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Brauchen Sie ein Gmail-Backup? Kommt ganz darauf an!

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Alles Wichtige zum Cloud Backup für Google Workspace.


Als einer der wachsenden E-Mail-Dienste, der von Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Privatpersonen genutzt wird, ist es dringend erforderlich, dass ein Backup von Google Mail Teil Ihrer Datenschutzstrategie ist.

Google verfügt über hervorragende Server-Backups, die oft verhindern, dass Phishing, Malware und Spam in Ihr Postfach gelangen und Sie Risiken aussetzen. Geht es allerdings um Backup-Unterstützung auf Kontoebene, müssen Sie sich schon etwas genauer mit Ihrer Backup- und Wiederherstellungsstrategie für Gmail befassen.

Googles Angebot für Gmail-Backup

Gmail ist ein E-Mail-Dienst, der im Rahmen einer umfassenden Business-Suite namens Google Workspace angeboten wird. Aufgrund seiner Verknüpfung mit den anderen Plattformen der Suite dürfen wir ihn nicht als einzelnes Tool mit eigenen Daten betrachten. Vielmehr handelt es sich um eine Plattform mit Inhalten, die mit verschiedenen anderen Apps verknüpft sind.

Als Teil seiner Speicherrichtlinie fügt Google dem gepoolten Google Workspace-Speicher einer Organisation 2 TB für jedes Nutzerkonto in Ihrer Domain hinzu. Dieser Speicher wird dann für alle Daten in allen Anwendungen der Google Workspace-Suite verwendet.

Während dies bisher hauptsächlich für Gmail-Daten und Google Drive-Inhalte galt, hat Google vor kurzem angekündigt, dass nun auch hochauflösende Fotos und andere Google Photos-Inhalte, Docs, Sheets, Slides, Drawings, Forms und Jamboard zu den Speicherdaten zählen.

Google Jamboard

Damit stellt sich die Frage, wie Sie mit über den verfügbaren Platz Ihres Google-Speichers hinausgehenden Daten verfahren sollten. Es wirkt sich nicht nur auf die E-Mails aus, die Sie senden und empfangen, sondern birgt auch ein hohes Risiko, dass Ihre Gmail-Daten gelöscht werden, wenn Sie Ihren Speicher nicht innerhalb von zwei Jahren aufräumen oder erweitern.

Diese Einschränkungen sind einer der Gründe, warum Google die Nutzung von Gmail-Sicherungs- und Wiederherstellungstools wie Cloud Backup für Google Workspace empfiehlt, um die Datensicherheit der Nutzer zu unterstützen.

Klartext: Brauchen Sie ein Gmail-Backup?

Um die Risiken und Komplikationen eines Datenverlusts zu vermeiden, sollten Sie folgende drei wichtige Überlegungen anstellen, wenn Sie entscheiden, ob Sie Ihre Google Mail-Daten sichern sollten, und wenn ja, wie Sie dabei vorgehen sollten:

1. Regelmäßige Backups

Datenverluste können viele Formen annehmen: versehentliches oder absichtliches Löschen durch Nutzer, Dienstausfälle, Malware-Angriffe usw. Von jeder E-Mail in Google Mail gibt es nur eine Kopie, und sobald eine Kopie an einem Ort gelöscht wurde, wird sie vollständig aus Google Mail gelöscht, einschließlich aller Unterhaltungen, Antworten und Anhänge, die mit ihr verknüpft sind.

Wenn Sie regelmäßig Ihre Gmail-Inhalte und -Daten (E-Mails, Anhänge oder Kontakte) wiederherstellen müssen, helfen regelmäßige Backups Ihnen für Ordnung zu sorgen.

Google bietet native Funktionen, mit denen Sie Ihre Daten manuell sichern können. Während einzelne Google Mail-Nutzer ihre Inhalte in ein anderes Google Mail-Konto kopieren können, können Google Workspace-Administratoren die E-Mail-Daten aller Nutzer mit dem Datenexport-Tool von Google über die Google Admin-Konsole exportieren.

Darüber hinaus können Sie auf einige primäre Sicherheitsvorkehrungen zurückgreifen:

  • Papierkorb:Wenn E-Mails aus Ihrem Postfach gelöscht werden, werden sie in den Papierkorb-Ordner verschoben. Innerhalb eines Zeitraums von 30 Tagen können Sie diese E-Mails wiederherstellen. Nach Ablauf dieses Zeitraums haben Admins weitere 25 Tage lang die Möglichkeit, gelöschte E-Mails über die Admin-Konsole wiederherzustellen. Nach Ablauf der 25 Tage werden die Mails endgültig gelöscht.
  • Spam-Ordner:Wenn eine E-Mail als Spam gekennzeichnet wird, verbleibt sie 30 Tage lang im Spam-Ordner. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden sie unwiederbringlich gelöscht.

