LPBK M-V verbessert das Neuordnen von Microsoft® SharePoint®-Inhalten und die Reporting-Funktionen mit DocAve®

Kundenanforderungen

  • Inhalte in SharePoint unter Beibehaltung der Metadaten verschieben
  • Regelmäßige Reports zur Nutzung der internen News-Seite

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  • LPBK
  • Kundenstandort Schwerin, Deutschland
  • Branche Öffentlicher Sektor
  • Plattform SharePoint 2013
  • AvePoint-Lösungen Content Manager Report Center

DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Einfaches und originalgetreues Umstrukturieren und Duplizieren von SharePoint- Inhalten, ermöglicht den Administratoren die Optimierung der Plattformarchitektur
  • Automatisches Generieren von Reports mit detaillierten Informationen zur Nutzung von internen Nachrichtenartikeln als Informations- & Entscheidungsgrundlage für das Innenministerium
DocAve bietet uns eine elegante Lösung, Inhalte mit vollständigen Metadaten innerhalb der SharePoint-Farm zu verschieben und zu kopieren.
Nils Ohde SharePoint-Administrator, LPBK M-V

HERAUSFORDERUNG

Microsoft SharePoint wurde durch das LPBK M-V zunächst eingeführt, um ca. 4.000 Mitarbeitern eine einfachere Zusammenarbeit zu ermöglichen. Bei der Aufgabenbewältigung im Umfeld des G8-Gipfels erfreute sich die Plattform steigender Beliebtheit. Daraufhin wurde SharePoint auch als Intranet und Dokumentenspeicher implementiert.

Mit zunehmender Nutzung wurde es für die IT notwendig, eine Drittanbieter- Lösung zu finden, mit der sie Inhalte innerhalb SharePoint schnell verschieben und kopieren konnte. „Unser SharePoint hat sich seit dem ursprünglichen Einsatz als Informationssystem enorm weiterentwickelt“, sagte Nils Ohde, Sharepointadministrator beim LPBK M-V. „Unser Kollaborationssystem ist wesentlich ausgereifter. Im Laufe dieser Entwicklung haben wir jedoch festgestellt, dass wir in der Lage sein müssen, SharePoint mit einfachen Mitteln zu reorganisieren und die Architektur zu optimieren. Leider gab es innerhalb des bestehenden Systems keine Möglichkeit, SharePoint-Inhalte zusammen mit deren Metadaten zu migrieren.“

Im gleichen Zuge sollten bessere Reporting-Möglichkeiten geschaffen werden, insbesondere für den internen Newsletter. Da die Erstellung des Newsletters Zeit und Ressourcen bindet, wollte das Innenministerium genauere Auskunft über das Leseverhalten, als dies nativ durch SharePoint bereitgestellt werden konnte. „Für uns ist eine präzise Beurteilung bezüglich der Nutzerzugriffe auf Artikel und Newsletter wichtig“ sagte Ohde. „Diese Information dienen als Entscheidungsgrundlage, wie viele Ressourcen zukünftigen Artikeln gewidmet werden.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Das LPBK M-V suchte nach einer Drittanbieterlösung für SharePoint-Content-Management und -Reporting und beschloss, eine Lösung zu implementieren, die beide Bedürfnisse gleichermaßen befriedigt: DocAve Software, die vollintegrierte Lösung für SharePoint-Management von AvePoint. DocAve ermöglicht es den Administratoren der Organisation, verschiedene Aspekte ihrer SharePoint- Umgebung in nur einem Interface zu verwalten. „Mit DocAve haben wir ein breites Spektrum an Funktionalitäten zur Hand“, sagte Ohde. „DocAve erfüllt unsere Anforderungen an das SharePoint-Reporting und die Reorganisation. Darüber hinaus sind wir in der Lage, beide Aspekte mit nur einer Lösung zu verwalten.“

