5 Methoden zur Maximierung Ihrer Investition in Microsoft Teams

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Besonders in Zeiten der Remote-Arbeit mit Nutzung von Microsoft Teams sollte man die Sicherheit der Unternehmensdaten stets genaustens prüfen und bewahren. Diese beiden Webinare enthalten hilfreiche Tipps, die zu einer sicheren Zusammenarbeit beitragen:


Mehr als 250 Millionen Menschen nutzen Microsoft Teams monatlich. Diese Zahl, die Ende Juli bekannt gegeben wurde, ist fast dreimal so hoch wie die Zahl, die im April 2020 veröffentlicht wurde, als Unternehmensleiter in den ersten Tagen der Pandemie verzweifelt versuchten, die Verbindung und das Engagement ihrer Mitarbeiter zu erhalten.

Wenn Sie dies lesen, gehören Sie vielleicht zu dieser Gruppe.

Nun stellen Sie sich die Frage: Haben Sie kürzlich erneut nach dem Rechten gesehen?

Teams ist ein Meilenstein in der Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, aber es ist keine einmalige Lösung. Manager und IT-Entscheidungsträger müssen über die anfängliche Einführung hinausblicken. Sie müssen verstehen, wie die Mitarbeiter Teams nutzen – und welche Hürden oder Gewohnheiten eine breitere Nutzung der zahlreichen Funktionen der Plattform verhindern könnten.

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Kürzlich habe ich aus dem Microsoft Teams Benchmarking Report 2021 großartige Erkenntnisse gewonnen. Der von SWOOP Analytics erstellte Bericht untersuchte über einen Zeitraum von drei Monaten fast 100.000 Teams in 33 Unternehmen, die Microsoft Teams nutzen.

Die Umfrage untersuchte alles von gemeinsamen Verhaltensweisen und Einstellungen bis hin zu gemeinsamen bewährten Verfahren. Obwohl sich dabei viele großartige Beispiele für gelebte Teamarbeit herauskristallisiert haben, werden viele Funktionen bei weitem nicht ausgeschöpft.

Eine Zahl stach dabei besonders hervor: 97 % der Unternehmen holen nicht das Beste aus Teams heraus.

Inspiriert durch den Bericht möchte ich einige wichtige Erkenntnisse aufgreifen und erläutern, warum diese Überlegungen für alle Unternehmen, die Teams nutzen, wichtig sind:

1. Verwenden Sie Microsoft Teams für mehr als nur Telefonie

Da viele von uns immer noch im Homeoffice arbeiten, ist es verständlich, dass ständige Audio- und Videoanrufe zum Alltag gehören. Diese Praxis spiegelt sich in der SWOOP-Studie wider, die ergab, dass die meisten befragten Teams nur für die Telefonie (Chat, Anrufe und Meetings) nutzen.

Doch wie die Autoren anmerken, stellt dies nur einen winzigen Ausschnitt des Möglichkeitenspektrums dar.

Es gibt unzählige Möglichkeiten, in Teams zusammenzuarbeiten. Hier nur ein paar weitere Beispiele: Datenfreigabe, Kanäle (spezielle Bereiche zur Organisation von Gesprächen nach Themen, Projekten oder Fachgebieten), Apps von Erst- und DrittanbieternWebinare und Notizen. Durch diese Maßnahmen können Meetings verkürzt oder verbessert und wichtige Informationen effizient übermittelt werden.

Dennoch hat dieser kulturelle Wandel für die meisten Organisationen, die neu in Teams einsteigen, keine Priorität. Dem Bericht zufolge sind nur 30 % der befragten Mitarbeitenden in Teams-Kanälen aktiv; diese Zahl sinkt auf etwa 11 %, wenn Beratungsunternehmen nicht berücksichtigt werden.

Deshalb empfehle ich neben anderen Strategien zur Förderung der Akzeptanz von Teams, interne „Superuser“ zu benennen sowie die Zustimmung der Geschäftsleitung zu gewinnen. Sie können den Prozess auch beschleunigen, indem Sie Ihre anderen SaaS-Tools (wie Box und Slack) zu Microsoft 365 migrieren. Die Beibehaltung dieser anderen Dienste führt zu Unklarheiten und erschwert die Nutzung von Teams.

Die Einführung einer Teams-Governance-Richtlinie macht die Nutzung für alle Beteiligten einfacher und sicherer – dazu gleich mehr.

2. Lassen Sie Konversation und Meetings in Teams-Kanälen stattfinden

Dem SWOOP-Bericht zufolge findet die meiste Kommunikation in Teams (ganze 98 %) über Chats und Anrufe zwischen nur zwei Personen statt. Und im Durchschnitt werden 28 Mal so viele Chat-Nachrichten wie Kanal-Nachrichten gesendet.

Der Chat ist schnell und bequem, aber er sorgt dafür, dass Wissen isoliert bleibt. Er kann auch zu mehr Arbeit führen (z. B. wenn mehrere Personen für eine gemeinsame Aufgabe separat Nachrichten verschicken) oder dazu, dass wichtige Akteure nicht informiert werden.

ERFAHREN SIE MEHR: Microsoft Teams: Wann ein Team oder Kanal erstellen?

Die SWOOP-Autoren empfehlen, die Chat-Funktion von Teams nur für persönliche Zwecke zu nutzen und arbeitsbezogene Diskussionen innerhalb der Kanäle zu führen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass relevante Beteiligte und wichtige Gespräche sowie Dateien miteinander verbunden sind. (Teams bietet öffentliche und private Kanäle, sodass vertrauliche Inhalte eingeschränkt werden können).

