Marquardt automatisiert Provisionierung und Berechtigungsmanagement von Microsoft® SharePoint® mit DocAve® Governance Automation

Kundenanforderungen

  • Reduktion des IT-Aufwands, der für die Bereitstellung neuer Site Collections auf Benutzeranfragen hin erforderlich ist
  • Automatische Archivierung und Überprüfung von Eigenschaften für Site Collections und Sites
  • Flexible Sicherung und präzise Wiederherstellung von SharePoint-Inhalten

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DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Implementierung eines Self-Service-Katalogs für Benutzer zum Anfordern von Site Collections auf Basis von vorab konfigurierten Vorlagen, wodurch die Anzahl der von der IT zu verarbeitenden Tickets gesenkt wird.
  • Automatische Archivierung von Site Collections gemäß den Aufbewahrungsrichtlinien des Unternehmens sowie Überprüfung der Site Collections und Seitenbesitzer.
  • Einplanung von automatischen Sicherungen und Wiederherstellung von SharePoint-Inhalten auf Elementebene in nur 10 Minuten. Dies war mit der systemeigenen Software nicht möglich.
Dank DocAve Governance Automation haben die Benutzer die Möglichkeit, vorkonfigurierte Websitesammlungen auf Basis von uns erstellter Vorlagen anzufordern. Unser Team muss lediglich Sonderanfragen manuell bearbeiten.
Rolf Engesser Programmleiter Enterprise Workplace bei Marquardt

HERAUSFORDERUNG

Als großes internationales Unternehmen vertraut Marquardt für die Zusammenarbeit seiner 6.000 Nutzer auf SharePoint. Diese arbeiten gemeinsam an Projekten und Dokumenten, wodurch eine große Datenmenge anfällt. Um einer unkontrollierten Verbreitung von Inhalten zu begegnen, hat das Unternehmen strenge Richtlinien implementiert. Diese sollen verhindern, dass Benutzer eine unbeschränkte Anzahl von Websites, Listen oder Bibliotheken erstellen, die eventuell nicht mit den Corporate-Governance-Richtlinien oder der Markenpolitik im Einklang stehen. Da die Nutzer nicht über die Berechtigung zu deren Erstellung verfügten, waren sie stark von der Provisionierung durch die IT abhängig. „Wir haben uns eine Möglichkeit gewünscht, den IT-seitigen Aufwand für die Administration von SharePoint zu minimieren“, erklärt Rolf Engesser, Programmleiter Enterprise Workplace bei Marquardt. „Daher suchten wir nach einer Lösung, mit der wir durch die Automatisierung von Standardanfragen, beispielsweise Bereitstellung neuer Websitesammlungen, Gewähren von Zugriff oder Erstellen von Unterwebsites, eine Zeitersparnis erzielen können.“

Das IT-Team des Unternehmens verfolgte den Plan, Vorlagen für Projekt-Websitesammlungen zu erstellen, die in SharePoint freigegeben werden. „Wir wussten, dass es eine Lösung geben muss, die es uns erlaubt, diesen Prozess zu automatisieren und zu standardisieren“, erläutert Rolf Engesser. „Wir möchten einen übermäßigen Zeitaufwand bei der Einrichtung neuer Websites und Websitesammlungen vermeiden.“

Um Zeit und Aufwand bei der Verwaltung von SharePoint einzusparen, suchten die Administratoren bei Marquardt daher nach einer Fremdanbieterlösung.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Um die Effizienz seiner IT-Abteilung zu steigern, hat das Unternehmen DocAve Governance Automation, die AvePoint-Lösung für SharePoint-Governance, sowie zusätzliche DocAve Software-Lösungen für die Infrastrukturverwaltung implementiert. Mit DocAve Governance Automation ermöglicht Marquardt den Benutzern den einfachen Zugriff auf einen Katalog vorab genehmigter Standarddienste, verringert so die Arbeitslast der IT und stellt gleichzeitig sicher, dass die Unternehmensrichtlinien befolgt werden. „Wir konnten mit DocAve Governance Automation einen Großteil unserer täglichen IT-Aufgaben automatisieren“, berichtet Rolf Engesser. „Eine große Anzahl manueller Vorgänge entfällt nun, was uns eine enorme Zeitersparnis einbringt.“

Da die IT die verfügbaren Dienste über DocAve Governance Automation vordefiniert, u. a. die Einrichtung von Listen, Bibliotheken und Arbeitsabläufen, müssen sich die Administratoren keine Gedanken mehr über eine nicht den Richtlinien entsprechende Provisionierung durch die Benutzer machen. Wenn ein Benutzer eine neue Websitesammlung über DocAve Governance Automation anfordert, wird die Vorlage von DocAve Deployment Manager, der die Bereitstellung von SharePoint-Artefakten automatisiert, aus einer Stagingumgebung kopiert und es wird eine Produktions-Websitesammlung erstellt. „Unseres Erachtens sind die von SharePoint mitgebrachten Provisionierungsfunktionen für unsere Anforderungen nicht ausreichend“, merkt Engesser an. „Wir verfügen über mehrere hunderte Websitesammlungen für Projekte, Teams und Gruppen. Deren Anzahl steigt zudem stetig. Dank DocAve Governance Automation haben die Benutzer die Möglichkeit, vorkonfigurierte Websitesammlungen auf Basis von uns erstellter Vorlagen anzufordern. Unser Team muss lediglich Sonderanfragen manuell bearbeiten.“

