Réussir sa migration Box vers Microsoft 365 : la planification

Votre abonnement Box arrive à échéance et vous voulez commencer à consolider vos systèmes dans le cloud ? À moins que vous ne souhaitiez profiter des nombreux avantages d’une véritable plateforme collaborative avec des applications comme Teams, SharePoint et bien d’autres ?

Quelle que soit la raison qui incite une entreprise à vouloir passer de Box à Microsoft 365, une migration reste, dans tous les cas, une véritable gageure. Comment allez-vous déplacer votre contenu ? Quel contenu allez-vous déplacer ? Faut-il utiliser un outil ? Comment allez-vous former vos utilisateurs ? Autant de questions légitimes et pertinentes qu’il convient de se poser avant de changer de fournisseur de cloud. Dans cet article, nous allons vous expliquer précisément comment procéder.


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Analyse : à quoi ressemble mon contenu ?

Comme pour toute migration, et encore plus dans le cas d’une migration cloud vers cloud, il est indispensable de prendre le temps de comprendre votre environnement actuel pour vous éviter de futures migraines. Aujourd’hui, la plupart des entreprises utilisent la même plateforme depuis des années. Ces plateformes sont susceptibles d’avoir du contenu obsolète, d’être désorganisées ou encore de posséder d’étranges structures d’autorisation. Un « nettoyage de printemps (ou de toute autre saison) » s’impose donc. Vous pouvez utiliser des outils natifs pour obtenir un index de base ou un outil tiers capable d’extraire un inventaire de vos données, les autorisations, les métadonnées clés, etc.

Lorsque vous aurez une bonne idée du contenu de votre système Box, prenez le temps de le comprendre et utilisez cette information pour déterminer la meilleure approche pour déplacer ce contenu avec vos parties prenantes. Vous voudrez peut-être déplacer uniquement le contenu actuel (créé au cours des X dernières années) et archiver le reste dans un autre système, à moins que vous ne préfériez déplacer uniquement le contenu auquel vous avez accédé ces Y derniers mois. Quelle que soit votre approche, prenez le temps de travailler avec vos parties prenantes principales pour faire du ménage, vous ne le regretterez pas.

Planification : à quoi doit ressembler ma destination ? Comment va se faire la transition pour mes utilisateurs ?

Comme pour l’analyse, la phase de planification est essentielle pour une migration Box vers Microsoft 365 réussie. Faites-nous confiance quand on vous dit que ce n’est pas une perte de temps ! Maintenant que vous savez ce que vous allez déplacer, réfléchissons au comment. Dans un environnement Box, des documents sont partagés, des modifications apportées et des dossiers créés tous les jours. Il faut donc réfléchir à la manière de perturber le moins possible les utilisateurs du système. Les conclusions de l’analyse ont dû vous permettre d’identifier l’endroit où les différents services travaillent et la manière dont ils collaborent.

Cette information peut être utilisée pour segmenter la migration. Examinez tous les utilisateurs et services actifs et divisez le calendrier de migration de ces services en phases. Il est assez perturbant pour un utilisateur d’utiliser un système un jour et de se réveiller le lendemain en devant utiliser quelque chose de complètement différent. Vous allez donc devoir mettre en place des migrations incrémentielles et des migrations complètes.

Des outils tiers comme Fly d’AvePoint permettent d’utiliser des conventions d’affectation de noms flexibles pour vous permettre de suivre facilement la progression du projet de migration global, son déroulement au niveau de chaque service, si elle est complète ou incrémentielle, etc. Ces outils proposent également différentes options qui peuvent aider les utilisateurs à faire des ajustements au niveau du contenu (remplacer, ignorer, etc.).

Accès : qui a accès à quoi ?

Tous les systèmes cloud ne sont pas créés de la même manière et l’une des principales différences réside dans leur façon de gérer les autorisations. Box possède ses propres règles pour définir les rôles d’accès pour collaborer dans son système et, malgré une certaine ressemblance, elles ne sont pas exactement les mêmes que celles de Microsoft 365. Ce défi, attendu, peut être facilement surmonté s’il est bien géré.

Box et Microsoft 365 permettent de collaborer très facilement avec des parties extérieures, mais l’octroi des autorisations d’accès est géré d’une manière légèrement différente. Par exemple, dans Microsoft 365, un utilisateur externe peut accéder à une équipe (site SharePoint) sans appartenir à tous les canaux privés de cette équipe. Ainsi, bien qu’il puisse consulter la plupart des documents, il n’a pas accès à tous. Ce type de structure n’existe pas dans Box, vous devrez donc y penser lors de l’élaboration de vos plans et de la cartographie de vos outils de migration.

Autre exemple : si vous passez d’un espace Box Drive à OneDrive, veillez à conserver les autorisations « Partagé avec moi » entre les deux systèmes. Ainsi, les utilisateurs pourront accéder facilement non seulement à leurs fichiers, mais aussi à ceux qui ne leur appartiennent pas, mais sur lesquels ils ont collaboré.

Étant donné que Box est essentiellement une plateforme collaborative utilisant des dossiers et que Microsoft 365 utilise des dossiers et des sites pour séparer les données, il est essentiel de travailler avec ses utilisateurs professionnels et les principales parties prenantes pour comprendre ces structures avant de migrer, notamment en ce qui concerne l’accès aux fichiers.

Exécution

Maintenant que vous avez analysé, planifié et réfléchi aux autorisations, le moment est enfin venu de déplacer le contenu ! Selon votre travail de planification, vous voudrez sûrement programmer ces migrations au moment où cela entraîne le moins de perturbations, généralement en dehors des heures de travail et le week-end. Non seulement cela réduit l’impact sur les utilisateurs, mais cela est recommandé par Microsoft pour une performance optimale. 

Votre commencerez sûrement par une migration complète, au cours de laquelle vous déplacerez le plus de contenu possible à un moment calme pour les deux systèmes. Nous vous conseillons d’effectuer cette migration le week-end ou la nuit comme conseillé ci-dessus, et de créer au préalable vos utilisateurs dans Microsoft 365 afin de pouvoir conserver les paramètres de partage et d’accès depuis la source. Une fois la migration complète terminée, travaillez avec vos parties prenantes pour permettre la transition des utilisateurs sur une période de temps définie en utilisant des migrations incrémentielles (ce qui peut être fait la nuit) jusqu’à ce qu’ils soient prêts à utiliser exclusivement le nouveau système.

Vous pouvez également diviser vos plans, non seulement par service et entre migration complète ou incrémentielle, mais également par type et volume de données au sein d’un service. Par exemple, si votre service technique utilise beaucoup de fichiers Autocad et les stocke dans un jeu de dossiers défini, songez à les scinder afin de ne pas retarder les plans contenant de petits fichiers.

Renouvelez l’opération jusqu’à ce que tous les services aient migré, facile !

Ces concepts fondamentaux peuvent être appliqués à chaque migration, notamment les migrations Box.  Bien qu’une migration d’un lecteur cloud vers Microsoft 365 semble un choix évident, il y aura toujours quelques nuances.  Les fonctionnalités complètes de Microsoft 365 offrent une grande flexibilité aux clients en termes de destination, mais elles nécessitent une bonne planification de la migration afin de profiter pleinement de ces avantages.


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