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VDR 101: Grundlagen des virtuellen Datenraums
3 Wege, wie die neue Confide VDR-Lösung von AvePoint eine sichere M&A-Zusammenarbeit ermöglicht
Erfahren Sie, wie speziell entwickelte virtuelle Datenräume (VDR) sichere Zusammenarbeit und maximale Effizienz ermöglichen und Ihre digitale Fusion, Übernahme oder Veräußerung vereinfachen, damit Ihnen die Sicherheit der Transaktion keine schlaflosen Nächte bereitet.
Trotz der COVID-19-Pandemie wurden 2021 eine Vielzahl von Fusionen, Übernahmen und Veräußerungen durchgeführt, bei dem der globale M&A-Markt ein Rekordhoch von insgesamt 5,9 Billionen US-Dollar erreichte. Diese Transaktionen unterschieden sich von früheren M&A-Tätigkeiten durch die enormen Bewertungen, die halsbrecherische Geschwindigkeit und die Art, wie sie durchgeführt wurden – nämlich digital.
Tatsächlich ging aus einer 2021 unter M&A-Expertinnen und -Experten durchgeführten Umfrage von Deloitte hervor, dass 87 % der Unternehmen bereits eine Transaktion in einer rein virtuellen Umgebung abgeschlossen haben. Über die Hälfte (55 %) der Befragten ging sogar davon aus, dass virtuelle Abschlüsse auch nach der Pandemie die bevorzugte Form sein würden.
Wenn Ihr Unternehmen Interesse an virtuellen M&As hat, könnten Sie eine bekannte Enterprise-Filesharing-Plattform wie Microsoft SharePoint oder Google Workspace nutzen, um diese virtuellen Deals auszuführen (wie auch AvePoint beim NASDAQ-Börsengang vergangenen Sommer). Es gibt jedoch eine noch bessere Lösung: einen virtuellen Datenraum.
Bei einem virtuellen Datenraum (VDR) handelt es sich um einen hochgradig sicheren Online-Dokumentenspeicher und Kollaborationsbereich für den gemeinsamen Zugriff, die Bearbeitung und das Speichern der sensibelsten Projekte. Im Unterschied zu anderen Kollaborationsplattformen ermöglichen VDRs Effizienz und Zusammenarbeit unter internen und externen Nutzern und sorgen gleichzeitig für maximale Sicherheit.
Da Expertinnen und Experten davon ausgehen, dass die M&A-Aktivität im kommenden Jahr auf hohem Niveau und der Anstieg von Deal-Umfang und -Volumen ungebrochen bleiben werden, haben wir einige Möglichkeiten zusammengestellt, wie Ihr Unternehmen mit einem VDR vom aktuell brandheißen M&A-Markt profitieren kann.
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Gewährleistung sicherer Transaktionen
Bei Fusionen und Übernahmen liegt es in der Natur der Sache, dass große Mengen hochgradig sensibler Daten und vertraulicher Informationen ausgetauscht werden. Schlechte Sicherheitsmaßnahmen könnten zu versehentlich zu weitreichend geteilten Daten, Datenlecks oder noch Schlimmerem führen.
Deshalb ist Sicherheit die vorrangige Funktion eines VDR. Über strenge Zugangsberechtigungen können Admins Zugriff und Funktionen pro Nutzer zuteilen und somit sicherstellen, dass nur diejenigen Zugriff auf Informationen erhalten, die explizit dafür ausgewählt wurden. Sie können darüber hinaus nachverfolgen, wer Dokumente angezeigt, heruntergeladen oder bearbeitet hat, um die Datenspuren besser nachvollziehen zu können.
Manche VDRs können in Ihrem eigenen Cloud-Mandanten gehostet werden, z. B. Confide von AvePoint. Confide ist der einzige in Microsoft 365 integrierte virtuelle Datenraum, bei dem Ihre Daten „close to home“ bleiben und der optimale Sicherheit und Inbetriebnahme bietet. Natürlich plant niemand, Opfer einer vorsätzlichen oder versehentlichen Datenschutzverletzung zu werden. Dennoch ist man während des M&A-Prozesses besonders anfällig dafür. Aus einer 2019 durchgeführten Umfrage geht hervor, dass die Unternehmen von 53 % der Umfrageteilnehmer während M&A-Verhandlungen bereits enorme Probleme mit der Cybersicherheit hatten, die den Deal gefährdeten. Mit VDRs können Sie unbesorgt sein: Ihre sensiblen Informationen sind geschützt.
Halten Sie den Zeitplan für Ihre Transaktion ein
Der Zeitfaktor ist bei allen M&A-Transaktionen ausschlaggebend, da Verzögerungen unweigerlich Zeit und Geld kosten.
In der Vergangenheit konnte sich die Due-Diligence-Phase aufgrund von Versandzeiten, wiederholten Fragen und verlegten Dokumenten in die Länge ziehen. Die Nutzung eines VDR kann zu einer Beschleunigung des Prozesses beitragen. Informationen können über die digitale Plattform umgehend gesammelt, organisiert und ausgetauscht werden, was Zeit und Geld spart.
Funktionen wie die Zuweisung von Aufgaben, die Admins bestimmten wichtigen Nutzern spezifische Verantwortlichkeiten zuweisen lässt, sowie die Überwachung von Schlüsselkennzahlen und -aktivitäten tragen dazu bei, die Erledigung von Aufgaben sicherzustellen und die engen Terminvorgaben beider Unternehmen einzuhalten. Projektleiter können diese Echtzeit-Einblicke nutzen, um Projektabläufe zu optimieren, eine Grundlage für strategische Entscheidungen zu erhalten und somit für eine Einhaltung des Zeitplans zu sorgen.
