DocAve® Online による Microsoft® Office 365 データ バックアップを自動化し、作業時間を週 8 時間短縮した MJ Flood Technology

クリティカル ニーズ

  • 重要 SharePoint Online データの自動バックアップ
  • データ保護コストの削減
  • 手動バックアップ処理により発生するダウンタイムの防止

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  • MJ Flood Technology
  • 顧客ロケーション アイルランド、ダブリン
  • 業界 テクノロジー
  • プラットフォーム Microsoft Exchange Online, Office 365, SharePoint Online
  • AvePoint ソリューションCloud Backup

ハイライト

  • ビジネス要件に沿って増分・完全プラットフォーム バックアップを自動スケジュール化、手動でのバックアップ プロセスを廃止し、週 8 時間以上の作業時間削減に成功
  • SharePoint Online コンテンツのアイテム レベルでのリストアをわずか 5 分で実行
  • 完全ホスト型 SaaS ソリューションを導入、社内でのソフトウェア更新やメンテナンスが不要に
「DocAve Online を使用してスケジュールを組み、完全バックアップを毎月、増分バックアップを毎週土曜日に行っています。このおかげで必要な時間とリソースを他のプロジェクトに使うことができるようになりました」
Alexandra Prisacaru MJ Flood Technology SharePoint 管理者

挑戦

技術チームとフィールド エンジニアとのコラボレーションを改善し、プロジェクト ドキュメントの中央化を実現するため、MJ Flood Technology は Office 365 - SharePoint Online を導入しました。

以前使用していた FTP システムと比べ、SharePoint Online は速く、よりユーザー フレンドリーな仕様となっていたものの、MJ Flood Technology は 100 ギガバイト (GB) もの重要プロジェクト データを抱えており、この保護を SharePoint Online で行うという課題が発生します。Microsoft が提供する 14 日間というアイテム保持ポリシーを活用してバックアップを行うため、MJ Flood Technology は社内バックアップ ストラテジーを展開しました。

「週単位で、全てのデータを外付けハード ドライブにバックアップしました」 MJ Flood Technology で SharePoint 管理者を担当する Alexandra Prisacaru 氏は話します。 「バックアップ作業は手動で行っていたため、作業は丸一日かかりました。とにかくものすごく時間がかかる作業だったのです。作業中に IT の問題が発生しても、対応することができませんでした」


MJ Flood Technology に勤務する 200 名のエンド ユーザーによって、SOW (作業記述書) やトレーニング資料などの重要ドキュメントを使用したコラボレーションが発展していくにつれ、SharePoint Online 環境も拡大を続けていきました。

加えてオンプレミス環境にも大量のデータを抱える MJ Flood Technology では、今後ハードウェアにかかるコストがますます膨張を続けていき、手動バックアップに対応する IT 管理者の作業時間も増大していくことは明らかでした。

さらに MJ Flood Technology では、Exchange Online コンテンツをアイテム レベルでリストアするソリューションがないため、仮にエンド ユーザーのメールを復旧するような場合には非常に時間がかかってしまう、という問題も抱えていたのです。

AvePoint のソリューション

社内で深刻になりつつあるデータ保護の問題に対応すべく、MJ Flood Technology は DocAve Online の導入を決定します。

DocAve Online は Azure 上にホストされる Office 365 向け SaaS ソリューションで、AvePoint Online Services モジュールの一部を構成しています。MJ Flood Technology にとって最も魅力的だったのは、DocAve Online のバックアップ・リストア機能が Office 365 コンテンツの保護と可用性を実現するものだったという点です。

「DocAve を展開する前は、例えば誰かが Exchange Online からメールを完全に削除してしまえば、その復旧作業は簡単に行うことができませんでした」 Prisacaru 氏は話します。 「DocAve Online があれば、SharePoint Online や Exchange Online のコンテンツをアイテム レベルで復旧できるだけでなく、かかる時間はわずか数分で済みます。Office 365 の既定機能からは想像もできない程に効率的です」


最小単位でのリストア機能に加え、MJ Flood Technology ではプラットフォーム レベルの増分バックアップをスケジュール化し、業務時間外に自動的に実行できるようにもなりました。これにより IT 管理者の生産性が向上し、エンド ユーザーの業務にも障害が発生しなくなったといいます。

「DocAve Online によって、私たちの業務は確実に楽になりました」 Prisacaru 氏は話します。 「これまでのように、手動バックアップに時間を割く必要はなくなりました。今はスケジュールを組み、完全バックアップを毎月、増分バックアップを毎週土曜日に行っています。このおかげで必要な時間とリソースを他のプロジェクトに使うことができるようになりました」


MJ Flood Technology が DocAve Online 導入により削減できたのは時間だけでなく、これまでバックアップ用に設置していたハードウェアも削ることができたといいます。MJ Flood Technology は DocAve Online を活用し、バックアップの保管先を Microsoft Azure を使用したクラウドに設定しました。

「長期的に見れば、外付けハード ドライブにバックアップを保存するという形は費用がかかります」 Prisacaru 氏は話します。


MJ Flood Technology が抱えていた SharePoint Online データ保護という課題を解決した DocAve Online は、さらに Office 365 管理機能も提供しました。

「私たちにとって、DocAve Online は単なるバックアップ・リストア ソリューションではありません」 Prisacaru 氏は話します。 「SharePoint Online での権限割り当てやコンテンツの移動といった作業を、たった 1 つのコンソールから完全忠実に行うことができるのです。 権限の割り当てを行う際、もはや SharePoint Online ポータルにログインする必要すらなくなりました」

完全ホスト型 SaaS ソリューションである DocAve Online は、環境へのインストールやエージェントの準備などが必要ないため、IT 管理者にとってはさらなる時間の効率化につながるといいます。 「通常、DocAve Online のような包括的ソリューションを導入する場合は、様々な設定やインストールが必要になります」 Prisacaru 氏は話します。 「DocAve Online は本当に操作が簡単です」

最終結果

DocAve Online のバックアップ・リストア機能により、MJ Flood Technology の SharePoint 管理者は SharePoint Online および Exchange Online のバックアップ作業をスケジュール化して自動的に実行し、手動でバックアップを行っていた頃と比べて週 8 時間の作業時間短縮を実現することができました。

さらに、MJ Flood Technology の IT チームは、バックアップ データからアイテム レベルでコンテンツをリストアする作業を 5 分もかからず実行できるようになりました。

「バックアップ作業をスケジュール設定できるようになったため、私はイントラネットの改善や他のプロジェクト業務などに時間を集中することができるようになりました」 Prisacaru 氏は話します。 「DocAve Online のおかげで、私たちは本当に必要な時に必要なものを復旧できるという安心感を得ることができました。アイテムが元あった場所へリストアすることもできるので、重要ドキュメントが常に使用可能な状態を維持することができています。DocAve Online は私たちの業務を楽にしてくれる、本当に便利なツールです」

顧客紹介 MJ Flood Technology

MJ Flood Technology は、クラウド サービスや IT インフラストラクチャーに特化した、業界を代表する企業です。

MJ Flood Technology のビジネスでは、ネットワーク インフラストラクチャーにストレージ、データ保護、セキュリティ、さらにクラウド型の管理サービスを取り入れた、完全 ICT ポートフォリオを提供しています。また社内チームは業界最高水準の技術力を高く評価されており、Microsoft Gold Certified パートナーとしても認定されています。

MJ Flood Technology は MJ Flood 企業グループによる全額出資を受け、1935 年よりアイルランド国内で活動しています。

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