Administratoren bei MJ Flood Technology sparen dank DocAve® Online 8 Arbeitsstunden pro Woche durch die Vereinfachung der Microsoft® Office 365-Datensicherung

Kundenanforderungen

  • Automatisches Backup kritischer SharePoint Online-Daten
  • Reduzierung der Datenschutzkosten
  • Eliminierung von Ausfallzeiten durch manuelle Backup-Prozesse

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  • MJ Flood Technology
  • Kundenstandort Dublin, Irland
  • Branche Technologie
  • Plattform Microsoft Exchange Online, Office 365, SharePoint Online
  • AvePoint-LösungenCloud Backup

DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Eliminierung manueller Backup-Prozesse durch die Möglichkeit automatisch inkrementelle und vollständige Plattform-Backups nach geschäftlichen Anforderungen zu planen – mit einer Zeitersparnis von mind. 8 Stunden pro Woche
  • Granulare Wiederherstellung von SharePoint Online-Inhalten bis zur Elementebene in weniger als 5 Minuten
  • Implementierung einer vollintegrierten Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, um intern keine Software-Updates und Wartungen mehr durchführen zu müssen
Mit DocAve Online können wir Vollsicherungen monatlich und inkrementelle Backups an jedem Samstag planen und Zeit und Ressourcen anderen Projekten widmen.
Alexandra Prisacaru SharePoint Administrator, MJ Flood Technology

HERAUSFORDERUNG

Um die Kollaboration zu verbessern und wichtige Projektdokumentationen für technische Teams und Außendiensttechniker zu zentralisieren, implementierte MJ Flood Technology Office 365 – SharePoint Online. Obwohl SharePoint Online schneller und benutzerfreundlicher als das bisherige File Transfer Protocol (FTP) war, musste das Unternehmen auch hier sicherstellen, dass 100 GB kritischer Projektdaten, die im System gespeichert wurden, ausreichend geschützt sind. Um Backups länger als die von Microsoft vorgesehenen 14-Tage aufzubewahren, implementierte das Unternehmen eine In-House-Backup-Strategie. „Jede Woche machten wir ein Backup auf externen Festplatten“, sagt Alexandra Prisacaru, SharePoint-Administrator bei MJ Flood Technology. „Wir brauchten einen ganzen Tag für die manuellen Backups. Das war sehr zeitaufwendig. Und traten am gleichen Tag andere IT-Probleme auf, hatte ich keine Zeit mich darum zu kümmern.“

Da die 200 Endanwender von MJ Flood Technology an wichtigen Dokumenten wie Arbeitsnachweisen und Schulungsmaterialien zusammenarbeiten, wächst die SharePoint Online-Umgebung stetig. Das Unternehmen war sich bewusst, dass eine zunehmende Menge an Daten, die on-premise gesichert werden musste, auch steigende Hardwarekosten und erhöhten Zeitaufwand aufgrund manueller Backups mit sich bringt. Außerdem hatte MJ Flood Technology keine Lösung im Einsatz, mit der man Inhalte aus Exchange Online auf Elementebene einfach wiederherstellen konnte, sollte ein Anwender die Wiederherstellung einer E-Mail benötigen.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Um zügig auf die Datenschutzanforderungen zu reagieren, implementierte MJ Flood Technology DocAve Online, eine auf Microsoft Azure gehostete SaaS-Lösung für die Verwaltung von Office 365 und Bestandteil der AvePoint Online Services. Das Unternehmen setzt speziell auf die Backup- und Restore-Funktionalität von DocAve Online, um Office 365-Inhalte jederzeit zu sichern und bereitstellen zu können. „Vor DocAve konnten wir dauerhaft gelöschte E-Mails aus Exchange Online wenn überhaupt nur mit größter Mühe wiederherstellen“, so Prisacaru. „Mit DocAve Online kann man Inhalte aus SharePoint Online und Exchange Online auf Elementebene in nur wenigen Minuten wiederherstellen. Mit den nativen Office 365-Funtionen war das bisher schlicht nicht möglich.“

Zusätzlich zu den granularen Wiederherstellungsfunktionen kann MJ Flood Technology jetzt auch automatische Plattform- und inkrementelle Backups außerhalb der Geschäftszeiten planen, wodurch sich die Produktivität der IT-Administratoren erhöht und Betriebsunterbrechungen vermieden werden. „DocAve Online hat unsere Arbeit erleichtert“, sagt Prisacaru. „Jetzt müssen wir Backups nicht mehr manuell erstellen. Wir können Vollsicherungen monatlich und inkrementelle Backups für jeden Samstag planen und Zeit und Ressourcen anderen Projekten widmen.“

Mit DocAve Online lässt sich nicht nur Zeit, sondern auch Hardware sparen. Durch den Einsatz von DocAve Online verfügt MJ Flood Technology über die Möglichkeit Backups mit Microsoft Azure in der Cloud zu speichern. „Langfristig gesehen wären uns Backups auf externen Festplatten teuer zu stehen gekommen“, so Prisacaru.

Neben der Sicherstellung einer ausreichenden Sicherung von Inhalten in SharePoint Online, profitiert MJ Flood Technology von vielen weiteren Office 365-Management-Features. „DocAve Online ist mehr als eine Backup- und Restore-Lösung“, so Prisacaru. „Man kann Berechtigungen zuordnen und Inhalte überall in SharePoint Online verschieben, detailgetreu und mit nur einer Konsole. Ich muss mich noch nicht einmal in das SharePoint Online-Portal einloggen, um Berechtigungen zuzuordnen.“

Als vollständig gehostete SaaS-Lösung verlangt DocAve Online weder eine Installation noch einen Agenten, wiederum eine Zeitersparnis für Prisacaru. „Normalerweise benötigen solch umfassende Lösungen wie DocAve Online viel Setup und Installation“, so Prisacaru. „DocAve Online hingegen ist einfach zu handhaben.”

DAS FAZIT

Die Backup- und Restore-Funktionalitäten von DocAve Online ermöglichen den SharePoint-Administratoren bei MJ Flood Technology automatische SharePoint Online- und Exchange Online-Backups zu terminieren und wöchentlich acht Stunden Arbeitszeit einzusparen, die früher für manuelle Backups benötigt wurden. MJ Flood Technologys IT-Team kann außerdem Inhalte dieser Backups in weniger als fünf Minuten granular wiederherzustellen. „Jetzt, da wir Backups terminieren können, kann ich die Zeit nutzen unser Intranet zu verbessern und andere Projekte in Angriff zu nehmen“, so Prisacaru. „Mit DocAve Online sind wir uns sicher, dass wir alles wiederherstellen können, was wir brauchen, wann wir es brauchen. Wir können Element an ihren ursprünglichen Speicherorten wiederherstellen, damit wichtige Dokumente kontinuierlich verfügbar sind. DocAve ist ein großartiges Tool und macht uns das Leben leichter.“

ÜBER MJ Flood Technology

MJ Flood Technology ist ein führender Cloud-Services- und IT-Infrastruktur-Spezialist. Das umfassende ICT-Portfolio des Unternehmens reicht von Netzwerkinfrastruktur und Speicher, Datenschutz und –Sicherheit bis hin zu Cloud-basierten Dienstleistungen. Das Unternehmen ist Microsoft Gold Certified Partner und beschäftigt Techniker, die nach den höchsten Industriestandards zertifiziert sind. MJ Flood Technology ist Teil der MJ Flood Group, einer Irischen Unternehmung, die 1935 gegründet wurde.

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