Indem den Benutzern ein einfacher Zugriff auf die IT-Ressourcen ermöglicht wird, verringert sich der tägliche SharePoint-Verwaltungsaufwand für die IT. Bei mehreren hundert Websitesammlungen in SharePoint wäre die manuelle Zuweisung von Berechtigungen ein äußerst zeitaufwändiger Vorgang. „Mit DocAve Governance Automation können wir diese Änderungen automatisieren“, so Engesser. „Änderungen müssen nicht in jeder Websitesammlung einzeln vorgenommen werden. Unser Self-Service-Portal erlaubt es den Benutzern, Berechtigungen anzufordern und diese Änderungen automatisch anzuwenden.“

Die Provisionierung ist nicht die einzige Phase des Daten-Lifecycles, in der DocAve Governance Automation die IT unterstützt. Die Administratoren können die Websitesammlungen DAS auch auf der Basis verschiedener Richtlinien aufbewahren. „Wir bewahren alles standardmäßig ein Jahr lang auf“, erklärt Engesser. „Dabei wenden wir verschiedene Regeln für unterschiedliche Inhalte an. Als Unternehmen der Automobilbranche unterliegen wir strengen Compliance-Prüfungen.“

DocAve Governance Automation erlaubt es der IT zudem, SharePoint-Eigenschaften wie Besitz und Berechtigungen zu überprüfen, damit diese stets aktuell bleiben. „Wir planen alle sechs Monate eine Überprüfung der Berechtigungen ein“, berichtet Engesser. „Für uns stellt das ein gutes Intervall für die Prüfung der Richtigkeit der Content-Besitzer und der Zugriffsberechtigungen dar.“

Da DocAve eine vollintegrierte Plattform ist, kann die IT die Sicherung von SharePoint über dieselbe benutzerfreundliche Oberfläche und dieselbe Lösung verwalten. Zur Erweiterung der von SharePoint mitgebrachten Datenschutzfunktionen verwendet Marquardt DocAve Backup and Restore, um tägliche automatische Plattformsicherungen und stündliche inkrementelle Sicherungen einzuplanen. „DocAve erleichtert uns die Verwaltung der Sicherungen enorm“, meint Engesser. „Wir können nun sogar Inhalte auf Elementebene wiederherstellen. Wenn ein Benutzer eine unabsichtlich gelöschte Datei wiederherstellen möchte, nimmt das gerade einmal 10 Minuten in Anspruch.“

DAS FAZIT

Mit DocAve Governance Automation und DocAve Software erweitert Marquardt die Fähigkeiten für die Verwaltung seiner SharePoint-Inhalte über den kompletten Daten-Lifecycle. Anstatt viele Stunden lang manuell Anfragen nach neuen Websites und Websitesammlungen zu bearbeiten, kann die IT den Benutzern nun einen Katalog von vordefinierten Diensten bereitstellen, der automatisiert werden kann und der IT so die zeitaufwändige manuelle Bearbeitung erspart. Berechtigungen können von der IT jetzt zudem automatisch überprüft sowie Inhalte auf der Grundlage individueller Richtlinien beibehalten oder archiviert werden. „DocAve Governance Automation unterstützt uns bei der Automatisierung eines Großteils unserer SharePoint-Verwaltungsaufgaben“, berichtet Engesser. „So können wir unser Augenmerk stärker auf Sonderfälle richten.“

ÜBER Marquardt

Das 1925 gegründete Familienunternehmen Marquardt mit Stammsitz in Rietheim-Weilheim gehört zu den weltweit führenden Herstellern von elektromechanischen und elektronischen Schaltern und Schaltsystemen. Die Produkte des Mechatronik-Spezialisten – darunter Bedienkomponenten, Fahrzeugzutritts- und Fahrberechtigungssysteme – kommen bei vielen namhaften Kunden der Automobilindustrie zum Einsatz. Ebenso sind Systeme von Marquardt in Hausgeräten, industriellen Anwendungen, Elektrowerkzeugen und in E-Bikes zu finden. Das Unternehmen zählt weltweit über 10.000 Mitarbeiter an 19 Standorten auf vier Kontinenten. Der Umsatz lag im Geschäftsjahr 2016 bei 1,1 Milliarden Euro. Jährlich investiert Marquardt rund zehn Prozent des Umsatzes in Forschung und Entwicklung.

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