Überblick über den Zustand Ihrer Transaktion
Während der anfänglichen Phasen der Due Diligence arbeiten Sie wahrscheinlich mit mehreren interessierten Parteien zusammen. Es gibt immer Parteien, die mehr Interesse zeigen als andere. Deshalb kann es in einem traditionellen M&A-Umfeld schwierig sein, den Interessenten mit den für Sie größten Erfolgsaussichten ausfindig zu machen.
Ein VDR wie Confide ermöglicht Ihnen über Kennzahlen zu Nutzeraktivitäten und Datei- und Ordnerzugriff Einblicke über den Fortschritt der Transaktion. Sie können abrufen, welcher potenzielle Käufer bestimmte Unternehmensdokumente wie lange prüft, wodurch Sie eine bessere Vorstellung von seinem Interesse bekommen.
Mit diesen Informationen erhalten Sie nicht nur einen Überblick über den Zustand Ihrer Transaktion, sondern können auch einen Kommunikationsplan mit potenziellen Käufern festlegen. Bei Interessenten, die Ihren Unterlagen mehr Zeit widmen, könnte eine freundliche Nachfrage richtig sein, während bei Parteien, die noch keine Dokumente geöffnet haben, eine kleine Erinnerung angebracht sein könnte.
Sichern Sie sich den bestmöglichen Deal
Dieselben Funktionen, die für die Effizienz der VDRs sorgen, tragen auch zu mehr Zugänglichkeit bei. Verkäufer können Geschäftsräume ganz einfach erstellen sowie internen und externen Zugriff verwalten. Beispielsweise ermöglicht Ihnen Confide, innerhalb weniger Augenblicke einen neuen Arbeitsbereich zu schaffen und die wichtigsten Kennzahlen und aktuellen Aktivitäten mehrerer Projekte mittels eines zentralen Dashboards im Blick zu behalten.
Dadurch sowie durch die Tatsache, dass mögliche Käufer einfachen Zugriff auf alle benötigten Informationen an einem Ort haben, können Verkäufer Ihr Angebot auch einem breiteren Publikum unterbreiten und die Bewertungen steigern.
Auch die Käufer profitieren. VDRs bieten Käufern dank Zeit- und Kosteneinsparungen durch die digitalen Transaktionen die Flexibilität, gleichzeitig mehrere potenziell interessante Unternehmen zu prüfen. Somit können Sie eine Vielzahl von Optionen vergleichen, bevor sie sich für den richtigen Deal entscheiden – ohne Geschäftsreisen, Koordinierung oder einen persönlichen Handschlag.
Mit VDRs können beide M&A-Transaktionspartner den bestmöglichen Deal erzielen.
Schnellere Integration nach der Transaktion
Auch nachdem die Tinte auf den Transaktionsverträgen getrocknet ist (bzw. die elektronische Unterschrift bestätigt ist), gibt es eine Menge zu tun. Selbst eine gute Transaktion hat keinen Wert, wenn die beiden Unternehmen nicht erfolgreich zusammengeführt werden.
Nutzen Sie Ihren VDR für die effiziente und sichere Kommunikation über Technologielücken, Infrastruktur-Verbesserungen oder Datenmigrationsbedarf und wie diese Maßnahmen nach Abschluss der Transaktion umgesetzt werden. Diese vertrauliche Kommunikation ist wichtig (Sie möchten bestimmt nicht nach einem Jahr feststellen, dass Ihr neu erworbenes Unternehmen nicht über einen Datenmanagementplan verfügt und Ihre Unterlagen nun völlig durcheinander sind) – aber Außenstehende müssen davon nicht unbedingt erfahren.
Auch nach der Integration leistet der VDR gute Dienste. Das Tool kann für weitaus mehr als M&A-Transaktionen genutzt werden. Jede Kooperation – vom Börsengang über Audits bis hin zu rechtlichen Vereinbarungen und Immobilienverträgen – kann von einem sicheren Raum zum Speichern und Austauschen von Informationen profitieren. Selbst wenn Sie gerade nicht an einem hochgradig sensiblen Projekt mit hohem Einsatz arbeiten, sind VDRs bei Ihrer alltäglichen Arbeit von Nutzen. Diese leicht skalierbaren, digitalen Safe-Räume schützen nicht nur vertrauliche Daten, sondern erleichtern auch die Zusammenarbeit mit Gastnutzern, die in anderen Lösungen vielleicht durch Firewalls oder IT-Einschränkungen behindert würden.
Schlussgedanken
Virtuelle Datenräume (VDR) schließen dank ihrer Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit, die andere Plattformen nicht bieten können, eine kritische Lücke bei den Kollaborationstools. Da heutzutage so viele Geschäfte digital abgeschlossen werden, gibt es keinen Grund, Ihre Informationen unnötigen Risiken auszusetzen.
VDRs werden physische Datenräume vielleicht nie ganz ersetzen, sich jedoch sicherlich etablieren. Dank der effizienteren Kommunikation, erweiterter Möglichkeiten und Zeiteinsparungen ist es kein Wunder, dass sich so viele Unternehmen bei ihren M&A-Transaktionen für einen VDR entscheiden.
Wenn Sie mehr über unsere Lösung Confide erfahren möchten, können Sie es hier kostenlos testen.
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