Microsoft Flow: Automatisierung von Workflows in Office 365
Sie möchten mehr Informationen zu Microsoft Flow? Lesen Sie auch “Eine kurze Anleitung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Microsoft Flow in SharePoint“.
Hinweis: Der folgende Artikel basiert auf einem Webinar, das Hunter Willis, Melissa Hubbard, und Jon Levesque kürzlich abgehalten haben. Die vollständige Diskussion können Sie hier verfolgen.
Sie möchten den Mitarbeitern in Ihrer Organisation die Möglichkeit geben, die digitalen Workflows der einzelnen Abteilungen zu automatisieren, damit diese effizienter arbeiten? Falls dem so ist, sollten Sie sich mit Microsoft Flow vertraut machen. Diese Anwendung in Office 365 befähigt Mitarbeiter, intelligenter zu arbeiten, indem sie die Prozesse rund um sämtliche Anwendungen und Daten automatisieren. Lesen Sie weiter und erfahren Sie drei praktische Tipps und Tricks, wie Ihre Organisation in die Automatisierung einsteigen kann.
1. So erstellen Sie automatisierte Flows
Bei der Erstellung von automatisierten Workflows wählen Sie zunächst ein Ereignis oder einen Auslöser, der den Workflow in Gang setzt. Einmal eingerichtet, signalisiert der Auslöser, dass die gewünschten Aufgaben im Flow ausgeführt werden sollen. Zudem können Sie bedingte Logik einsetzen und weitere Workflows in den Prozess integrieren.
Für Anwender mit wenig Erfahrung bietet die Verwendung einer Vorlage viele Vorteile. Die Erstellung von Workflows kann beim ersten Mal schwierig sein. Die von der Community erstellte Sammlung an Vorlagen ist daher eine fantastische Ressource. Mithilfe des benutzerfreundlichen Designers können Endbenutzer zudem leicht ihre eigenen Workflows erstellen oder eine der verfügbaren Vorlagen anpassen.
2. Unterschiedliche Arten von Flows für unterschiedliche Szenarien
Zunächst stehen vier unterschiedliche Arten von Flows zur Auswahl. Sie können geplante Flows, automatisierte Flows, Sofort-Flows oder Geschäftsprozessflows erstellen.
Geplante Flows liefern regelmäßig Statusberichte, die an die Mitarbeiter im Team gesendet werden und die Aktivitäten der vergangenen Woche zusammenfassen. Dies umfasst alles, von täglichen Aufgaben bis hin zu komplexeren Intervallen, wie „jeden 3. Montag“.
Automatisierte Flows werden durch ein Ereignis oder einen Auslöser in Gang gesetzt, beispielsweise durch den Empfang einer E-Mail. Sie unterstützen im Rahmen von über 200 Flow-Connectors zudem eine Fülle an Aufgaben.
Sofort-Flows sind eine weitere Möglichkeit, von den Vorteilen der Flow-Connectors zu profitieren. Diese Art von Flow wird durch Klicken bzw. Tippen auf eine Schaltfläche in der Mobile-App von Flow, SharePoint, Dynamics, PowerApps oder Excel ausgelöst, die dem Flow direkt Kontext liefern.
Schließlich gibt es noch die Geschäftsprozessflows. Damit lassen sich Phasen oder Ansichten erstellen, die Schritte in einer bestimmten Reihenfolge erzwingen. Dabei werden von den Nutzern für jeden Schritt der Phase Daten erhoben und die automatisierten Workflows ausgelöst.
3. Vorlagen für einzelne Abteilungen
Mit Microsoft Flow können Endbenutzer maßgeschneiderte Lösungen für ihr eigenes Unternehmen bzw. ihre Abteilung, funktionsspezifische Rollen oder sogar bestimmte Regionen erstellen. Empfohlene Vorlagensammlungen:
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Hunter Willis has been in web development, SEO and Social Media marketing for over a decade, and entered the SharePoint space in 2016. Throughout his career he has developed internal collaboration sites, provided technical and strategic advice, and managed solutions for small to large organizations. In addition, Hunter has served as a strategy consultant for many companies and non-profits in the Richmond area.
Melissa is an AvePoint blog contributor and currently serves as a Project Manager with Withum Digital.
