Namen geben und eine Beschreibung eingeben. Warten Sie nach dem Einrichten etwa 2 Minuten, bis Ihre neue Gruppe in der Liste der EAC-Gruppen angezeigt wird.
  4. Sobald sie unter E-Mail-aktivierte Sicherheit erscheint, können Sie auf Ihre neu erstellte Gruppe klicken und Ihrer Gruppe über Mitglieder>Mitglieder anzeigen und verwaltenNutzer hinzufügen.
  5. Diese können Sie aus der Liste der einzelnen Mitglieder und Ihren bestehenden Gruppen auswählen.

Ein gemeinsames Postfach einrichten
  1. Nachdem Sie Ihre Sicherheitsgruppe mit den gewünschten Mitgliedern eingerichtet haben, müssen Sie ein gemeinsames Postfach mit Ihrer neu erstellten Sicherheitsgruppe als Mitgliederliste erstellen.                                                                                         
  2. Sobald Ihr gemeinsames Postfach erstellt ist, fügen Sie Nutzer hinzu.                             
  3. Nun können Sie Ihre erstellte Gruppe sehen. Wählen Sie Ihre Gruppe und klicken Sie auf Speichern.

Beachten Sie hierbei, dass Sie ein gemeinsames Postfach erstellen. Sie erlauben den Nutzern auf Ihrer Mitgliederliste also, E-Mails aus diesem Postfach abzurufen und zu beantworten.

Vollzugriff (Lesen & Verwalten – Berechtigung) zuweisen
  1. Nachdem Sie Ihre Mitglieder/Ihre Gruppe hinzugefügt haben, klicken Sie auf Ihr neues Postfach und wählen Sie Postfachdelegation verwalten.                                           
  2. Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitglieder vollen Zugriff haben und Ihren Kalender bearbeiten können, fügen Sie die „Lesen und Verwalten“-Berechtigungen

Und damit sind wir fertig! Ihre Nutzer können nun Ihr Postfach und natürlich auch Ihren Kalender abrufen und bearbeiten! Um Ihren Nutzern eine Anleitung für den Zugriff auf den Kalender zu bieten, können Sie diese Dokumentation mit Ihnen teilen.

2. Einen SharePoint-Kalender nutzen

In SharePoint gibt es zwei Möglichkeiten, einen Gruppenkalender zu erstellen:

  1. Über die SharePoint Kalender-App auf einer Team-Site
  2. Durch die Erstellung einer Liste mit einer Kalenderansicht

Diese Prozesse sind viel einfacher, insbesondere wenn Ihre Gruppe bereits eine Team-Site hat. Ist das nicht der Fall, können Sie zuerst eine Team-Site erstellen, indem Sie diese Anleitung befolgen.

Verwendung der SharePoint-Kalender-App

Zunächst ist hier zu beachten, dass Sie über den entsprechenden Zugriff auf die SharePoint-Site verfügen müssen, für die Sie den Kalender erstellen wollen. Stellen Sie sicher, dass die Site öffentlich ist, sodass sie den anderen Nutzern, die Zugriff benötigen, zur Verfügung gestellt werden kann.

Unterteilen wir den Vorgang in zwei allgemeine Anweisungen:

  1. Fügen Sie die Kalender-App zur Liste Ihrer Site hinzu.
  2. Klicken Sie auf Ihrer Team-Site im Menü „Einstellungen“ auf App hinzufügen. Wählen Sie in der angezeigten Liste Kalender
  3. Wählen Sie Erweiterte Option aus und geben Sie dann den Namen des Kalenders und eine kurze Beschreibung ein. Danach wählen Sie Ja aus, damit andere Nutzer die Ereignispläne anderer Kollegen freigeben und verfolgen können.
  4. Klicken Sie auf Erstellen.                                                                                           
  5. Fügen Sie den erstellten Kalender zur Team-Site hinzu.
  6. Sobald Sie Ihre Kalender-App erstellt haben, navigieren Sie zurück zur Startseite.
  7. Kehren Sie zum Menü „Einstellungen“ zurück und wählen Sie Site bearbeiten, um in den Bearbeitungsmodus Ihrer Team-Site zu gelangen, wo Sie Ihren Kalender einfügen können.
  8. Wählen Sie die Registerkarte Einfügen und bewegen Sie Ihren Cursor auf die Stelle, an der Ihr Kalender erscheinen soll.
  9. Wählen Sie dann App Part. Sie sehen dann, dass der soeben erstellte Kalender aufgelistet wird. Klicken Sie ihn an und wählen Sie Hinzufügen.
  10. Sobald er an der gewünschten Stelle erscheint, gehen Sie auf die Registerkarte Text formatieren und klicken Sie auf Speichern.

Jetzt haben Sie einen Kalender auf Ihrer Team-Site, in dem Ihre Mitglieder Ereignisse bearbeiten und verfolgen können!

Verwendung von Lists mit einer Kalenderansicht

Das Listentool ist sehr nützlich, wenn Sie Informationen wie Ereignisse, Aufgaben und Projektzeitpläne verfolgen müssen. Wenn Sie noch nicht mit Lists vertraut sind, finden Sie ausführlichere Informationen darüber in dieser Dokumentation.

Wie die SharePoint-Kalender-App sind auch die Lists im Allgemeinen für die Mitglieder Ihrer Team-Site verfügbar. Falls Sie sie für andere Nutzer außerhalb Ihrer Team-Site freigeben wollen, befolgen Sie einfach diese Anleitung.

Lassen Sie uns nun mit der Erstellung Ihres Kalenders über Lists beginnen:

  1. Erstellen Sie eine leere Liste
  2. Wählen Sie auf Ihrer SharePoint-Site +Neu>Liste. Wählen Sie unter Liste erstellen die Option Leere Liste.
  3. Wählen Sie oben in der Liste oder Bibliothek +Spalte hinzufügen oder +. Wählen Sie im Menü den gewünschten Spaltentyp aus. Sie benötigen mindestens eine Datums- und Uhrzeitspalte.
  4. Geben Sie im Bereich Spalteerstellen die erforderlichen Informationen ein. Wiederholen Sie den Vorgang, bis alle benötigen Spalten angelegt sind.
  5. Fügen Sie Ihre Listendaten hinzu und prüfen Sie sie.
  6. Wählen Sie in der Befehlsleiste In Rasteransicht bearbeiten
  7. Geben Sie für jedes Listenelement die notwendigen Informationen ein. Wenn Sie damit fertig sind, wählen Sie Rasteransicht verlassen.                                                       
  8. Auf Kalenderansicht umstellen
  9. Navigieren Sie oben rechts in der Befehlsleiste zum Menü Ansichtsoptionen und wählen Sie Neue Ansicht erstellen.
  10. Geben Sie unter Ansichtsname einen Namen ein, wählen Sie dann für den Typ der Ansicht unter Anzeigen als die Option Kalender.
  11. Wählen Sie unter Startdatum und Enddatum die für Ihre Liste zutreffende(n) datumsbasierte(n) Spalte(n) aus.
  12. Unter Weitere Optionen können Sie festlegen, welche Spalte in Ihrer Liste („Titel“ wird standardmäßig verwendet) Sie als Beschriftung im Kalender anzeigen möchten.
  13. Klicken Sie auf Erstellen.
  14. Legen Sie die Kalenderansicht als Standardansicht fest.
  15. Klicken Sie oben rechts in der Befehlsleiste auf 
  16. Wählen Sie Aktuelle Ansicht als Standard festlegen.

Ihre Listenelemente werden nicht nur als Kalenderereignisse angezeigt; die Liste wird auch als Kalender dargestellt, in dem Ihre Mitglieder jedes Mal, wenn Sie sie öffnen, Elemente anzeigen und erstellen können!

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