DocAve sorgte dafür, dass wir Versionsverläufe, Metadaten und andere wichtige Informationen zu unseren Daten in unserer neuen Office 365-Umgebung erhalten konnten.
IOZ unterstützt Firmen in der ganzen Schweiz bei der Implementierung von SharePoint und Office 365, und so wird SharePoint auch firmenintern intensiv genutzt. SharePoint wird von 50 Anwendern als Kollaborations-Plattform für alle Dokumente und Informationen zu Projekten und Kunden verwendet. „SharePoint ist eines unserer Hauptsysteme bei IOZ“, so Daniel Schnyder, Leiter des Bereichs Software Development and Product Management bei IOZ. „90 Prozent unserer Daten befinden sich in der Umgebung. So ist es von entscheidender Bedeutung, dass SharePoint durchgehend verfügbar ist.“
Von je her Early Adopter von Microsoft-Technologien, hat sich IOZ dazu entschieden, ihre firmengehosteten Inhalte von SharePoint 2010 zu Office 365 – SharePoint Online zu migrieren. Die Firma wollte sich die erweiterten Plattform-Funktionen von Microsofts Cloud zunutze machen, einschließlich des Office Delve-Suchwerkzeugs, der Video-Portale und Gruppen. Außerdem stellte IOZ fest, dass die Implementierung von Extranets und Projektarbeitsbereichen für externe Anwender in SharePoint Online einfacher zu realisieren waren. „Bei IOZ setzen wir intern systematisch die neuesten Technologien ein, um unsere Kunden besser unterstützen zu können“, so Schnyder. „Office 365 bot hervorragende neue Funktionen sowie eine bessere Integration von SharePoint mit anderen Produkten wie Lync und Dynamics CRM als SharePoint On-Premises.“
Als Experte für Office 365- und SharePoint-Technologien wusste IOZ, dass Microsoft keine nativen Funktionen für eine einfache Migration von SharePoint On-Premises zu SharePoint Online anbietet. „Wir hätten die Daten von einer Umgebung auf die andere mit „Copy/Paste“ kopieren können, hätten dann aber wichtige Informationen wie Versionsverlauf und Metadaten verloren“, erklärt Schnyder. „Außerdem wollten wir bei der Migration unsere Daten bereinigen und restrukturieren, was mit Microsofts mitgelieferten Tools nicht möglich ist.“
Um eine erfolgreiche Migration durchzuführen, sah sich IOZ die Lösungen von Drittanbietern genauer an.
Nachdem IOZ mehrere Migrationslösungen genauer untersucht hatte, fiel die Wahl schließlich auf DocAve Migrator. „DocAve Migrator bot Lösungen für die komplexen Szenarien, auf die wir bei unserer Migration in die Cloud stoßen würden“, sagt Schnyder. „Außerdem wollten wir Daten, die wir nicht mehr länger brauchten, während der Migration neu zuweisen und entfernen, was wir mit DocAve konnten.“
DocAve Migrator bietet eine effiziente Lösung für die Migration von geschäftskritischen Inhalten von SharePoint On-Premises direkt zu SharePoint Online. DocAves innovativer und zuverlässiger Datentransfer ist einzigartig in seiner Fähigkeit, Inhalte granular bis hin zu einzelnen Elementen zu migrieren und alle verbundenen Metadaten zu erhalten. „SharePoint ist für unsere Firma von entscheidender Bedeutung. Wir durften auf keinen Fall irgendwelche Informationen während unserer Migration verlieren, damit der Übergang für unsere Anwender so reibungslos wie möglich verlaufen konnte“, erklärt Schnyder. „Mit DocAve konnten wir sicherstellen, dass Versionsverläufe, Metadaten und andere wichtige Informationen zu unseren Daten in unserer neuen Office 365-Umgebung erhalten blieben.“
Um eine optimierte neue Cloud-Umgebung sicherzustellen und den Umzug von unnötigen Daten zu vermeiden, konnte IOZ entsprechend den Unternehmensanforderungen Inhalte mit DocAves granularer Inhaltsauswahl und anpassbaren Mapping-Funktionen selektiv migrieren. „Unsere SharePoint 2010-Umgebung hatte ungefähr 120 GB Daten, aber viele waren veraltete Informationen, die wir nicht zu SharePoint Online umziehen wollten“, so Schnyder. „Letztendlich konnten wir das zu übertragende Datenvolumen um 75 % verringern und migrierten ungefähr 30 Gigabyte zu SharePoint Online.“
IOZ konnte den Großteil ihrer Migration in die Cloud von Anfang bis Ende innerhalb von zwei Monaten abschließen. So konnten die Anwender bereits alle SharePoint Online-Funktionen nutzen, während zusätzliche Daten nach Bedarf migriert wurden. „DocAve ermöglicht uns eine flexible Migration von bestehenden Kunden-Sites bei Bedarf, wenn neue Projekte starten“, sagt Schnyder.
Dank DocAve konnte IOZ nicht nur ihren Inhalt direkt von SharePoint On-Premises zu Office 365 – SharePoint Online migrieren, sondern auch alle wichtigen Informationen erhalten und die Geschäftsdaten von nicht mehr benötigten Inhalten während der Migration bereinigen. Die Firma konnte schon bald die ganzen Vorteile von Microsofts Cloud-Plattform nutzen. „Dank des vereinfachten Identity-Management in Office 365 können wir in SharePoint Online jetzt problemlos externe Anwender zu unseren Projektarbeitsbereichen einladen“, so Schnyder. „Unsere Anwender können außerdem die leistungsstarke Unternehmenssuche von Office Delve nutzen, die für uns zu den Highlights der Plattform zählt.“
Die IOZ AG ist ein Microsoft Gold Partner und Anbieter von Dienstleistungen und Lösungen für SharePoint und Office 365.
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DocAve sorgte dafür, dass wir Versionsverläufe, Metadaten und andere wichtige Informationen zu unseren Daten in unserer neuen Office 365-Umgebung erhalten konnten.