3 Tipps für eine erfolgreiche Einführung von Microsoft 365

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Die Entscheidung, auf eine konsolidierte Kollaborations-Lösung umzusteigen, ist eine klare Sache, aber Unternehmen scheitern oft am menschlichen Element der Umstellung. Es gibt zwar unzählige Anleitungen, die sich mit der Nutzung bestimmter Funktionen von Microsoft 365 befassen, aber in diesem Blogbeitrag möchte ich mich auf drei Punkte konzentrieren, die Ihnen den Übergang so einfach wie möglich machen.

1. Bewerten Sie Ihre Umgebung

Unabhängig davon, ob Sie die Führungskraft sind, die die Entscheidung getroffen hat, ein Manager auf mittlerer Ebene oder ein Mitarbeiter in der Produktion – jeder ist dafür verantwortlich, die Geschäftsprozesse zu verstehen, die Sie durchlaufen, wo sich die Informationen befinden und wie diese Informationen übertragen werden.

Wenn Sie als Unternehmen diese Gespräche führen, stellen Sie sicher, dass sie in einem sicheren Raum stattfinden, in dem jeder seine Meinung äußern kann. Wenn jemand erwähnt, dass er für bestimmte Szenarien einen „nicht genehmigten Ort“ verwendet, sollten Sie ihn dafür nicht beschämen oder bestrafen; Sie möchten eine echte Konversation darüber anregen, wie Informationen in Ihrer Organisation bewegt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie eine detaillierte Zusammenfassung von allem an einem zentralen Ort aufbewahren, damit jeder sie im Laufe der Zeit überprüfen kann.

2. Bauen Sie Beziehungen zu Kollegen aus Ihrer Branche auf

Wenn Sie zum ersten Mal auf Microsoft 365 umsteigen, sollten Sie wirklich das Beste herausholen. Das geht am einfachsten, indem Sie mit Leuten aus der gleichen Branche sprechen und sehen, welche Erkenntnisse und Tipps sie zu bieten haben. Wenden Sie sich an Kontakte, die Sie im Laufe der Jahre geknüpft haben, und fragen Sie sie, wie ihre Erfahrungen beim Umstieg auf die Plattform waren. Überlegen Sie sich Fragen wie:

  • Auf welche Probleme sind sie gestoßen?
  • Was hat den Erfolg einfach oder schwierig gemacht?
  • Wo stehen sie heute mit der Umstellung?
  • Gibt es beständige Probleme, auf die sie gestoßen sind?

3. Erwägen Sie, einen Berater zu engagieren

Auch wenn Sie ein großes Netzwerk von Branchenkollegen haben, auf das Sie sich verlassen können, kann es sich lohnen, einen Berater zu engagieren. Auch wenn dies nach einem „einfachen Weg“ klingt, kann es für die IT-Abteilung eine große Erleichterung sein, jemanden außerhalb des Unternehmens zu beauftragen, der 1) bereits eine Microsoft 365-Migration durchgeführt hat und 2) über Fachwissen in Ihrer Branche verfügt. Außerdem können Sie, wenn Sie den ersten Ratschlag befolgen, den Prozess beschleunigen, indem Sie einige Ihrer eigenen Erkenntnisse teilen.

Die bereits erwähnten Branchenbeziehungen kommen hier ebenfalls ins Spiel. Sie können den Berater auf bekannte Probleme hinweisen, mit denen sich Kollegen befassen mussten, oder umgekehrt diese Probleme mit den Vorschlägen des Beraters vergleichen. Abhängig von Ihren Anforderungen wird dieser Berater zusätzliche Lösungen identifizieren, um all Ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Wenn Sie Migrations-, Backup- und bestimmte Compliance-Anforderungen haben, sollten Sie versuchen, einen Anbieter zu finden, der all diese Bereiche abdeckt. Auf diese Weise können Sie die Anzahl der externen Unternehmen, mit denen Sie arbeiten, reduzieren.

Abschließende Überlegungen

Wenn Sie einige Vorarbeiten leisten, um Ihre Umgebung selbst zu verstehen, sich mit Branchenkollegen beraten und einen sachkundigen Berater hinzuziehen, der Sie bei der Umstellung auf Microsoft 365 unterstützt, können Sie den Onboarding-Prozess für die Plattform erheblich beschleunigen. Besser noch, diese Vorbereitung sollte die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Einführung deutlich erhöhen und das Risiko von Schatten-IT und Mitarbeitern, die sich von Ihrer Plattform abwenden, reduzieren.


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