StartOffice 365VDR 101: Grundlagen des virtuellen Datenraums

VDR 101: Grundlagen des virtuellen Datenraums

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6 Anwendungsfälle für virtuelle Datenräume

Virtueller Datenraum (VDR) – SharePoint oder andere Anwendungen?


Der Begriff VDR (virtueller Datenraum) ist heutzutage in aller Munde, insbesondere im Zusammenhang mit Fusionen und Übernahmen. Aber was ist ein virtueller Datenraum, was hat er mit Fusionen und Übernahmen zu tun, und kann er Ihnen nützen?

In diesem Artikel werden wir die Grundlagen von VDRs erläutern: was sie sind, wie sie funktionieren, welchen Mehrwert sie bieten und wann man sie einsetzen sollte. Außerdem geben wir Ihnen ein paar Tipps, worauf Sie bei der Auswahl des für Sie geeigneten VDR achten sollten.

Was ist ein virtueller Datenraum?

Ein virtueller Datenraum – manchmal auch als elektronischer Datenraum, virtueller Geschäftsraum, Datenraum oder privater virtueller Raum bezeichnet – ist ein hochsicherer Online-Dokumentenspeicher und Raum für die Zusammenarbeit zur gemeinsamen Nutzung, Speicherung und Bearbeitung Ihrer sensiblen Projekte.

Stellen Sie sich einen VDR wie einen stahlverstärkten Tresorraum in Ihrem Haus vor, der mit verschlossenen Aktenschränken ausgestattet ist. Es gibt nur einen Weg hinein und einen hinaus, Sie entscheiden, wer Zugang erhält, und händigen ihm persönlich einen Schlüssel zu dem Aktenschrank aus, den er benötigt.

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Wie funktioniert ein VDR?

VDRs können auf speziellen Websites oder über sichere Agentenanwendungen gehostet werden. Jeder Anwender, der den VDR betritt, muss vorher autorisiert werden. Datenräume sind in Ordner- und Dateihierarchien strukturiert, und Administratoren können den Zugriff auf jeden Ordner oder jede Datei in der Datenbank verwalten. Der Zugriff kann nach Bedarf angepasst oder entzogen werden.

Die VDR-Anbieter speichern und sichern zwar die Dokumente in Ihrem VDR, haben aber keinen Zugriff auf die Daten in Ihrem Raum, ebenso wenig wie andere Personen außerhalb des Raums Zugang haben.

Virtueller Datenraum

Worin unterscheidet sich ein VDR von anderen Dokumentenverwaltungsplattformen?

Auf den ersten Blick werden Sie sich vielleicht fragen, warum Sie für einen virtuellen Datenraum bezahlen sollten, anstatt eine herkömmliche Dokumentenverwaltungsplattform wie SharePoint zu nutzen. Das ist ganz einfach. Zwar bieten beide Plattformen die gemeinsame Nutzung von Dateien und verschachtelte Ordnerstrukturen, doch SharePoint wurde für die Verwaltung durch die IT-Abteilung für die laufende, tägliche Arbeit entwickelt, während VDRs speziell für Führungskräfte und Projektmanager zur Verwaltung spezifischer, vertraulicher Ad-hoc-Projekte entwickelt wurden.

Wenn Sie außerdem einen externen Anwender zu einem in SharePoint gehosteten Projekt hinzufügen würden, würden Sie das Azure AD Ihres Unternehmens offenlegen, was das Risiko potenzieller Lecks oder einer Überfremdung erhöht. Wenn Sie vertrauliche Projektdaten in einem virtuellen Datenraum aufbewahren, werden sie verschlüsselt, an einem völlig separaten, abgeschlossenen Ort gespeichert und nicht mit anderen Unternehmensinhalten vermischt – all das bietet Schutz auf höchstem Niveau. Erfahren Sie mehr über unsere eigenen Erfahrungen mit SharePoint als VDR während unserer Reise zur NASDAQ.

