ELIN Motoren GmbH migriert mit AvePoint ohne Verzögerung zu Microsoft SharePoint und integriert Fileshares

Kundenanforderungen

  • Kontrollierter Zugriff auf Fileshare-Inhalte ohne Migration
  • Zentralisierte SharePoint-Administration

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  • ELIN Motoren GmbH
  • Kundenstandort Österreich
  • Branche Industrie
  • Plattform SharePoint 2013
  • AvePoint-LösungenDocAveMigration

DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Schnelle Abwicklung der Migrationsprozesse – von SharePoint 2010 zu SharePoint 2013 inklusive Workflows und Workflow-Historie
  • Integration von Daten aus der bestehenden Fileshare-Infrastruktur in SharePoint ohne Migration und Anwendung der bestehenden Berechtigungsstruktur
  • Zentrale und plattformübergreifende SharePoint-Administration sowie Verwaltung von Berechtigungskonzepten
Mit DocAve konnten die administrative Verwaltung sowie Datentransfers innerhalb unserer SharePoint-Umgebungen optimiert und vollkommen zentralisiert werden.
Lukas Rasch System Administrator, ELIN Motoren GmbH

HERAUSFORDERUNG

ELIN Motoren GmbH setzt seit 2011 SharePoint ein. Mit zunehmender Akzeptanz bei den 325 Nutzern, entschied sich die IT für ein Upgrade von SharePoint 2010 auf SharePoint 2013. Das Unternehmen unterhielt einige Terabyte an Daten in SharePoint und hatte außerdem sensible Informationen in Filesystemen gespeichert, was die Herangehensweise an das Upgrade unmittelbar beeinflusste. Die IT wollte alle bestehenden SharePoint-Inhalte (inklusive Workflows) zur neuen Umgebung migrieren. Jedoch sollten auch wichtige Inhalte in den Fileshares verbleiben. Diese Voraussetzung stellt die IT vor einige Herausforderungen.

Um keine Altdaten, Prozesse oder Workflows zu verlieren, suchte die IT nach einer Drittanbieterlösung, die es ihnen erlaubte, SharePoint-Inhalte zügig zu migrieren und die Darstellung von Fileshare-Inhalten in SharePoint zu ermöglichen. „Uns war wichtig, Inhalte innerhalb unserer SharePoint-Umgebung schnell und einfach neu strukturieren zu können“, sagte Lukas Rasch, System Administrator bei ELIN Motoren GmbH. „Inhalte einfach von der Test- in die Produktivumgebung verschieben zu können, würde die Zyklen unserer Entwicklerprojekte signifikant verkürzen.“

Zusätzlich zur Migration, war das IT-Team auf der Suche nach einer Lösung, um Berechtigungen zentral zu verwalten. Mit nativen Mitteln kann die Berechtigungsverwaltung in SharePoint ein zeitintensiver und manueller Prozess sein. „Als Administratoren ist es enorm wichtig für uns, dass jeder in SharePoint die richtigen Berechtigungen besitzt“, so Rasch. „Out-of-the-Box können wir keine Berechtigungen in Bulk vergeben. Wir müssen jede Seite, für die wir die Berechtigung erteilen wollen, einzeln aufrufen.“

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Nachdem die ELIN Motoren GmbH verschiedene Drittanbieterlösungen für ihre Migrationsanforderungen evaluiert hatte, entschied man sich für die Implementierung der DocAve Software. DocAve ist die vollintegrierte Plattform von AvePoint für die Migration, Verwaltung und Sicherung von SharePoint. Die Plattform hat nicht nur im Bereich Migration überzeugt, sondern konnte auch im Bereich SharePoint-Verwaltung native Lücken schließen.

