DocAve® を利用して Microsoft® Office 365 への完全移行、および Microsoft SharePoint® データ ストレージ使用量の 75% 削減を実現した IOZ

クリティカル ニーズ

  • SharePoint 2010 オンプレミス版から Office 365 – SharePoint Online への直接完全移行
  • 移行の際に、不要となったレガシーデータを削除することのできる機能

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  • IOZ
  • 顧客ロケーション チューリッヒ、スイス
  • 業界 テクノロジー
  • プラットフォーム SharePoint Online
  • AvePoint ソリューションAvePoint の移行ツール

ハイライト

  • SharePoint 2010 から Office 365 – SharePoint Online へ、バージョン履歴やメタデータなどを完全に保ったまま、直接移行を実現
  • 最小単位移行およびマッピング機能を活用して不要なデータを削除することにより、新環境で必要とされるビジネス データのみを移行し、データの約 75% の削減に成功
  • 移行を 2 カ月で完了し、Office Delve を含む Office 365 機能を迅速にユーザーに提供
「DocAve を使用することにより、バージョン履歴・メタデータなど、自社データに関係する重要情報を失うことなく、新しい Office 365 環境でもデータを使用することが可能になりました。」
Daniel Schnyder 氏 ソフトウェア開発・製品管理部部長、IOZ

挑戦

スイス全土の顧客に対し、SharePoint および Office 365 の導入を提供している IOZ は、SharePoint を社内でも活用しています。

同社では、約 50 名の従業員が SharePoint にアクセスし、ドキュメントの共同編集を実行したり、製品や顧客に関する情報を管理したりといった操作を実行しています。「SharePoint は、IOZ における中央システムの一部をなしています」 と、同社でソフトウェア開発・製品管理部部長を務める Daniel Schnyder 氏は説明します。「SharePoint には全社データの 90% が保存されているため、いつでもアクセスできる状態にあることは非常に重要です。」


IOZ は SharePoint 2010 から Office 365 – SharePoint Online への移行を決定しました。

これは、Office Delve 検索ツール・ビデオ ポータル・グループ機能など、Microsoft のクラウドから提供される機能で、より強力となったプラットフォームを活用したいという要求にこたえるものでした。また、外部ユーザーに対しても、エクストラネットやプロジェクト スペースなどは、クラウドから提供するほうが望ましいとの結論に達しました。

「IOZ では、顧客へのサポートの質を改善するため、最新のテクノロジーを内部で使用していきたいと考えています」 と、Schnyder 氏は語ります。「Office 365 は優れた機能を備えているほか、SharePoint と Lync や Dynamics CRM などの Microsoft 製品との連携が、オンプレミス版のものよりスムーズに実行可能です。」


Office 365 のエキスパートである IOZ は、オンプレミス版 SharePoint から SharePoint Online へのコンテンツ移行が、既定の機能のみでは困難となることを理解していました。

「旧環境から新環境に手作業でコピー & ペーストを実行することはもちろん可能でしたが、その場合はバージョン履歴やメタデータなど、重要な情報が失われてしまうことになります」 と、Schnyder 氏は語ります。「また、移行を機会にデータの整理を実行したかったのですが、それも Microsoft のネイティブ機能のみでは実現不可能でした。」


移行をスムーズに実行し、組織のニーズにこたえるため、IOZ はサード パーティ ソリューションの検討を開始します。

AvePoint のソリューション

各種移行ソリューションの検討後、IOZ は SharePoint インフラ運用管理プラットフォームである DocAve 6 のモジュールである DocAve 移行の採用を決定します。

「DocAve 移行は、クラウドへの移行中に必ず発生するであろうと我々が予測していた複雑な問題にも対応できる機能を備えていました」 と、Schnyder 氏は語ります。「また、すでに使用しなくなったデータのクリーンアップも実行したかったのですが、DocAve をその目的にも使用できることが分かったことも、採用決定の要因のひとつでした。」


DocAve 移行は、オンプレミス版の SharePoint に存在するビジネス クリティカルなデータを、直接 SharePoint Online に移行することができるツールです。DocAve によるデータ移行機能の特色は、関連するメタデータをすべて保持したまま最小粒度のコンテンツやアイテムを移行できることにあります。

「SharePoint は我々の事業に必要不可欠です。このため、環境の変化がユーザーに与える影響を可能な限り最小限にとどめ、情報の欠損等が発生しないことが何よりも大切でした」 と、Schnyder 氏は語ります。「DocAve を使用することにより、バージョン履歴・メタデータなど、自社データに関係する重要情報を失うことなく、新しい Office 365 環境でもデータを使用することが可能になりました。」


また、不要なデータの除去と新環境の最適化のため、IOZ では DocAve の最小単位コンテンツ選択機能と、カスタマイズ可能なマッピング機能を使用しました。

「IOZ の SharePoint 2010 環境には約 120 ギガバイトのデータが存在していましたが、ほとんどはレガシー データであり、SharePoint Online に移行する必要はありませんでした」 と、Schnyder 氏は語ります。「最終的には、約 75% のデータを削除し、実際に移行する必要があるデータを約 30 ギガバイトまで絞り込むことができました。」


IOZ は、クラウドへの移行の大部分を 2 カ月以内に完了することができました。このため、ユーザーは追加的データの移行が進行している間も、SharePoint Online 機能を使用開始することが可能になりました。「DocAve は柔軟性が高いため、例えば新しいプロジェクトが始まると同時に、顧客サイトを必要に応じて移行するなどの作業も可能です。」

最終結果

DocAve の使用により、オンプレミス版 SharePoint 2010 から Office 365 - SharePoint Online への直接移行が、データの完全性を保ちながら実行可能になったばかりでなく、不要なデータを必要に応じて削除し、重要なデータのみを残すというプロセスが実現しました。IOZ では、Microsoft のクラウド プラットフォームの便利な機能をすぐに活用することが可能になりました。

「Office 365 では、認証管理がより簡単に活用できるようになったため、SharePoint Online では、外部ユーザーをプロジェクト ワークプレイスに招待することも簡単にできます」 と、Schnyder 氏は語ります。「また、Office Delve を活用することにより、強力な全社検索機能を使用可能になったことも嬉しいポイントのひとつです。」

顧客紹介 IOZ

Microsoft のゴールド パートナーである IOZ AG は、SharePoint と Office 365 のサービス / ソリューション プロバイダーです。

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