Mit zunehmender SharePoint-Adaption begann die Organisation, die Plattform auf neue und unterschiedliche Weise zu nutzen. Aus diesem Grund muss die IT oft Inhalte verschieben und Vorlagen kopieren, die auf einer anderen Site sinnvolle Verwendung finden. Vor DocAve hätte Ohde PowerShell-Code verwenden müssen, um Inhalte originalgetreu zu verschieben, was für ihn jedoch mit viel Zeit und Aufwand verbunden war. Mit Hilfe des visuellen Interface von DocAve können Administratoren jetzt die Quell- oder Zielorte gegenüberstellen und Bewegungen der Dateien eindeutig nachvollziehen – die Dateien behalten dabei alle nötigen Metadaten wie z.B. Berechtigungen. „Mit DocAve kann ich PowerShell komplett vermeiden, was meine Aufgabe deutlich einfacher gemacht hat“, sagte Ohde. „DocAve bietet uns eine elegante Lösung, Inhalte mit vollständigen Metadaten innerhalb der SharePoint-Farm zu verschieben und zu kopieren.“

Neben Vorteilen für das SharePoint-Content-Management, profitiert die Organisation auch von den Reporting- Funktionen von DocAve. Mit der Möglichkeit, eine Vielzahl an Reports in SharePoint durchzuführen, erstellt die IT regelmäßig Berichte, die Aufschluss über die Nutzung geben. Administratoren müssen in der Lage sein, genau sagen zu können, wie viele Nutzer aktiv auf das Intranet zugreifen und wie viele Mitarbeiter den internen Newsletter lesen. Die Daten werden dem Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern übergeben, wo anschließend eine fundierte Entscheidung über die Ressourcenzuteilung für zukünftige Artikel getroffen wird. „Nativ ist SharePoint nicht in der Lage, Reports zur Nutzung des Intranets oder Newsletteraufrufe mit allen benötigten Details zu erstellen“, sagt Ohde. „DocAve ermöglicht uns, problemlos über Nutzeraktivitäten zu berichten, zum Beispiel die Anzahl von Nutzern, die Artikel im Newsletter lesen. Es ist sehr einfach, Berichte zu Zugriffszahlen einzelner Artikel zu generieren und an das Innenministerium zu übermitteln. Entsprechen die Daten den Erwartungen, werden die Newsletter zukünftig ggf. erweitert.“

Neben dem breiten Funktionalitätsspektrum von DocAve, um die IT bei der Verwaltung von SharePoint zu unterstützen, bietet AvePoint auch einen erstklassigen technischen Support. „Das technische Supportteam von AvePoint ist überaus hilfsbereit und freundlich”, sagte Ohde. Es ist ein großes Plus, deutschsprachigen Support zu haben, auf den unsere Mitarbeiter zurückgreifen können. Das ist überaus praktisch, da wir nicht erwarten können, dass alle unsere Mitarbeiter fließend englisch sprechen.“

DAS FAZIT

Das LPBK M-V hat durch die Implementierung von DocAve, die nativen Einschränkungen von SharePoint in Bezug auf die Inhaltsrestrukturierung und das Reporting erfolgreich überwunden. Die Organisation verfügt nun über die Fähigkeit, Inhalte in SharePoint originalgetreu zu verschieben - eine merkliche Zeitersparnis für die Administratoren, da keine Nutzung von PowerShell-Skripten mehr nötig ist. DocAve ermöglicht der IT auch, detaillierte Berichte über die Plattformnutzung zu generieren, um dies den relevanten Stellen im Innenministerium berichten zu können. „Wir haben uns oft auf Drittanbieter-Tools verlassen, um Dinge zu erledigen, die Microsoft nicht nativ in ihren Lösungen anbietet“, sagte Ohde. „Das ist bei DocAve definitiv der Fall. Wir können nun Inhalte in unseren SharePoint-Farmen, inklusive intakter Metadaten, verschieben und kopieren. Außerdem hatten wir nie zuvor so gute Reporting- Möglichkeiten, um die Nutzung von SharePoint festzustellen.“

ÜBER LPBK

Das Landesamt für zentrale Aufgaben und Technik der Polizei, Brand- und Katastrophenschutz Mecklenburg-Vorpommern (LPBK M-V) ist der zentrale Servicedienstleister für die Landespolizei, für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben (BOS) im Digitalfunk und für Aufgaben des Brand- und Katastrophenschutzes sowie des Munitionsbergungsdienstes.

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