Deutsches Krebsforschungszentrum (DKFZ) sichert und migriert sein Intranet zu SharePoint® 2013 mit DocAve®

Kundenanforderungen

  • Backup von SharePoint 2007 und Wiederherstellung auf Objektebene
  • Migration von 5 Gigabyte (GB) zu SharePoint 2013 und Verwerfen veralteter Anpassungen
  • Inkrementelle Migration von Inhalten mit intakten Metadaten

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  • DKFZ
  • Kundenstandort Heidelberg, Deutschland
  • Branche Forschung
  • Plattform SharePoint 2013
  • AvePoint-Lösungen Backup & Restore

DIE GRÖßTEN ERFOLGE

  • Sicherung von SharePoint 2007 mit voller Wiedergabetreue und Automatisierung, wodurch die Notwendigkeit einer internen Backup-Lösung mit PowerShell entfällt
  • Beschleunigte SharePoint-Intranet-Migration durch Wegfall veralteter Daten und inkrementelle Migration
  • Erhöhte Software-Effizienz und optimiertes System durch einen AvePoint Service-Tag
Wenn es um den Umfang und die Qualität der Lösung geht, ist DocAve eindeutig die richtige Wahl.
Bernd Rasemann ITCF – AG Datenbanken – Team Internet & Intranet, DKFZ

HERAUSFORDERUNG

Eine Heilung für Krebs zu finden. Es ist ein andauerndes medizinisches Dilemma, in das Ärzte und Wissenschaftler unzählige Stunden investieren. Das Deutsche Krebsforschungszentrum, mit mehr als 3.500 Mitarbeitern das größte biomedizinische Forschungsinstitut in Deutschland, erforscht Krebsmechanismen, identifiziert Risikofaktoren und zeigt Strategien auf, um Krebserkrankungen vorzubeugen.

Neben der Medizintechnik, die für die Durchführung von Experimenten und den Fortschritt in diesem Bereich erforderlich ist, setzt das DKFZ SharePoint als Intranet und als Kollaborationsplattform zur Unterstützung teambasierter Projekte ein. SharePoint ist kein Mikroskop oder Reagenzglas, aber für das DKFZ ein kritisches Instrument, um die biomedizinische Industrie zu beeinflussen und Krebs auszuschalten.

Das DKFZ musste 220 Gigabyte (GB) an Daten innerhalb seiner SharePoint 2007-Umgebung sichern und sein Intranet zu SharePoint 2013 migrieren, um die Zusammenarbeit zwischen 3.500 Endbenutzern zu verbessern. Um dies erfolgreich zu bewerkstelligen, suchte das Unternehmen nach einer Drittanbieterlösung.

AVEPOINT-LÖSUNGEN

Das DKFZ entschied sich unter anderem für DocAve Backup and Restore, ein Teil der DocAve-Softwareplattform von AvePoint, da es Funktionen und Features beinhaltet, die andere Tools nicht bieten. DocAve Backup and Restore bietet originalgetreue Backups und Wiederherstellungen unter Beibehaltung aller Metadaten, Sicherheitseinstellungen und Versionshistorien. „Wenn es um den Umfang und die Qualität der Lösung geht, ist DocAve eindeutig die richtige Wahl", sagt Bernd Rasemann, ITCF - AG Datenbanken - Team Internet & Intranet.

Während das DKFZ mit PowerShell auch eine Inhouse-Backup-Lösung entwickelte, war DocAve die beste Option für das Unternehmen, eine granulare automatische Sicherung der gesamten Plattform auf Tivoli Storage Manager zu implementieren. „Unser internes PowerShell-Backup-Szenario ist in puncto Sicherheit und Umfang nicht mit dem von AvePoint vergleichbar", so Rasemann. „Das DKFZ kann wöchentliche Voll-Backups und inkrementelle Backups täglich durchführen, was Zeit spart. Bisher war die Wiederherstellung eines einzelnen Elements nur möglich, indem die gesamte Site Collection wiederhergestellt wurde. Mit DocAve können wir einzelne Elemente sofort wiederherstellen", so Rasemann.

