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Migrez vers M365 : l’approche Greenfield est-elle idéale pour vous ?

Comme nous avons tous pu le constater entretemps, la percée du télétravail en 2020 a engendré un basculement sans précédent vers une mise à profit de nouvelles plateformes pour satisfaire les besoins de la main-d’œuvre. Dans mon expérience personnelle, j’ai vu de nombreuses entreprises qui ont, soit accéléré leur passage au cloud et aux plateformes de collaboration basées sur le cloud, soit implémenté une stratégie principalement basée sur le cloud alors qu’elles étaient persuadées qu’elles ne l’adopteraient jamais totalement.


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Dû à ce changement de priorité, certaines plateformes telles que Microsoft Teams ont vu leur nombre d’utilisateurs exploser au-delà de la barre du milliard au niveau mondial (chiffre encore en progression) ! C’est une excellente nouvelle pour les sociétés fournissant de telles plateformes, mais un coup d’œil rapide à ces chiffres extraordinaires soulève une question très simple : comment se fait-il qu’autant d’entreprises aient réussi en si peu de temps à faire adopter les nouvelles technologies par un si grand nombre d’utilisateurs ?

Bon, il faut admettre qu’un certain nombre d’entreprises (env. 45 %) avaient déjà établi des plans pour migrer la majorité de leurs ressources dans l’univers du cloud d’ici la fin 2020, selon un rapport réalisé par O’Reilly Media. Ces entreprises ont :

  1. effectué des recherches pour déterminer la plateforme adéquate répondant aux besoins de toutes leurs unités d’affaires,
  2. mis en place des comités de gouvernance et de planification afin d’identifier le moyen idéal de mettre en œuvre cette nouvelle technologie avec un minimum de perturbations pour l’entreprise
  3. et implémenté une structure de prise en charge permanente afin d’assurer un succès et une croissance continus de la plateforme choisie.

Ceci dit, il reste toutefois encore 55 % d’entreprises qui n’avaient pas un tel projet dans leurs tiroirs et beaucoup d’autres qui ont été forcées d’accélérer leur calendrier. Donc, je reviens à ma question initiale : pourquoi observons-nous toujours une augmentation aussi considérable d’adoptions dudit système, et ce si rapidement ?

La tendance dominante qui s’applique à un grand nombre de ces entreprises est l’approche Greenfield. Cette approche permet essentiellement aux entreprises de laisser leurs ressources existantes telles quelles et de diriger le nouveau type de travail et la collaboration sur Internet grâce à des plateformes plus modernes. Une approche Greenfield est-elle donc idéale pour vous ?

L’objectif de Greenfield : faciliter l’adoption du nouveau système et éviter tout travail fastidieux

À première vue, une approche Greenfield semble être le meilleur de deux mondes. En tant qu’entreprise, vous n’avez plus besoin de vous adonner à la tâche ardue d’une initiative complète de gestion du changement au niveau organisationnel, qui comprend des tâches telles que :

  • identifier quels aspects de la plateforme existante seront cartographiés sur la nouvelle plateforme et lesquels ne le seront pas
  • aligner des routines établies et des expériences utilisateur sur la nouvelle plateforme
  • communiquer continuellement avec la communauté d’utilisateurs finaux car il faut, des deux côtés, se familiariser avec une nouvelle plateforme tout en leur offrant une nouvelle qualification sur la manière d’utiliser leurs données existantes au sein de cette nouvelle plateforme
  • migrer les contenus existants vers la nouvelle plateforme, ce qui peut s’avérer coûteux et chronophage.

Au lieu de cela, Greenfield laisse travailler les utilisateurs avec les données et les contenus dans vos systèmes existants, comme ils en ont l’habitude, et les dirige uniquement vers la nouvelle plateforme pour le nouveau type de travail sur Internet. Pour finir, il suffira que les utilisateurs mettent à profit la nouvelle plateforme de manière adaptée à leurs besoins et les entreprises pourront se séparer de leurs anciennes applications. Grâce à cette approche, nous avons assisté à un pic drastique dans l’adoption en ce qui concerne de nombreuses entreprises, donc où est le problème ?

