Gestion de documents d’archive interne ou externe : nouvelles perspectives pour 2021

Lorsque des clients se lancent dans un projet de gestion de documents d’archive avec Office 365, l’une des premières choses à faire consiste à choisir entre une approche interne et une approche externe. Dans de précédents articles sur ce sujet, AvePoint a été clair sur sa position : les référentiels externes sont une approche plus traditionnelle, tandis que les stratégies internes sont plus tournées vers l’avenir.

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Cependant, dans certains cas, il peut être utile d’ajouter un volet externe à votre stratégie globale. Étudions la question d’un peu plus près !

Interne ou externe : rappels

Pour ceux qui débutent dans l’univers de la gestion de documents d’archive, les concepts d’approche « interne » et « externe » ne vous disent peut-être pas grand-chose. Faisons donc un petit rappel :

Le stockage « externe » est une approche traditionnelle de la gestion de documents d’archive numériques. Beaucoup d’entre vous connaissent sûrement les référentiels de documents d’archive traditionnels, dans lesquels un système externe ou référentiel de stockage se situe en dehors de l’emplacement des informations, et les objets marqués comme documents d’archive sont envoyés séparément dans le référentiel. C’est notamment le cas lorsque vous avez des systèmes externes dédiés hérités ou même au sein du concept classique de « centre des enregistrements » de SharePoint qui possédait une collection de sites complètement distincte dans laquelle les documents d’archive étaient « envoyés ».

Si cette approche a réussi à surmonter de nombreux défis liés aux systèmes de documents hérités (comme les partages de fichiers), en renforçant la gestion et le contrôle du stockage des fichiers et en permettant de « localiser » ou « centraliser » la recherche et la gestion de documents d’archive dans un seul référentiel, cette approche ne s’est pas bien adaptée à l’évolution de l’espace de travail numérique. Alors que nos espaces de travail devenaient de plus en plus variés et complexes, et que les fonctions de contrôle et de recherche s’amélioraient au sein des systèmes existants, l’approche externe traditionnelle a commencé à poser des problèmes comme la perte de contexte concernant la provenance du document, la duplication involontaire du contenu à plusieurs emplacements et le niveau de complexité supplémentaire associé à la gestion des rôles d’utilisateurs/autorisations entre la source et le référentiel.

L’approche « interne » de la gestion de documents d’archive est quant à elle plus moderne, dans la mesure où elle utilise les fonctions de recherche et de contrôle de la plateforme technologique moderne pour appliquer les stratégies de contrôle des documents d’archive au même document à l’endroit où se font la collaboration ou le travail. Cela a l’avantage de préserver intégralement le contexte de sécurité, d’emplacement et informatif et de réduire la duplication dans la mesure où les stratégies sont appliquées au document source en interne sans avoir besoin de le déplacer ou de le dupliquer à un autre endroit.

Exemple d’approche externe

Comme je l’ai déjà dit, AvePoint s’efforce d’anticiper les tendances du secteur et recommande généralement à ses clients d’opter pour des stratégies de gestion de documents d’archive internes lorsque cela est pertinent.

Cela dit, s’il est bon d’avoir une approche ou une stratégie, cela ne veut pas dire qu’il ne peut pas y avoir d’exceptions nécessitant un ajustement de l’approche afin de répondre aux besoins spécifiques d’un client.

Cela s’est récemment produit avec un client qui était en train d’adopter une stratégie de gestion de documents d’archive essentiellement interne pour ses artefacts Microsoft 365, mais qui était confronté à la hausse du nombre d’espaces de travail Microsoft Teams « jetables » créés pour des initiatives ad hoc et de télétravail. Cela a amené ce client à faire deux constats :

1. il était impératif de mettre en place des règles de gestion du cycle de vie afin de gérer la prolifération des équipes qui étaient créées et pas retirées ;
2. il se retrouvait désormais face à deux objectifs concurrents, à savoir conserver une gestion interne des documents d’archive tout en voulant réaliser simultanément un « nettoyage de printemps » et supprimer ces espaces de travail qui contiendraient autrement les documents d’archive internes.

Ce défi de vouloir posséder un espace de travail nettoyé pour anticiper la croissance future tout en reconnaissant que cela était aux antipodes avec le fait de conserver des espaces internes pour le long terme l’a conduit à demander à AvePoint de revoir son approche globale de la gestion de documents d’archive, de la gouvernance et de la gestion du cycle de vie dans son environnement.

Governance et Records, ensemble, c’est mieux

AvePoint a réfléchi à plusieurs options avec le client et lui a proposé d’intégrer une composante externe à sa solution globale essentiellement interne, afin de répondre spécifiquement à la question de l’équilibre entre gestion du cycle de vie et rétention des documents d’archive pour Microsoft Teams. Cette approche combinée offrait une flexibilité permettant de maintenir une approche interne pour la majorité des documents d’archive tout en tenant compte des fichiers importants de Teams qui devaient être conservés sans qu’il soit nécessaire de conserver la totalité de l’espace de travail Teams dans lequel ils se trouvent, permettant ainsi de nettoyer les espaces de travail Teams.

C’est là que Governance et Records travaillent main dans la main. L’un des principaux arguments contre une stratégie externe est la perte du contexte d’emplacement relatif au document original. Le fait d’avoir une stratégie de gouvernance forte pour les espaces de travail Microsoft 365 donne une trame pour la capture et la gestion du contexte des espaces de travail d’une manière organisée, ce qui permet de l’utiliser facilement dans un scénario de gestion de documents d’archive.

Par exemple, notre client a trouvé une solution utilisant la suite d’offres dans le cloud d’AvePoint pour une gestion du cycle de vie de bout en bout entièrement automatisée. Cette solution réunit les aspects suivants :

• utiliser Cloud Governance pour fournir et assurer le suivi des espaces de travail comme SharePoint et Teams et capturer des informations critiques pour l’entreprise sur les stratégies de propriété, de sécurité et de cycle de vie ;
• utiliser Cloud Records pour gérer le contenu interne lorsque cela est nécessaire ;
• lorsque la période de renouvellement d’un espace de travail Teams arrive à expiration, avant que l’équipe soit archivée/supprimée, tous les documents d’archive marqués sont déplacés dans un référentiel de documents d’archives à long terme basé dans SharePoint. Ainsi, le document conserve les informations essentielles concernant son espace de travail d’origine, la propriété et le contexte.

En conclusion

Comme décrit dans l’exemple ci-dessus, si une stratégie de gestion de documents d’archive interne convenait pour la majorité du contenu de l’environnement de notre client, ce dernier s’est rendu compte que, avec la prolifération des espaces de travail Teams, il ne souhaitait pas tous les conserver indéfiniment. C’est pourquoi il a décidé de trouver un équilibre entre les mandats des documents d’archive et la facilité d’utilisation et les besoins de rangement. C’est pour cela qu’une approche hybride avec des capacités externes sélectionnées (combinée à une initiative de gouvernance forte pour capturer et conserver les métadonnées et le contexte relatifs au contenu) est précieuse pour créer une stratégie de gestion de documents d’archive forte.

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