Darüber hinaus war DocAve Migrator für das DKFZ wegweisend für eine erfolgreiche Intranet-Migration zu SharePoint 2013; Der Weg dorthin war allerdings nicht einfach. „Unser Ziel war es, 5 GB Daten zu migrieren. Das Problem war nicht das Datenvolumen an sich, sondern die veralteten Anwendungen und Anpassungen", so Rasemann. Auch die Zeit war ein potenzieller Haken, den das DKFZ durch die Zusammenarbeit mit AvePoint schlussendlich überwunden hat. „Wir konnten das gesamte Migrationsprojekt nicht alleine bewältigen", so Rasemann. "Wir hatten bereits 1,5 Jahre investiert, aber mit der Unterstützung von AvePoint konnten wir das Projekt in nur 6 Monaten abschließen."

DocAve Migrator ermöglichte es dem DKFZ außerdem, selektiv zu migrieren, veraltete Daten zu verwerfen und den Migrationsplan in einem voll funktionsfähigen Tool anzupassen. „Der größte Vorteil von DocAve war die inkrementelle Migrationskapazität", so Rasemann. „Wir hatten rund 1.200 Websitesammlungen mit Metadaten, die wir einfach migrieren konnten. Es waren keine manuellen Arbeiten erforderlich, was ein Alptraum gewesen wäre."

Das DKFZ nutzte auch einen Servicetag mit Robert Mulsow, AvePoint Director of TSP, EMEA. „Gemeinsam haben Herr Mulsow und ich die Details von DocAve überprüft, Fehler behoben, das System optimiert und wichtige Funktionen aktiviert, wie z. B. ein Alarmsystem per E-Mail-Benachrichtigung", so Rasemann. „Insgesamt habe ich ein besseres Verständnis für die Funktionsweise der Software gewonnen und kann dieses Wissen anwenden, um die Effizienz unseres SharePoint-Intranets zu steigern.“

DAS FAZIT

Für ein Krebsforschungsinstitut wie das DKFZ ist Zeit entscheidend. Mit SharePoint können die Endbenutzer ihre Entdeckungen schnell und einfach kommunizieren und sich auf das konzentrieren, was sie am besten können: Strategien zur Krebsbekämpfung finden. Als das DKFZ SharePoint 2007 sichern und wiederherstellen sowie ein 5 GB großes Intranet nach SharePoint 2013 migrieren musste, konnte DocAve diese Anforderungen erfüllen.

Die Lösungen und Services von AvePoint werden in Zukunft eine wichtige Rolle bei den SharePoint-Umgebungen des DKFZ spielen, insbesondere bei Backup und Restore. Das DKFZ kann sich auch weiterhin auf den weltweiten technischen Support von AvePoint rund um die Uhr verlassen, um mit diesen Projekten erfolgreich zu sein. „Während des Migrationsprozesses standen wir in Kontakt mit dem Support-Team, das für uns die passenden Lösungen gefunden hat", so Rasemann.

Insgesamt war der Servicetag für die Organisation die positivste Erfahrung. „Mein Lieblingsteil bei der Arbeit mit AvePoint war, wie involviert Herr Mulsow war", sagte Rasemann. „Er hat unsere Fragen professionell beantwortet und gab sein fundiertes Wissen gerne weiter. Wir würden den Servicetag auf jeden Fall anderen Unternehmen empfehlen."

Mit DocAve kann sich das DKFZ weniger auf die Fehlerbehebung in SharePoint als vielmehr auf die Zusammenarbeit zwischen den Endbenutzern konzentrieren. „Nach dem Servicetag fühlen wir uns viel zuversichtlicher, dieses Projekt allein zu handhaben, alles dank AvePoint und Herrn Mulsows engagierten Bemühungen", sagt Rasemann.

ÜBER DKFZ

DKFZ ist das größte biomedizinische Forschungsinstitut in Deutschland und Mitglied der Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren, der größten wissenschaftlichen Organisation des Landes.

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