Es überrascht nicht, dass SWOOP auch dazu rät, Meetings (wenn dies angebracht ist) in Kanälen abzuhalten, um Kontext, Kontinuität und gemeinsames Handeln zu gewährleisten. Ein zuverlässiger Echtzeit-Dialog innerhalb der Kanäle stellt sicher, dass alle Beteiligten stets motiviert und vorbereitet sind, was von entscheidender Bedeutung ist, da hybride Büroformen auf Dauer Bestand haben werden.

3. Behalten Sie inaktive Teams im Auge (und lösen Sie diese bei Bedarf auf)

Das Erstellen eines Teams ist einfach, um eine Diskussion in Gang zu bringen. Diese Einfachheit kann jedoch zu einem Übermaß an ungenutzten oder inaktiven Teams führen, insbesondere nach Abschluss eines Projekts. Das Ergebnis: unübersichtliche, möglicherweise doppelte Inhalte – oder das Gefühl, dass blankes Chaos auf Ihrem Bildschirm herrscht.

Laut der SWOOP-Studie ist in nur einem von vier Teams überhaupt Aktivität zu beobachten, und weniger als 3 % weisen ein sinnvolles Maß an Interaktionen auf.

Inaktive oder überflüssige Teams sind nicht nur lästig, sie bergen auch Sicherheitsrisiken. Externe Gäste könnten beispielsweise immer noch auf Unternehmensressourcen zugreifen oder versehentlich vertrauliche Inhalte löschen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, „Leitplanken“ für die Governance bei Teams einzurichten, die eine optimale Nutzung innerhalb Ihres Ökosystems fördern. Wer kann ein Team erstellen, und zu welchem Zweck? Welche Anwendungen und Dienste können Nutzer hinzufügen? Gibt es einen Plan für das Lifecycle-Management von Inhalten und Arbeitsbereichen, nachdem ein Projekt abgeschlossen ist (oder ein Mitarbeiter ausscheidet)?

Drittanbieterlösungen wie AvePoint Cloud Governance können diese und andere Bedenken ausräumen und ein sicheres, optimiertes Teams-Erlebnis für alle Nutzer gewährleisten.

4. Halten Sie die Teams klein und an Aufgaben gebunden

Stellen Sie sich vor, Sie sind auf einer großen Cocktailparty oder einem Networking-Event. Sie würden sich doch auch nicht mit dem ganzen Raum unterhalten, oder? Das Gleiche gilt für die Zusammenstellung eines Teams. Der SWOOP-Bericht ergab, dass die ideale Teamgröße bei 10 Personen liegt.

Der Grund dafür? Größere Gruppen sind schwieriger zu verwalten, wenn es darum geht, ein Projekt zu delegieren oder einen Ausschuss zu leiten, was zu Kommunikationsproblemen und Passivität führt. Wenn sich die meisten Mitglieder eines Kanals nicht beteiligen, wird auch die Bewältigung selbst kleiner Aufgaben immer schwieriger: Eine Person könnte mit überflüssigen Nachrichten bombardiert werden oder, wenn sie unkonzentriert ist, einen Handlungspunkt vernachlässigen.

Bei den 100.000 von SWOOP analysierten Teams lag die durchschnittliche Teamgröße jedoch bei 49,07 Personen (wenn man die „aktiven“ Teams mit einbezieht, sind es nur 24,73 Personen).

Oft sind Diskussionen in großen Gruppen besser für Yammer geeignet, ein soziales Netzwerk, das in die Unternehmensversionen von Microsoft 365 integriert ist. Yammer wurde entwickelt, um Fragen zu stellen und Antworten zu finden oder um auf das Wissen der gesamten Organisation zuzugreifen.

Ein Unternehmen, das in der SWOOP-Studie zitiert wird, trifft diese Entscheidung folgendermaßen: Wenn eine Gruppe mehr als zwei große Pizzen benötigt, um satt zu werden, werden die Diskussionen von Teams nach Yammer verlegt.

5. Machen Sie Sicherheit und Backup von Microsoft Teams zu einer Top-Priorität

Trotz der uneinheitlichen Nutzung von Teams unter den Teilnehmern der SWOOP-Umfrage nimmt die Akzeptanz insgesamt zu. Das gilt auch für die Begeisterung: Die Studie ergab, dass viele der Befragten nun ernsthaft Teams-Kanäle und digitales Teaming in Betracht ziehen, um die über die Basistelefonie hinausgehenden Möglichkeiten weiterzunutzen.

Da immer mehr unternehmenskritische Daten in Teams erstellt werden, ist es wichtig, dass sich alle Mitarbeiter über die hohen Kosten eines Datenverlusts im Klaren sind.

Eine sichere Zusammenarbeit ist unerlässlich. Governance ist ein Teil der Formel, aber auch Backup- und Wiederherstellungsfunktionen sind wichtig. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Teams- und Microsoft 365-Daten verloren gehen können, darunter Nutzer- oder Admin-Fehler und eine zunehmende Flut von Ransomware-Angriffen.

Ein Team kann innerhalb von 30 Tagen von einem Administrator wiederhergestellt werden, danach ist der Inhalt jedoch dauerhaft verloren. Es gibt zwar die Möglichkeit, Teams zu archivieren und Aufbewahrungsrichtlinien festzulegen, die dazu beitragen können, die Dauer eines Teams aufrechtzuerhalten, aber dies sind keine wirklichen „Backup“-Optionen.

Können Sie sich den finanziellen, betrieblichen und Reptuationsschaden leisten?

Ziehen Sie eine Lösung wie AvePoint Cloud Backup in Betracht, mit der Sie viermal täglich Backups erstellen, Dateien detailliert wiederherstellen und erweiterte Workloads, einschließlich Teams-Chats, sichern und zurückbringen können! Mit dem bewährten Schutz gegen das Undenkbare hat Ihre Zusammenarbeit über Teams grenzenloses Potenzial.


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