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Die vier wichtigsten Vorteile virtueller Datenräume

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Durch die Pandemie ist die Telearbeit zum Mainstream geworden. Dies hat dazu geführt, dass sensible Daten seit einigen Jahren zunehmend virtuell geteilt werden. Zweifellos spart das Zeit und rettet Bäume, doch die digitale Datenfreigabe birgt auch Risiken. Man kann nicht oft genug daran erinnern, dass Daten nicht gleich Daten sind und dass Standard-Sicherheitsmaßnahmen für Ihre sensibelsten Daten vielleicht nicht ausreichen. Die Risiken einer allzu großzügigen Freigabe und unzulässiger Zugriffe sind einfach zu hoch – und die Folgen kompromittierter Daten zu schwerwiegend. Und hier kommt der virtuelle Datenraum ins Spiel.

Wenn Sie daran interessiert sind, private Informationen elektronisch freizugeben, haben Sie wahrscheinlich schon einmal von virtuellen Datenräumen gehört. Bei einem virtuellen Datenraum – auch als VDR, elektronischer Datenraum, „Virtual Deal Room“, Datenraum oder privater virtueller Raum bekannt – handelt es sich um einen hochgradig sicheren Online-Dokumentenspeicher und Kollaborationsbereich für den gemeinsamen Zugriff, die Bearbeitung und das Speichern der sensibelsten Projekte.

Stellen Sie ihn sich einfach als gepanzerten Safe Room in Ihrem Zuhause vor, der voller verschlossener Aktenschränke ist. Es gibt nur einen Ein- und Ausgang. Sie entscheiden, wer Zugang erhält und überreichen den berechtigen Personen höchstpersönlich den Schlüssel zum gewünschten Aktenschrank.

Egal, ob Sie im Bereich Fusionen, Übernahmen, Veräußerungen, Immobilienverträge, Fundraising, IPOs oder Auditing aktiv sind: Jedes Joint Venture kann von sicheren Räumen wie VDRs profitieren, um Informationen zu speichern und freizugeben.

Ist ein VDR das Richtige für Sie? Das zeigt ein Blick auf die folgenden wichtigsten Vorteile.

1. Ein virtueller Datenraum bietet die höchste Sicherheit

Bei ihren Projekten geht es um viel? Dann tauschen Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit vertrauliche Informationen mit Dritten aus. Dies ist schon für sich genommen mit vielen Risiken verbunden. Noch größer werden die Risiken, wenn ausgesprochen sensible Daten offengelegt werden. Wenn Sie diese Daten auf eine nicht sichere Weise freigeben, könnten Sie zur bevorzugten Zielscheibe von Cyberkriminellen werden.

Und selbst wenn Sie nicht die unerwünschte Aufmerksamkeit von Hackern erregen, könnten Ihre Daten dennoch durch nachlässige Mitarbeitende oder eine versehentliche übermäßige Offenlegung kompromittiert werden. Ob beabsichtigt oder nicht, die potenziellen Folgen sind dieselben: Betriebsunterbrechungen, Rufschädigungen oder sogar finanzielle Konsequenzen. Wenn alles auf dem Spiel steht, reicht der Datenschutz anderer Content-Management-Tools wie Microsoft SharePoint, Google Drive oder Dropbox einfach nicht aus.

VDRs schneiden viel besser ab und schützen Ihre Daten von Anfang an. Jeder User, der den VDR betreten will, muss vorab autorisiert werden. Über strenge Zugangsberechtigungen können Admins Zugriff und Funktionen pro Benutzer zuteilen und somit sicherstellen, dass nur diejenigen Zugriff auf Informationen erhalten, die explizit dafür ausgewählt wurden. Sie können darüber hinaus nachverfolgen, wer Dokumente angezeigt, heruntergeladen oder bearbeitet hat, um die Datenspuren besser nachvollziehen zu können.

Indem Sie Ihre vertraulichen Projektdaten in einem virtuellen Datenraum speichern und nicht auf einer herkömmlichen Content-Collaboration-Plattform, stellen Sie sicher, dass sie verschlüsselt sind sowie an einem vollständig separaten, durch Kontrollen gesicherten Ort gespeichert und nicht mit anderem Unternehmens-Content vermischt werden. Alle genannten Vorzüge gehen mit den neuesten Sicherheitsmaßnahmen einher.

Während viele moderne VDRs Cloud-basiert arbeiten, ist Confide von AvePoint der einzige virtuelle Datenraum, der innerhalb Ihres eigenen Microsoft 365-Mandaten gehostet wird. Damit halten Sie Ihre Daten nahe bei sich, vermeiden Probleme mit der Datensouveränität und wirken traditionellen Herausforderungen im Bereich IT-Sicherheit entgegen.

Natürlich plant niemand, Opfer einer vorsätzlichen oder versehentlichen Datenschutzverletzung zu werden – doch VDRs vermitteln Ihnen das gute Gefühl, dass die sensiblen Daten geschützt sind.

2. Konfiguration und Management leicht gemacht

VDRs bieten mehr als nur ihre beeindruckende Schutzfunktion: ihre hervorragende Benutzerfreundlichkeit für sämtliche Endbenutzer.

