Freitag, Mai 24, 2024
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Meistern Sie Office 365-Gruppen in 6 Schritten – Q & A

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Eine Weiterführung des Artikels ist in Kürze verfügbar!

Wir haben im Webinar „Meistern Sie Office 365-Gruppen in 6 Schritten” gemeinsam 6 gute Tipps besprochen. Hierzu habe ich im Webinar schon Fragen beantwortet und wie versporchen, gibt es hier die Antworten auf die Fragen, die noch offen sind:

Können bereits vorhandene Distribution-Lists erhalten bleiben?

Klar, erstellen Sie dafür einfach in Outlook eine Gruppe und Office 365 erstellt im Hintergrund eine Verteilerliste. Zusätzlich erhalten Sie eine SharePoint Site Collection sowie ein OneNote dazu.

Wenn man eine Group in Teams erstellt, sieht man diese nicht in Outlook.

Das stimmt. Je nachdem aus welcher App die Group erstellt worden ist, ist das Verhalten etwas anders. Wenn Sie beispielsweise die Office 365-Gruppe in Teams erstellen, erstellt Office 365 eine SharePoint Site Collection, einen Planner, einen geteilten Kalender und ein OneNote. Die Verteilerliste in Outlook wird aber in diesem Fall nicht erstellt.

Im Nachhinein können Sie mit PowerShell eine Verteilerliste in Outlook erstellen. Einfach mit der Exchange Online PowerShell verbinden und den folgenden PowerShell Befehl ausführen:

Set-UnifiedGroup -Identity “<Group Name>” -HiddenFromExchangeClientsEnabled:$false

Gleiches gilt auch anders herum: Wenn Sie die Group in Outlook erstellen, wird kein Team erstellt. Indem Sie aber die Group in Teams als Vorlage bei der Neuanlage nutzen, können Sie das Ganze „Teamifien”, sodass Sie auch die Teams-Features erhalten. In unserem E-Book finden Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie in den verschiedenen Office 365-Anwendungen Gruppen erstellen können.

Brauchen wir den gleichen Namen für die Verteilerliste und die Office 365-Gruppe?

Ja, der Name der Verteilerliste ist auch der Name der Group.

office 365 groups questinos

Können wir mehrere SharePoint Seiten mit verschiedenen Kontakten in einer Group verbinden?

Nein, das ist nicht möglich. Jede Office 365-Gruppe ist mit einer SharePoint Site Collection verbunden. Zwar ist es möglich im Hintergrund mehrere SharePoint Site Collections zu erstellen und diese Gruppe darauf zu berechtigen, aber der Standard ist: Eine Site Collection, ein Kalender und ein Teams.

Kann ich mehrere Teams in einer Office 365-Gruppe haben?

Auch hier: Nein, das ist nicht möglich. Hier besteht eine 1-zu-1-Beziehung, sprich für ein Team gibt es eine Office 365-Gruppe. Sie können verschiedene Channels in einem Team haben, wobei jeder Channel einen eigenen Ordner in einer SharePoint Site Collection hat. So können Sie einfach Daten austauschen.

Ist der Self-Service auch für F1 User vorhanden?

Ja, prinzipiell gibt es verschiedene Szenarien, bei denen auch F1 User mitarbeiten und Inhalte generiern können. In Teams gibt es interessante Ansätze, jedoch bekommen die Benutzer nicht mit, dass sie im Hintergrund mit Groups arbeiten.

Gibt es ein Script, was genau diese Features alle auf einmal aktiviert und ausrollt?

Das ist schwierig, denn jedes Unternehmen rollt die Governance individuell aus und setzt diese auch individuell ein. Daher ist es nahezu unmöglich jeden Usecase mit einem One-Site-Fits-All-Script zu erstellen. Beispielsweise nutzt ein Unternehmen die Namenskonvention, andere Unternehmen aber nicht. Der granulare Aufbau von Office 365 ermöglicht es Ihnen die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu definieren.

microsoft teams vs office 365 groups

Was ist der Unterschied zwischen Teams und Office 365-Gruppen?

Groups ist ein Membership-Service vergleichbar mit einem Schlüsselbund. Groups ist im Gegensatz zu Teams keine App, sondern die Technologie im Hintergrund. Es ist der Berechtigungs-Service, der die einzelnen Berechtigungen in den Apps zusammenfasst. Teams dagegen ist eine Anwendung, die als Arbeitsplatz dient, die aber auf der Gruppen-Technologie basiert. In Teams werden Dokumente, Termine, Meetings, Aufgaben usw. zusammengefasst, d. h. Teams ist eine Anwendung in der Sie aktiv Ihre Arbeit erledigen können.

Wie kommt man auf den Entscheidungsbaum?

Die Entscheidungsbäume oder auch Questionaires sind ein Teil unserer AvePoint Cloud Governance-Lösung. Diese können Sie als einen Service anlegen und darüber dann die User zu den passenden Anfragen leiten. 

Ist es für Mitglieder einer Group, in der alle Mitglieder Zugang zu allen von Mitgliedern erstellten Dokumente haben, möglich, Dateien zu erstellen, die nicht von anderen Mitgliedern der Group eingesehen werden können?

Nein. Die Berechtigung auf der SharePoint Site Collection wird durch die jeweilige Group definiert. Sie können diese Vererbung der Berechtigung in der jeweiligen Dokumentenbibliothek zwar unterbrechen, allerdings (z.B. im Bereich der Private Channels) wird diese dann automatisch durch Office 365 wieder zurückgesetzt. 

Eine Naming Policy kann nur für „Display Namen” verwendet werden – was ist möglich bei der Vergabe von E-Mail-Adressen bzw. bei mehreren Domänen? Wie kann vorgegeben werden, wer was anlegen kann? 

Mit den Office 365 Boardmitteln entspricht der angezeigte Name dem Namen der Group. Mit AvePoints Cloud Governance kann beides separat konstruiert und festgelegt werden. Die E-Mail-Adresse wird auch der Group-ID gleich vergeben.

Cloud Governance kann die Erstellung von Groups und Teams durch festgelegte oder auch dynamisch definierte Berechtigungsgruppen einschränken. Zusätzlich kann durch Approval-Prozesse die Anfrage nach einem neuen Arbeitsbereich noch einmal vor der Erstellung geprüft und freigegeben werden. Die Lösung ist Multi-Tenant fähig. 

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Wie sieht es lizenztechnisch aus, sofern der Externe kein O365 Nutzer ist?

Beim External Sharing gibt es von Microsoft ein Fair Use Right. Microsoft sieht bei B2B vor, dass der einladende Tenant im Verhältnis von 5:1 Userlizenzen bereitstellt. https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/b2b/licensing-guidance

Es werden Guest Objekte für Externe angelegt. Gibt’s da Konflikte mit GDRP?

Gute Frage – Generell ist es so, dass man gemäß Art. 6 DSGVO personenbezogene Daten nur verarbeiten darf, wenn dies im konkreten Fall rechtmäßig ist, z. B. weil die betroffene Person ihre Einwilligung gegeben hat oder weil die Verarbeitung für die Erfüllung eines Vertrags mit dieser Person oder einer rechtlichen Verpflichtung erfolgt.*

*Keine Rechtsberatung

Falls Sie weitere Fragen haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!


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