Wenn Sie die Verwaltung Ihres SharePoints verbessern wollen, gibt es keine bessere Lösung als DocAve.
Um die Zusammenarbeit und den Austausch von Informationen zwischen den 365 Nutzern zu verbessern, hat WestLotto SharePoint eingeführt. Mit SharePoint haben Mitarbeiter einen zentralen Zugangspunkt zu Dokumenten, und die IT-Abteilung kann die einzelnen Filialen mit Terminals ausstatten, was zu mehr Produktivität in der täglichen Arbeit führt.
Während der Arbeit mit SharePoint stellte man schnell fest, dass die nativen SharePoint-Funktionalitäten für Backup und Restore für die eigenen Anforderungen nicht ausreichten. Als staatliche Lotterie muss WestLotto in der Lage sein, seine Inhalte nach spezifischen Compliance-Vorschriften zu sichern. „Aufgrund der Natur unserer Organisation haben wir ganz spezifische Anforderungen an ein Backup“, sagte Holger Engeln, IT Services Applications Manager bei WestLotto. „Wir brauchten eine flexiblere Backup-Lösung, mit der wir Backups auch 90 Tage lang aufbewahren konnten. In der IT-Abteilung fehlte uns außerdem die Möglichkeit Restores granular durchzuführen. Wenn jemand ausversehen ein Dokument löscht, müssten wir alles auf Datenbankebene wiederherstellen.“
Auch die Entwicklung von Nintex-Workflows bereitete dem Unternehmen Kopfzerbrechen. Da man traditionelle Papierprozesse durch Nintex-Workflows ersetzt, wollte die IT in der Lage sein, neue Workflows schnell zu entwickeln und in der Produktivumgebung auszurollen. Out-of-the-Box war das jedoch nicht ohne Weiteres möglich. „Um Inhalte von der Test- in die Produktivumgebung umzuziehen, hätten wir unser System neustarten müssen, was unter Umständen unsere Mitarbeiter während der Geschäftszeiten beeinträchtigt hätte“, sagte Engeln. „PowerShell wäre sicher eine Alternative gewesen. Allerdings ist das Schreiben der nötigen Scripte ein enormer Aufwand. Wir waren uns sicher, dass es ein Tool geben musste, mit dem man diesen Prozess einfacher gestalten konnte.“
Über eine Empfehlung des IT-Dienstleisters Amexus Informationstechnik wurde WestLotto auf die DocAve Software, die vollintegrierte Plattform zur Verwaltung von SharePoint von AvePoint, aufmerksam. Die Software wurde evaluiert und schließlich implementiert. „Im Auswahlprozess ist uns besonders positiv aufgefallen, dass wir mit DocAve verschiedene Aspekte von SharePoint über eine einzige Plattform verwalten konnten“, sagte Engeln. „DocAve ist eine sehr gute, verlässliche Lösung für die Anforderungen, die wir erfüllen müssen.“
Die wichtigste Anforderung war das Backup und die Wiederherstellung in SharePoint. Mit DocAve kann die IT-Abteilung von WestLotto eine flexiblere Backup-Strategie verfolgen. Nach der Implementierung von DocAve legten die Administratoren automatische Backup-Jobs fest; tägliche Plattform-Backups und stündliche inkrementelle Backups, um Compliance-Vorgaben zu erfüllen. „Es ist sehr einfach automatische Backup-Jobs einzustellen“, so Engeln. „Wir haben mit DoAve außerdem Aufbewahrungsregeln definiert, damit unsere Backups 90 Tage lang aufbewahrt und im Anschluss gelöscht werden. Weil jetzt alles automatisiert von statten geht, muss ich nicht mehr daran denken, Scripte manuell auszuführen oder, dass Backups zu viel Speicherplatz brauchen könnten. “
Nachdem ein Plan für die automatisierten Backups erstellt worden war, der den Anforderungen entspricht, kann die IT jetzt auch granulare Restores von diesen Backups machen. Während SharePoint nativ nur Wiederherstellungen auf der Inhaltsdatenbankeben erlaubt, können Admins mit DocAve auf dem Item-Level Restores machen, ohne Informationen zu verlieren. „Vor einiger Zeit habe ich an einem Umfrageprojekt gearbeitet, als ein WebPart korrupt wurde“, sagte Engeln. „Weil wir DocAve hatten, konnte ich es aus einem Backup von vor ein paar Stunden in nicht einmal fünf Minuten wiederherstellen. Statt der gesamten Umfrage, musste ich nur zwei Fragen neu erstellen. Ohne DocAve hätte ich dafür bestimmt mehr als einen Tag benötigt.“
Auch beim Content-Management und dem Verschieben von Inhalten in SharePoint stellte WestLotto schnell Erfolge fest. Da immer mehr Papierprozesse durch Workflows ersetzt wurden, wollte die IT-Abteilung eine Lösung, mit der man Inhalte schneller von der Test- in die Produktivumgebung verschieben konnte. „Damit unsere Nutzer einfacher Services oder Equipment beantragen konnten, haben wir Prozesse in einer Testumgebung erstellt“, sagte Engeln. „Mit DocAve können wir problemlos und schnell Inhalte von einer Umgebung in die andere verschieben und uns beim Verschieben sicher sein, dass alle zugehörigen Informationen erhalten bleiben. Unsere Arbeit wird vollständig in die Produktivumgebung verschoben, und unsere Mitarbeiter könne den neuen Workflow nutzen. Zum Beispiel können wir neue Mitarbeiter mit den richtigen SharePoint-Berechtigungen ausstatten, ohne dass HR den Entwickler-Support bemühen muss. Gerade für HR war die Nutzung des neuen Workflows eine echte Zeitersparnis.“
Die vollständige Integration der DocAve Software ermöglicht es den Administratoren von WestLotto sowohl SharePoint-Backups als auch das Content-Management von einer zentralen Stelle zu verwalten – es müssen nicht mehr verschiedene Tools implementiert und erlernt werden. „Es ist toll, mehrere Funktionalitäten in einer einzigen Plattform zu haben“, sagte Engeln. „Ein Lizenzschlüssel und ein Ansprechpartner für alles – Ein wahres Rundum-Sorglos-Parket.“
Durch die Implementierung von DocAve konnte die IT von WestLotto native Einschränkungen von SharePoint im Content-Management und beim Backup und der Wiederherstellung von Inhalten überwinden. Mit DocAve konnte die Zeit, die man für die Verwaltung von Backups, das Wiederherstellen von einzelnen Elementen und das Verschieben von Workflows in die Produktivumgebung benötigte, signifikant reduziert werden. „Wir haben uns viel Zeit, Ressourcen und am Ende Kosten in der Abteilung dank DocAve gespart“, so Engeln. „Möglichkeiten wie granulare Backups und Restores wären ohne das Tool nicht möglich. Wenn Sie die Verwaltung Ihres SharePoints verbessern wollen, gibt es keine bessere Lösung als DocAve.“
Die Westdeutsche Lotterie GmbH & Co. OHG mit Sitz in Münster in Westfalen ist seit über 60 Jahren die Lottogesellschaft des Landes Nordrhein-Westfalen und führt im staatlichen Auftrag Glücksspiele aus.
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Wenn Sie die Verwaltung Ihres SharePoints verbessern wollen, gibt es keine bessere Lösung als DocAve.