Mit DocAve konnten die Administratoren des Unternehmens Altinhalte von SharePoint binnen Stunden auf die neue Plattform umziehen. Die IT hat selektiv kritische Inhalte, darunter Metadaten, Workflows und Workflow-Historien, ohne Informationsverlust zu SharePoint 2013 migriert. „Dass wir wirklich alle Inhalte, inklusive Metadaten, migrieren konnten, war für den Erfolg der Migration ausschlaggebend“, sagte Rasch. „Wir waren uns sicher, all unsere Daten migriert zu haben.“

Außerdem konnte das Unternehmen mit DocAve Inhalte innerhalb von SharePoint verschieben und neu strukturieren. Wie schon bei der Migration, können Inhalte mit Full-Fidelity verschoben werden. Insbesondere das schnellere Verschieben von Inhalten von der Test- auf die Produktivumgebung war ein großer Vorteil. „Bisher war das Verwalten von SharePoint-Inhalten eher problematisch“, sagte Rasch. „Mit DocAve hingegen ist es kinderleicht. Die Möglichkeit Metadaten zusammen mit den Inhalten zu migrieren ist eine Grundvoraussetzung für uns, wenn wir Änderungen an SharePoint vornehmen. Ohne DocAve wäre das nicht möglich gewesen.“

Als vollintegrierte Plattform ermöglicht DocAve die zentrale Verwaltung verschiedener Aspekte von SharePoint. Neben der Migration und dem Content Management, nutzt die ELIN Motoren GmbH DocAve außerdem für das Berechtigungsmanagement. Mit nativen Mitteln kann es mühsam sein, neuen Mitarbeitern die entsprechenden SharePoint-Berechtigungen zuzuweisen. Mit DocAve können Administratoren von einem Interface Nutzerberechtigungen verwalten und Änderungen in Bulk anwenden. „Es ist eine große Erleichterung, ein zentrales Berechtigungsmanagement für SharePoint zu haben“, sagte Rasch. „Wir sind jetzt wesentlich schneller bei der Verwaltung der Berechtigungen als Out-of-the-Box. Besonders toll ist, dass wir dafür die gleiche Lösung wie für das Content Management nutzen können.“

Während die IT Altinhalte schnell und reibungslos zu SharePoint 2013 migrieren konnte, wollte man eine Migration von Fileshare-Inhalten vermeiden. Mit dem File Share Navigator konnte die IT Fileshare-Inhalte in SharePoint sichtbar machen, ohne diese zu migrieren. „Durch die Integration unserer Fileshares in SharePoint haben wir viel Zeit und Aufwand gespart“, so Rasch. „Unsere Nutzer können jetzt auf alles was sie brauchen an einem Ort zugreifen: SharePoint. Der Adoption hat das einen großen Push gegeben.“

DAS FAZIT

Mit DocAve konnte das Unternehmen das Upgrade auf SharePoint 2013 erfolgreich umsetzen und dabei Inhalte selektiv ohne Verlust von Informationen migrieren. So wurden nur wichtige Inhalte zur neuen Umgebung umgezogen. Neben der Migration und Fileshare-Integration erhielt die IT-Abteilung mit DocAve weitere Funktionen zur Administration von SharePoint, zum Beispiel die einfache Restrukturierung von Inhalten und die zentrale Verwaltung von Nutzerberechtigungen. „Mit DocAve waren wir in der Lage, die Verwaltung und Datenübertragung in unserer SharePoint-Umgebung zu optimieren und zu zentralisieren“, sagte Rasch. „Alle Funktionen sind in einer Lösung gebündelt – dahingehend hat DocAve vieles für uns vereinfacht.“

Zusätzlich zu DocAve, hat das Unternehmen auch File Share Navigator implementiert und integriert Inhalte aus Fileshares statt sie zu migrieren. „Wir wollten eine Migration vermeiden“, sagte Rasch. „Mit File Share Navigator ist uns das gelungen. Durch die Integration unserer Filesysteme in SharePoint können unsere Nutzer auf die Inhalte zugreifen, ohne, dass die IT diese an einen neuen Speicherort umziehen muss.“

ÜBER ELIN Motoren GmbH

ELIN Motoren GmbH ist der Lifecycle-Partner für rotierende elektrische Maschinen und Lösungen, der für die besten Unternehmen weltweit arbeitet. Am Standort in Preding/Weiz, wo 2008 eines der modernsten Motorenwerke Europas entstanden ist, beschäftigt die ELIN Motoren GmbH ca. 430 Mitarbeiter und bedient von hier aus Kunden in aller Welt.

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