Wenn Sie alle Ihre Google Mail-E-Mails und andere Inhalte automatisch sichern möchten, ist der Einsatz von Backup-Tools von Drittanbietern wie Cloud Backup für Google Workspace die beste Lösung. Mit Cloud Backup können Sie regelmäßige Backups bis zu 4x am Tag planen und sicherstellen, dass die Backups überwacht werden, was zu weniger Backup-Fehlern führt und dazu beiträgt, dass Sie Ihre Daten nicht mehr regelmäßig manuell exportieren müssen. Sie können auch über die 30 Tage hinaus wiederherstellen und die Daten so lange aufbewahren, wie Sie sie benötigen.

2. Ransomware-Angriffe und Service-Ausfallzeiten

Wir haben bereits erwähnt, dass Google bei der Sicherung seiner Server exzellente Arbeit leistet. Jedoch gibt es keine perfekte Sicherheit. Bei einem Unternehmen von der Größe Googles stellen Hackerangriffe immer eine Bedrohung dar, ebenso wie Service-Ausfallzeiten. Von den Fehlern der Nutzer ganz zu schweigen! Wenn etwas passiert, sind Sie dann in der Lage, wichtige Daten wiederherzustellen?

In diesem Fall sind Ihre Backups von entscheidender Bedeutung. Sie können auf Ihre exportierten Daten über das Google-Tool für den Datenexport zugreifen, entweder über die Bestätigungs-E-Mail oder über das Zugriffsarchiv im Tool selbst. Jeder Nutzer hat einen Ordner und einen Unterordner für jedes Produkt, für das er eine Lizenz besitzt. Diese sind 30 Tage lang verfügbar, bevor sie endgültig gelöscht werden.

Doch genau wie das Google-Tool für den Datenexport keinen Export spezifischer Inhalte ermöglicht (zum Beispiel den Export der Daten eines einzelnen Nutzers oder den ausschließlichen Export von E-Mails), kann die gezielte Wiederherstellung von Daten wie Dateiversionen, E-Mail-Antworten und Anhängen eine Herausforderung darstellen. Je nach Umfang der wiederherzustellenden Daten würde die Wiederherstellung auch mehrere Tage dauern.

Wenn granulare Wiederherstellungen für Sie wichtig sind, kann Cloud Backup für Google Workspace Ihnen helfen. Es verfügt nicht nur über granulare Wiederherstellungsfunktionen, mit denen nur eine E-Mail oder ein Anhang wiederhergestellt werden kann, sondern auch über eine Point-in-Time-Wiederherstellungsfunktion, bei der Sie angeben können, ab welchem Sicherungspunkt Sie Ihre Daten wiederherstellen möchten, um sicherzustellen, dass keine Daten ungeschützt bleiben.

AvePoint bietet auch die Möglichkeit, den Speicherort Ihrer Daten zu wählen. Ob auf dem Azure-Speicher von AvePoint oder auf Ihrem eigenen Speicher, Sie haben immer die volle Kontrolle über Ihre Daten und den Zugriff darauf.

3. Compliance-Vorschriften

Es gibt eine Reihe von Datenvorschriften und Compliance-Anforderungen, die verschiedene Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen erfüllen müssen. Eine ordnungsgemäße Handhabung und Aufbewahrung von Daten ist ein Muss.

Da Google Mail geschäftskritische Daten und sensible Anhänge enthält, ist es von entscheidender Bedeutung zu wissen, wie die Daten für den erforderlichen Zeitraum aufbewahrt werden müssen.

Google Vault, das Datenaufbewahrungs- und eDiscovery-Tool von Google für Google Workspace, kann Ihnen dabei helfen, dies zu erreichen. Es kann Ihre Google Workspace-Daten speichern, aufbewahren und durchsuchen, wann und wie Sie es benötigen, um die für Ihr Unternehmen spezifischen Richtlinien und Vorschriften einzuhalten.

Wenn Sie eine Backup-Lösung benötigen, mit der Sie auf einen Streich Ihre Daten automatisch sichern, umfassend und granular wiederherstellen können und Unterstützung bei der Einhaltung Ihrer regulatorischen Verpflichtungen erhalten, ist Cloud Backup die beste Lösung zur Sicherung Ihrer Gmail-Konten.

Schlussgedanken

Investitionen in die Datensicherung sind genauso wichtig wie Ihre Investitionen in die Cloud-Infrastruktur. Die Zeit, der Aufwand und die Kosten für den Verlust und die Wiederherstellung Ihrer Daten wirken sich auf Ihre Geschäftsprozesse aus.

Bei der Entscheidung, ob Sie Backups benötigen (und ob Sie ein umfassenderes Angebot als die nativen Funktionen von Google benötigen), sollten Sie sich diese Fragen stellen und beantworten:

  1. Wie viele Daten verlieren Sie und wie viele müssen Sie regelmäßig wiederherstellen?
  2. Wie schnell können Sie Ihre Daten wiederherstellen?
  3. Wie viel Kontrolle haben Sie über den Wiederherstellungsvorgang?
  4. Welche Richtlinien und Vorschriften muss Ihre Organisation befolgen?

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