Virtueller Datenraum

Warum sollte ich einen VDR verwenden?

Es ist wichtig, daran zu denken, dass nicht alle Daten gleich sind – Ihre Vorstandsberichte sind weitaus wertvoller als Ihre eBook-Kopie. Sie müssen Ihre sensiblen Daten schützen, insbesondere wenn Sie sie mit Dritten teilen. VDRs sind ein wertvolles Instrument, mit dem Unternehmen vertrauliche Informationen einfach und sicher mit Dritten in einer virtuellen Umgebung austauschen können.

VDRs haben eine Menge Vorteile:

  • VDRs werden kontrolliert. Durch strenge Berechtigungen können Administratoren den Zugriff und die Funktionen nach Anwendern zuweisen und so sicherstellen, dass niemand auf Ihre Informationen zugreifen kann, wenn Sie es nicht ausdrücklich wünschen. Wenn Sie nicht möchten, dass Anwender Daten herunterladen, freigeben, drucken usw. können, können Sie diese Funktionen mit einem Mausklick entfernen.
  • VDRs sind anpassbar. Für jedes neue Projekt können Sie einen neuen Arbeitsbereich erstellen, der genau seinen Spezifikationen entspricht. Sie können die Struktur auch leicht aktualisieren, um sie an veränderte Anforderungen anzupassen.
  • VDRs sind effizient. Sie ermöglichen es Ihnen, die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Informationen auf die sicherste Art und Weise zu rationalisieren, indem Sie neue Projekte erstellen und Anwendern schnell und einfach Zugriff gewähren können.

Und das Beste daran? Die meisten VDRs sind einfach zu bedienen, d. h. Führungskräfte können ihren virtuellen Datenraum und ihre Projektarbeitsbereiche sicher und ohne die Unterstützung ihrer IT-Teams verwalten, wodurch IT-Ressourcen geschont werden und einmal mehr sichergestellt wird, dass nur die erforderlichen Personen Zugriff auf die Dokumente im VDR haben.

Wann sollte ich einen virtuellen Datenraum nutzen?

Sie sollten einen VDR nutzen, wenn Sie an sehr vertraulichen Projekten arbeiten und mit Kollegen oder Dritten zusammenarbeiten müssen. VDRs können von einer Vielzahl von Branchen für eine Vielzahl von Situationen genutzt werden.

VDRs werden zum Beispiel häufig von Unternehmen eingesetzt, wenn sie mit einem anderen Unternehmen fusionieren oder es übernehmen. Laut Deloitte wickeln 87 % der Unternehmen ihre Fusionen und Übernahmen in einer rein virtuellen Umgebung ab, was bedeutet, dass Unternehmen Tools wie VDRs benötigen, um wichtige Daten sicher austauschen zu können.

VDRs können jedoch nicht nur für M&A-Transaktionen eingesetzt werden. Jedes Joint Venture – von Börsengängen und Wirtschaftsprüfungen bis hin zu Rechts- und Immobilienverträgen und Fundraising – kann von einem sicheren Ort für die Speicherung und den Austausch von Informationen profitieren.

Wie wähle ich den richtigen VDR-Anbieter für mich aus?

Die Entscheidung für eine virtuelle Datenraumlösung sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden – es steht einfach zu viel auf dem Spiel, wenn Ihre Daten nicht geschützt sind

Bei so vielen VDR-Anbietern, die unterschiedliche Funktionen, Möglichkeiten, Schnittstellen und Kostenstrukturen anbieten, kann es schwierig sein zu wissen, welcher VDR der richtige für Sie ist.

Hier sind einige Fragen, die Sie sich stellen sollten:

  • Werde ich die Hilfe meines IT-Teams benötigen, um meinen VDR einzurichten und/oder zu verwalten?
  • Kann ich innerhalb des VDRs kommunizieren oder muss ich E-Mail/Teams verwenden?
  • Wie werden meine Daten gesichert und geschützt?

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