Auf sensible Daten sollten nur jene Zugriff erhalten, die sie wirklich kennen müssen („Need-to-Know“-Prinzip). Wenn Sie für externe Freigaben allerdings eine herkömmliche Content-Management-Plattform nutzen, ist Ihr IT-Team gefordert. Es muss eine komplexe Struktur kleinteiliger Berechtigungsstufen und ambitioniert verschachtelte Ordnerstrukturen managen, obwohl es keinen echten Einblick in das Projekt oder die Inhalte der Ordner hat.

Aus diesem Grund wurden VDRs als Front-Office-Lösungen entwickelt, die den geschäftlichen Endnutzern vollständige Kontrolle und Transparenz schenken. Die Plattform schützt IT-Ressourcen, indem sie es den Führungskräften und Projektmanagern erlaubt, ihre spezifischen, vertraulichen Ad-hoc-Projekte – oft mehrere zugleich – an einem einzigen zentralen Ort zu managen.

Selbst wer nur Technologiekenntnisse auf Anfängerniveau mitbringt, kann seine virtuellen Datenräume und Projekt-Arbeitsbereiche sicher und ohne Unterstützung des IT-Teams managen. So gelangen nur jene an die Dokumente innerhalb des VDR, die den Zugriff wirklich benötigen.

3. Effiziente externe Freigaben und Kooperationen

Die Arbeit an sensiblen Projekten oder Joint Ventures bringt viel Arbeit mit sich – von der Zusammenstellung wichtiger Aufgaben über die Nachverfolgung von Aufgaben und die Kommunikation mit zentralen Stakeholdern bis zur Bereitstellung der Vertragsvereinbarungen. Das lässt Ihnen keine Zeit, Kollaborationsbereiche einzurichten und kleinteilige Einstellungen vorzunehmen, um Ihre Daten zu schützen.

Zum Glück nehmen VDRs Ihnen diese Arbeit ab. Mit VDRs können Sie schnell und unkompliziert neue Projekte erstellen und Benutzern Zugriffsrechte erteilen. Dadurch können Sie die Freigabe und Speicherung von Informationen folglich mit maximaler Sicherheit vereinheitlichen. So benötigen Sie dank Confide nur wenige Augenblicke, um einen neuen Arbeitsbereich zu schaffen. Sie können wichtige Kennzahlen und die jüngsten Aktivitäten leicht projektübergreifend und von einem zentralen Dashboard aus nachverfolgen.

Funktionen wie das Aufgabenmanagement (über das Admins bestimmten wichtigen Benutzern spezifische Verantwortlichkeiten zuweisen können) und die Überwachung von Schlüsselkennzahlen und -aktivitäten tragen dazu bei, die Erledigung von Aufgaben sicherzustellen und die engen Terminvorgaben der Unternehmen einzuhalten. Projektleiter können diese Echtzeit-Einblicke nutzen, um Projektabläufe zu optimieren, eine Grundlage für strategische Entscheidungen zu erhalten und somit für eine Einhaltung des Zeitplans der Projekte zu sorgen.

Die Nutzung eines VDR steigert die Effizienz jedes Projekts. Informationen können über die digitale Plattform umgehend gesammelt, organisiert und ausgetauscht werden, was Zeit und Geld spart. Und da die Plattform eigens für eine sichere Kollaboration entwickelt wurde, können Sie sich darauf verlassen, dass die dort gespeicherten Informationen geschützt sind.

4. Maximaler Nutzen aus Ihren IT-Ausgaben

Dank seiner zahlreichen Einsatzmöglichkeiten (siehe unsere Liste!) bietet ein VDR eine erstklassige Investitionsrendite. Selbst wenn Sie gerade nicht an einem hochgradig sensiblen Projekt mit hohem Einsatz arbeiten, sind VDRs bei Ihrer alltäglichen Arbeit von Nutzen. Diese leicht skalierbaren, digitalen Safe-Räume schützen nicht nur vertrauliche Daten, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit mit Gastnutzern, die in anderen Lösungen vielleicht durch Firewalls oder IT-Einschränkungen behindert würden.

Wer über einen unkomplizierten, zugänglichen und sicheren Dokumentenspeicher verfügt, benötigt weniger Tools und kann sein Lösungsportfolio konsolidieren. Zahlreiche Unternehmen nutzen nach eigenen Angaben zu viele Sicherheitslösungen – einer Studie von Gartner zufolge haben 78 Prozent der Chief Information Security Officers mindestens 16 Tools in ihrem Cybersecurity-Lieferantenportfolio – VDRs können mit Blick auf Sicherheit und Kollaboration also ein hervorragendes Investment darstellen.

Ist ein virtueller Datenraum das Richtige für Sie?

In der heutigen Welt sind Sie für sichere externe Freigaben, strenge Zugriffskontrollen und ein effizientes und dennoch geschütztes Teilen von Informationen auf eine digitale Plattform angewiesen. Virtuelle Datenräume schließen dank ihrer Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit, die andere Plattformen nicht bieten können, diese kritische Lücke in Ihrer Kollaborations-Toolbox. Eine Investition in einen VDR ist letztlich nichts anderes als eine Investition in sichere Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen.

Erfahren Sie mehr über VDRs und darüber, wie geschäftliche Anwender ihre vertrauliche Zusammenarbeit mit Confide, dem modernen und intelligenten virtuellen Datenraum von AvePoint, optimal kontrollieren können.


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