La réalité de Greenfield : collaboration inefficace

Il y a un certain nombre de raisons pour lesquelles les entreprises ont historiquement choisi de migrer leurs plateformes existantes vers de nouvelles plateformes, dont l’une des principales est la réduction de la dette technique. En 2020, néanmoins, nous avons découvert une nouvelle raison pour la migration : un accroissement de la productivité.

Une étude américaine récente qui inclut 1 100 entreprises et a été réalisée par l’Institute for Corporate Productivity ainsi que le professeur Rob Cross du Babson College dans le Massachusetts a démontré que les entreprises qui ont encouragé des environnements de travail collaboratifs étaient cinq fois plus susceptibles d’avoir un rendement plus élevé. Sans vouloir entrer davantage dans les détails sur les mérites de la collaboration, il semble assez clair qu’il peut, pour autant que cela soit fait dans les règles de l’art, en résulter une augmentation sensible de la performance générale de l’entreprise.

Mais quelles sont les failles de la collaboration ou, plus spécifiquement, à quel endroit la stratégie de collaboration en entreprise est-elle défaillante ? La réponse à cette question peut varier selon l’entreprise, mais certains points communs existent, dont :

  • Confusion de l’utilisateur final : quelle plateforme dois-je utiliser à quel moment ?
  • Manque de visibilité : des silos collaboratifs sont créés en fonction du site où les données sont utilisées
  • Manière décousue et désordonnée de travailler : à chaque utilisateur, équipe ou unité d’affaires est laissé le soin de déterminer par soi-même la manière de collaborer et de naviguer entre les différentes plateformes

Une approche Greenfield tombe souvent dans tous les pièges cités ci-dessus. Prenons l’exemple d’une entreprise qui, historiquement, fait appel à un SharePoint local car sa plateforme collaborative déploie Microsoft 365 et Teams ainsi que quelques formations pour utilisateurs finaux.

  • Où résiderait le contenu collaboratif actif ? Quand est-il approprié de collaborer en local et quand sur le cloud ? Combien de fois un utilisateur devra-t-il prendre cette décision ?
  • Qu’est-ce qui peut encourager l’utilisation de la nouvelle plateforme ? Les utilisateurs et les unités d’affaires qui sont réticents à tout changement en resteront très probablement au système local. Que se passe-t-il lorsqu’ils ont besoin de collaborer entre unités d’affaires ?
  • Une unité d’affaires utilise Teams pour le chat et pour la collaboration informelle, mais le site SharePoint existant pour la collaboration formelle. Certains utilisateurs partagent des liens, d’autres utilisent des e-mails avec des pièces jointes, et d’autres encore téléchargent simplement du contenu vers d’autres emplacements.

Le résultat est généralement un pic initial d’adoption (c’est la nouvelle manière de travailler !), puis une baisse graduelle parce que les utilisateurs estiment de plus en plus difficile de trouver ce dont ils ont besoin et d’être assurés de faire ce qu’il faut.

La solution : migration accélérée

Une gestion du changement au niveau organisationnel est toujours plus difficile lorsqu’il s’agit de réparer que lors de son lancement. Les déploiements les plus rapides et réussis de Microsoft 365 et de Teams que nous avons observés cette année respectent quelques règles générales de base :

  • Un Outlook Customer Manager allégé : les délais ne permettent plus à de nombreuses entreprises d’effectuer une analyse et une stratégie OCM complète. L’objectif est donc plutôt d’identifier les méthodes et les exigences qui satisfont la majorité des besoins d’une entreprise, et d’implémenter un cadre d’adoption continu afin d’incorporer les exigences plus spécifiques ultérieurement.
  • Contrôles d’implémentation : tant d’un point de vue des processus que technologique, il convient d’adapter vos objectifs de collaboration au sein de l’entreprise en effectuant les contrôles adéquats afin d’aider vos utilisateurs à travailler correctement
  • Migrer les contenus adéquats : le plus grand obstacle à une adoption réussie est de laisser des données critiques pour l’entreprise en stockage sur d’autres systèmes. Essayez de déterminer quels sont les contenus les plus critiques et actifs dans votre entreprise et concentrez vos efforts en premier lieu sur ce point. D’autres contenus pourront toujours être déplacés à une date ultérieure.

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