Pratiques pour la migration des file shares vers Office 365

En cette période de modernisation et de technologie cloud, de nombreuses organisations évaluent la migration des systèmes de file shares existants vers une plate-forme de collaboration d’entreprise standard. Bien que ce déplacement pèse sur de nombreux services informatiques depuis des années, l’ampleur de cette tâche peut être intimidante étant donné le recours aux systèmes de fichiers pour les processus internes, la collaboration et même la force de l’habitude. 


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Cela étant dit, l’exploitation d’un système de gestion de contenu d’entreprise (ECM) apporte toujours des bénéfices, allant du contrôle des versions à l’amélioration de la sécurité et de la conformité. En outre, les plates-formes de collaboration cloud telles qu’Office 365 offrent aux utilisateurs finaux des moyens plus faciles et sans doute plus accessibles d’accéder et de partager du contenu. Le contexte actuel du télétravail accélère la nécessité de trouver une solution, maintenant le projet de migration des partages de fichiers qui a été remis au second plan vient au premier plan. 

Alors, que pouvons-nous faire maintenant ? 

Qu’il s’agisse de migrer vers le cloud ou un système ECM local standard, les défis seront similaires. Voici les trois bonnes pratiques lorsque vous cherchez à migrer vos file Share. 

Nettoyer les données ROT 

Beaucoup de gens ont entendu des variantes du terme « ROT », mais quelle que soit la version de l’acronyme, il s’agit du même concept. Ce sont les données qui peuvent être nettoyées ou supprimées du système source, afin de récupérer l’espace de stockage perdu et d’augmenter l’efficacité. Le processus de nettoyage de ces données peut également réduire les efforts dévoués à la migration et faciliter la recherche dans l’environnement de destination.

Examinons chaque partie de l’acronyme « ROT » : 

  • Redondant – Il peut s’agir de la partie la plus difficile du processus de nettoyage. En raison de l’absence de contrôle de version dans les systèmes de fichiers, il existe généralement de nombreuses copies différentes ou des versions individuelles du Identifier les emplacements de ce contenu et discerner ce qui est conservé et ce qui est rejeté pourront aider à réduire les conflits de contenu une fois que les fichiers sont déplacés dans le nouveau référentiel. Il existe des solutions tierces pouvant aider à signaler et à identifier ce contenu pour faciliter le processus de pré-migration.
  • Obsolète – Les utilisateurs finaux peuvent avoir tendance à garder du contenu qui n’est plus pertinent uniquement parce qu’aucun processus ne peut être mis en place pour les obliger à conserver la pertinence. De plus, lorsque des personnes quittent des services ou même des organisations, leurs fichiers ne sont pas toujours évalués et/ou nettoyés. Cela conduit à une masse de contenu périmé qui n’est pas utilisé et peut être éliminé à moins qu’il ne nuise à la stratégie de rétention des enregistrements de votre organisation. Il est recommandé de…

  • Examiner les directives sur la rétention des enregistrements et discerner s’il y a un délai dans lequel vous devez conserver des fichiers (par exemple, sept ans) 
  • Prévoir de filtrer le contenu qui dépasse le délai donné
  • Avertir les utilisateurs de cette décision, dans le cadre d’une stratégie de communication et de gestion du changement, afin de les inciter à l’action. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le contenu migré sera pertinent et conforme aux stratégies
  • Trivial – Bien que le contenu obsolète soit plus facile à identifier, le contenu trivial dépend de la détermination des utilisateurs. La réduction de ce type de données nécessite la formation et la communication auprès des utilisateurs finaux pour les aider à déterminer s’ils doivent supprimer certains fichiers. Ce processus contribuera également à réduire le fardeau de la migration.

Découvrir l’emplacement vers lequel les données sont déplacées 

Afin de bien planifier la migration, il est non seulement important de nettoyer le contenu ROT, mais également de découvrir l’emplacement vers lequel le contenu est déplacé. Ce processus pourrait être nommé « planification de l’architecture de l’information de votre organisation », mais il n’est pas aussi effrayant qu’il n’y paraît. Prenons l’exemple d’Office 365, la règle pratique pourrait se présenter: 

  • L’ensemble des file shares « personnels » sera migré vers leur OneDrive Entreprise 

De cette façon, le contenu sera stocké dans un endroit approprié, ce qui favorise la recherche. 

Réaliser la migration par étapes 

Un processus de migration complet est aussi important pour les personnes effectuant la migration que les utilisateurs finaux affectés. La réalisation progressive de la migration comporte plusieurs avantages tels que : 

  1. Une chronologie qui peut être communiquée aux utilisateurs finaux afin qu’ils soient au courant du moment où les données seront migrées et où ils devront commencer à utiliser le nouveau système.
  2. Une façon permettant aux personnes effectuant la migration de se concentrer sur un seul segment à la fois dans le but de minimiser les problèmes et d’effectuer des tests appropriés.
  3. En cas de migration vers le cloud, la réalisation progressive de la migration aide à minimiser les problèmes de limitation potentiels qui se produiront lors du déplacement d’un grand nombre de données.

Le nettoyage des données ROT, la planification de l’architecture de l’information de votre organisation et la réalisation progressive de votre migration forment le plan de migration global. Ce plan tient compte de tout, d’une chronologie de chaque migration en masse des individuels/services à celle des communications. Mieux encore, un plan de migration complet permettra d’optimiser le temps consacré aux activités de pré-migration et à la migration. 

Bien qu’il y ait certainement des nuances dans tous les scénarios de migration, ces trois bonnes pratiques aideront à constituer le fondement d’une migration réussie des file shares. Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à les poser dans la section de commentaires ci-dessous ! 


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